מדוע צריך כנסים? למה אי-אפשר לעשות נטוורקינג דרך הלינקדאין והפייסבוק? מדוע צריך להגיע פיזית לאולם ולשמוע את הדוברים ולא להיכנס לאתרים כמו TED ולהסתפק בזה?

לדעתי האישית, אחת הסיבות העיקריות לכך שאנשים מגיעים לכנסים היא – כיף. כיף לצאת מהמשרד, להכיר אנשים, לאכול ארוחה של בית מלון באמצע היום, לשמוע הרצאה טובה ב'לייב' ולהתנתק מהשגרה. מעבר לכך, אין תחליף לנטוורקינג פנים-מול-פנים.

מדי שבוע אני מקבל שיחת טלפון מבעל עסק שמתקשר לבקש הצעת מחיר לארגון כנס.

הדבר הראשון שאני בודק הוא אם הכנס הזה צריך להיות מוסד רווחי בטווח הקצר, כלומר האם המארגן מצפה להרוויח כסף מארגון הכנס עצמו. ברגע שהלקוח משיב בחיוב לכך, אני ניגש לבדוק איתו את הכדאיות העסקית של הכנס ובמקרים רבים מגיע עם הלקוח להבנה שהכנס לא כדאי כלכלית.

אם כן, כיצד בוחנים כדאיות כלכלית בארגון כנס?

ישנם ארבעה סעיפים שצריך לקחת בחשבון:

1.      גודל שוק ואופיו

2.      כנסים מתחרים

3.      המצב הפיננסי בשוק

4.      נותני חסות רלוונטיים

גודל שוק

מהו גודל השוק וכמה קהל רלוונטי לכנס? לדוגמא – בעולם המסעדנות יש אלפי מסעדנים. לכאורה נראה שכנס מסעדנות הוא רעיון מצוין. מה שלא לוקחים בחשבון זה את אופי הקהל. הקהל של עולם המסעדנות לא מחפש בנרות כנסים;חלק רב מהמסעדנים נמצא בתפעול היומיומי של העסק שלהם ובכלל לא ייתכן שיעזבו אותו ויגיעו לכנסים. מנגד, ישנם הרבה פחות סמנכ"לי שיווק של חברות תכנה ממסעדנים, אך לכנס בתחום השיווק בהייטק יש פוטנציאל למשוך הרבה יותר קהל (בהינתן שהכנס מאורגן היטב ומבודל);הרצון של אנשי שיווק בהייטק ללמוד את הטכנולוגיות החדשות בעולם הפרסום גדול הרבה יותר מהרצון של המסעדנים ללמוד אילו חומרי גלם חדשים לאפיה יש בתחום שלהם.

מיותר לציין שישנם גם כנסים מאד מוצלחים בעולם המסעדנות, אך ברוב המקרים הפוטנציאל גדול יותר בכנסים טכנולוגיים, כי הרצון להיות מעודכן במה שקורה והתועלת החיובית מהנטוורקינג בעולם הזה היא מובהקת.

חשוב לציין שככל ששוק הוא חדשני יותר – יש סיכוי גבוה יותר למשוך את הקהל לכנסים ואירועים, כי הקהל סקרן יותר.

בדיקה של כנסים מתחרים

האם יש כנסים מתחרים בתחום? האם הכנס שלי שונה וכיצד? אם אין כנסים מתחרים בשוק שהוא לא חדשני – כדאי מאד להבין מדוע. לדוגמא: בעולם הנדל"ן יש המון כנסים לא רווחיים, למעשה יש רק כנס אחד שהוא מאד רווחי וזה כנס שנתי באילת. שוק הנדל"ן מהווה דוגמא לתחום רווי בתחרות, והמחירים שיזמי הנדל"ן רגילים לשלם על שטחי תצוגה בכנסים נמוכים מאד, וגם הקהל רגיל להיכנס ללא תשלום לכלל הכנסים. לצורך העניין, כנסים בעולם הנדל"ן הופכים לשוק פחות רווחי משנה לשנה. עם זאת, אם יוקם כנס שונה בתכליתו מהכנסים המתחרים (לדוגמא כנס שמדבר רק על טכנולוגית בניה מתקדמת, או רק על השקעות נדל"ן בשוויץ), אז יש לו סיכוי גבוה יותר להצליח. תמיד יש מקום ליזום, אבל צריך לחשוב מחוץ לקופסא. ישנם שווקים שהביקוש בהם לכנסים כל-כך גבוה (לדוגמא כנסים בתחום ההימורים והגיימינג) שלמרות שיש עשרות כנסים בתחום, עדיין יש מקום לנוספים (הנטוורקינג בעולם הזה הוא הכרחי).

בקיצור – אם אין כנסים מתחרים בתחום שבו נרצה להפיק את הכנס והתחום אינו חדשני – זו נורת אזהרה. כדאי לבדוק מה הסיבה תוך התייעצות עם אנשים מהתחום.

אם יש בתחום כנסים – נבדוק כמה נותני חסות הם מצליחים לגייס, כמה אנשים מגיעים לכנסים שלהם והאם יש מקום לכנס נוסף.

המצב הפיננסי בשוק

חשוב מאד לבדוק מה המצב הפיננסי בשוק. אם יש כסף בשוק – הסיכוי לגבות מנותני חסות סכומים גדולים והסיכוי לגבות ממשתתפים סכומים נאים, גדל בהתאם.

שווקים טכנולוגיים או ביו-רפואיים הם בדרך-כלל רווחיים יותר מאשר תחומים שלא משלבים בהם טכנולוגיה. לחברות טכנולוגיות שמפיצות מוצרים לכל העולם, יש תקציב גבוה יותר לשיווק, ובמידה והן מפיקות ערך אמיתי מהגעה או השתתפות בכנס – המחיר הגבוה שתנקבו הוא לא מה שיעצור אותן מלהשתתף.

לצורך השוואה, שטח תצוגה של 5/5 מטר בתערוכה בתחום המזון לאלפי משתתפים יעלה סדר גודל של 25,000 ש"ח, ובכנסים טכנולוגיים בסדר גודל של אלפי משתתפים תהפכו את המטבע לדולרי. ואני מדבר על כנסים בישראל.

נותני החסות הרלוונטיים

כיום, ללא נותני חסות כמעט שאי-אפשר לארגן כנסים רווחיים. בתחומים מאד ספציפיים (ובעיקר בחו"ל) קיימים כנסים מקצועיים מאד, שכרטיסים אליהם נמכרים במאות דולרים לאדם, ואין שילוב של נותני חסות בהם. בישראל אין כמעט כנסים כאלה היות וההכנסה ממכירת הכרטיסים אינה מספקת כדי לכסות את עלות הכנס. בסופו של יום – כל כנס שמטרתו היא רווח בטווח הקצר חייב לגייס נותני חסות.

נותני חסות הם חברות שמתעניינות בקהל הספציפי שמגיע לכנס שלכם. לפנות לחברת ביטוח כנותנת חסות בכנס הייטק,  במחשבה שהייטקיסטים צריכים ביטוח רכב (כמו כולנו) – היא מחשבה שגויה. צריך לרכז את האנרגיות בלהביא את השחקניות הגדולות באותו שוק. למשל, לכנס טבעונות אתחיל מלגייס את טבעול, ולכנס תכנה אתחיל מלגייס את מייקרוסופט. השחקניות הגדולות יהוו בסיס טוב לגיוס של השחקניות הבינוניות והקטנות.

עוד על איך מגייסים נותני חסות, תוכלו לקרוא כאן.

*המאמר נכתב על ידי אופק רון,שותף מייסד בחברת באזז הפקות אירועים.