האם אתם מכירים מישהו שמצליח ללהטט בין מיליון פרויקטים שונים, ועם זאת מצליח להיראות בריא, בכושר, שמח ומצליח גם להשכיב את ילדיו לישון? יש להם משרות יום, אך הם תמיד מחפשים את הדבר הבא. הם יוצאים לחופשות, או מנהלים עסקים מצליחים במקביל, או יש להם עבודה עם מחויבות גבוהה שהם מאוד אוהבים.

אני רוצה להיות כמו אחד האנשים האלה.

אבל איך הם עושים זאת? כמובן, המפתח לכך הוא לא סוד מאוד גדול, הם הרי עדיין חיים על פי אותו שעון כמוני וכמוכם. לכולנו יש אותה כמות של שעות ודקות ביום. לאנשים אלה יש כישורי ניהול זמן מדהימים והם ממוקדים בדברים שהם רוצים להשיג. תוך כדי מחקר על 1000 יזמים מצליחים ביותר, אני למדתי שמרבית מההצלחה הזו מגיעה מכך שעובדים בצורה מאורגנת.

הנה כמה דברים שאני עובד עליהם בחיי כדי להגיע לחיים בריאים ומאורגנים יותר:

1. היו מאורגנים עם מטרה ריאלית מולכם

אנשים שמנסים לעשות שינוי משמעותי בחייהם ולמולם רק רעיון אבסטרקטי של המטרה שלהם ימצאו עצמם נופלים בחזרה למנהגים ישנים. יש אלפי סיבות מדוע אנשים רוצים לארגן, או לארגן מחדש את חייהם. ייתכן ואתם רוצים בוס טוב יותר, או פשוט יותר זמן בערב עם ילדיכם. לא משנה מהי המטרה שלכם, עליה להיות ויזואלית לחלוטין וברת השגה עם צעדים קטנים, יום יומיים.

2. מקדו מחדש את הלו"ז שלכם על העדיפויות היומיות החשובות ביותר

הלו"ז שלכם אמור לשקף את המטרות שלכם. כרגע, המטרה שלי היא להיות יותר בכושר. בכל יום אני מסמן את השעות 11:00-12:00 כדי ללכת לחדר הכושר. עלי לייעד זמן זה כדי שבאמת אלך. כנ"ל לגבי ארוחת ערב בבית או יציאה לדייט עם אשתי. אם אתם לא מציבים את המטרה שלכם בראש סדר העדיפויות, לרוב היא לא תצא לפועל. 

קאל ניופורט (Cal Newport), שמנהל את Study Hacks Blog, ממליץ להכניס ללו"ז כל דקה של היום ערב קודם לכן (הוא קורא לכך Time Blocking), על מנת למקסם את הפרודוקטיביות שלכם וכך למנוע בזבוז זמן בין מטלות. אם תעשו זאת תוכלו לשלוט בזמן שאתם מקדישים לפעילויות יצירתיות.

3. הפכו כל דבר אפשרי לאוטומטי

חלק מהדברים שאנו עושים על בסיס יומי או שבועי לא שווים את הזמן שלנו. עדכון המחשב, תכנון ארוחות או אפילו קניות לבית - כולם יכולים להפוך להיות אוטומטיים, תלוי כמה אתם יכולים ומוכנים לשלם עבור נוחות זו. קל ביותר להפוך את תשלום החשבונות לאוטומטי ואתם אפילו תחסכו כסף מכך שלעולם לא תאחרו את מועד התשלום!

4.שיטת הKonMari היא שיפוץ עצום ומסגרת תודעתית חדשה

לא ניתן למצוא מדריך טוב יותר עבור שיפוץ ארגוני מאשר -The Life-Changing Magic of Tidying Up, של Marie Kondo "היועצת הארגונית" היפנית. מדריך זה סחף את העולם עם רעיונות ארגוניים מחוללי שמחה (joy sparking).

השיטה היא אלגנטית ופשוטה: היפטרו מכל דבר שיש לכם שלא מעורר שמחה בחייכם, החל מפריטים בארון הבגדים ועד לגאדג'טים במטבח. ברגע שנפטרתם מדברים אלה, ארגנו מחדש את הפריטים כך שיתאימו לחייכם באופן הפרקטי ביותר. שיטת הKonMari כוללת גם מתן כבוד לחפציכם, על ידי כך שאתם מודים לאותם הפריטים שהחלטתם להיפטר מהם ולתת יחס מכבד יותר לאותם הפריטים שהחלטתם לשמור ("לעולם אל תגלגלו את הגרביים שלכם... הם חווים הכאה קשה עבור עבודתם היומיומית").

אולי זה נשמע קצת מוזר, אך אלו שהתחייבו לטיפול הKonMari, תומכים בצורה יוצאת דופן בתוצאות השיטה.

5. התמקדו במטרה ארגונית שאפתנית אחת בכל פעם

לאחר שתפעלו על פי השיטה הנ"ל, תנו לעצמכם אתנחתא קלה. אני ממליץ על יום אחד. זה מאפשר לכם להשתקע בסביבתכם המאורגנת החדשה, להכיר מקרוב את הפריטים המועצמים החדשים שלכם, וללמוד לחיות עם בית ומשרד נקיים יותר. לאחר מכן, נסו ליישם מטרות ארגוניות אחת בכל פעם.

לוקח לפחות 21 ימים ליצור מנהג חדש, בין אם מדובר במשהו קטן כמו לסדר את המיטה בבוקר ועד לאימוני כושר בכל יום, לכן עליכם לקחת את זה לאט ולא להכניס את עצמכם להלם.

6. אל תפריעו לעבודה חשובה בכך שאתם מסתכלים בטלפון החכם שלכם

כל אחד, אפילו המאורגנים ביותר והעובדים המפוקסים והממוקדים ביותר, נוטים להיות פגיעים בפני הFOMO או הפחד מפספוס (fear of missing out). והתוצאה היא התמכרות לאינטרנט, והיסחפות לתוך "מחילת הארנב" של הנייד. הטבע החתרני של הטלפונים החכמים, פוגע בכל מי שקד בפני המקדשים של אלוהי האנדראויד ואפל, ולכן הסוד לעבודה ממוקדת הוא חוק חזק ומהיר: שימו בצד את הנייד.

אל תסתכלו עליו אפילו. ניתן לבדוק מאוחר יותר כל דבר שעולה בעדכונים ובהתראות, ואתם לא יכולים לעמוד בפני סיכון של יציאה מהריכוז במשך 10 דקות, כאשר אתם בודקים את העדכונים, מקליקים על כותרת מעניינת, מגיבים עליה, ואז מחכים לתגובה. הישארו פעילים חברתית על ידי כך שתקדישו זמן בלו"ז לבדוק את פייסבוק, טוויטר, Tumblr, ואינסטגרם. השאירו טיימר פועל- אפילו בחדר השני, אם אתם חייבים. 

7. תקשורת ישירה על ידי דיבור ממשיכה להיות הדרך היעילה ביותר לתקשר עם אחרים

ככל שתשלחו פחות מיילים, כך יהיה לכם פחות מיילים לבדוק! יעיל יותר להרים את הטלפון או ללכת במסדרון כדי לדבר עם הקליינטים והקולגות שלכם. ואם תצליחו לקבל את התשובה באותו הרגע, כך תבזבזו פחות זמן בלחכות לתגובה.