בהמשך למדיניות "ללא עובדים" שיש לנו בחברת BottleKeeper, העוזר הוירטואלי שלנו הפך לחלק בלתי נפרד מהקבוצה. האמת היא שזה די מדהים: אתה יכול לשכור עובד מחברה אחרת, שיהיה ממש כמו עובד שלך, אבל לחלוטין ללא יחסי עובד מעביד, רגולציות ומיסוי – ושניכם יכולים לעבוד ולתקשר באופן יעיל מכל מקום בעולם.

זה לא אומר שתקשורת אלקטרונית יעילה רק במקרים שבהם מעורבת עזרה וירטואלית. אבל כשאתה מחייב שימוש בפרוטוקול תקשורת אלקטרוני, ומתווה דרך מסוימת כבר מההתחלה, בגלל ששני אנשים חיים באזורים אחרים של אותה מדינה ואפילו מדינות שונות, ניתן ליצור הזדמנויות להרחיב את סביבת העבודה, וזה נותן לך את האפשרות לטייל בעולם, לעבוד מהשולחן במטבח, באמבטיה או בכל מקום אחר שתרצה.

לעומת זאת, ישנם כמה דברים חשובים שכדאי לשים אליהם לב כאשר רוצים לשכור שירותי עזרה וירטואליים. אחרי הכל, ישנו סיכוי קטן מאוד שתשב מולו או מולה בשולחן ותשתו קפה, מה שבכל סיטואציה אחרת היה מוסיף היבט אישי על האישיות שלו או שלה, והיה משפיע על הקבלה לחברה שלך.

1. שאל שאלות מסובכות, בעל פה ובכתב

זה לא הולך להיות מאמר על ראיונות, שזהו נושא אחר לגמרי, אבל בכל זאת חשוב לשים לב ולחפור עמוק עם שאלות מסובכות בעלות מלל מורכב – לא בגלל שאתה רוצה להשוויץ באוצר המילים המדהים שלך, אלא בגלל שאתה צריך להבין מה רמת האנגלית של העזרה הוירטואלית הפוטנציאלית. כמובן שזוהי בעיה רק אם אתה מחפש להעסיק מישהו ששפת האם שלו איננה אנגלית.

ברגע שקיימת שיחת טלפון או ראיון בוידאו ואתה מחפש להתקדם הלאה, שלח למועמד 10 שאלות שהוא או היא עלולים להתמודד איתן על בסיס יומיומי, ובדוק את התגובות. זה לא משנה אם הוא או היא לא ידעו את התשובה בדיוק, מה שחשוב הוא מיומנויות האנגלית שלהם.

אם אתה משתמש בשירותי תמיכה מקוונים על מנת לתקשר עם הלקוחות שלך, זה יעזור לך מאוד להעריך כמה מהתגובות שיוחזרו ללקוחות שלך צריכות להיות מוכנות מראש – מה שאומר, שנכתבו על ידך בשביל למנוע טעויות.

2. צור חוברת הדרכה

אם אתה בשלב התחלתי בסטארטאפ, כנראה שלא כתבת חוברת הדרכה לתפקיד שאתה מנסה לאייש. אתה מבצע את כל המשימות והתפקידים ופשוט אין לך זמן להכין חוברת הדרכה תוך כדי עבודה, ולכן כנראה שתצטרך להדריך את העוזר הוירטואלי תוך כדי, צעד אחר צעד.

מה שאתה כן יכול לעשות זה לנצל את העובדה שיש לך מישהו שמוסמך מספיק, על מנת ליצור את הבסיס לחוברת הדרכה כזו תוך כדי למידה. על מנת להשיג זאת, דאג שהעוזר הוירטואלי יתעד כל מה שהיא או הוא לומדים בפורמט משותף, לדוגמא גוגל דוקס. אמנם ככל הנראה המסמך יצטרך עוד טיפה עבודה ונקיון, אך זה עדיין יחסוך לך זמן רב של כתיבת הוראות למשרה. ככל שתשתמש יותר בעוזר הוירטואלי, וודא שהוא או היא מתעדים כל מה שהם לומדים.

3. האצל סמכויות מהר יותר ממה שחשבת

אהיה הראשון להודות: יש הרבה מה לומר על לשבת במשרד עם עוד מישהו כל היום, לפחות בהקשר של בניית מערכת יחסים וטיפוח יחסי אמון. עם עוזר וירטואלי, לא יהיו לך מותרות שכאלה. כתוצאה מהמרחק והעדר ניהול ישיר, כנראה שאתה תהיה הרבה יותר בשליטה כשזה נוגע לטיפול בנושאים חשובים וחשובים פחות, במשימות שאתה מעביר לעוזר הוירטואלי.

זה נראה מאוד הגיוני בהתחלה, אבל אחרי שתעבדו ביחד במשך חודש, פחות או יותר, ונראה שהכל עובד טוב, אתה חייב להמשיך להאציל משימות – כך שהזמן היקר שלך ינותב לדברים חשובים יותר. פקח עין, וודא שהעבודה נעשית לשביעות רצונך כמו שהיית עושה עם כל קבלן או עובד אחר, אבל כנראה שתהיה מופתע עד כמה היא או הוא מסוגלים לבצע בעזרת כמה דקות של הוראות.