הדרך הנפוצה ביותר להציג מיזם בפני אחרים היא באמצעות מצגת. למעשה, מצגת הינה סיפור עסקי שבא לשרת מטרה כלשהי: להעביר מסר ולגרום ל'משהו' לקרות. ה'משהו' הזה יכול להיות, למשל, חשיפה ללקוחות פוטנציאליים, גיוס כספים, ניצחון בתחרות, 'לדוג' שותף למיזם ועוד. עד כאן הכול ברור.

אלא שלרוב העלילה מסתבכת ברגע שמתיישבים מול הפאוארפוינט, מתחילים מסמך חדש ומתחילים לעבוד על המצגת... מכיוון שרובנו לא מעצבים גראפיים או אנשי שיווק מהוללים, ולעיתים לא בעלי ניסיון רב בהכנת מצגות - מה שקורה בפועל זה ש'הפרויקט' גוזל מאתנו זמן רב, איננו יודעים בדיוק ממה להתחיל וכיצד להעביר את המסר, איך זה אמור להיראות ועוד.

לכן, הכנו לכם מדריך קצר עם מספר דגשים שיעזרו לכם להכין אחלה של מצגת!

קודם חושבים, אחר כך עושים.

לפני שמתחילים לעבוד על המצגת, יש לעשות עבודת חשיבה קצרה שתחסוך לכם זמן יקר. קחו דף נייר (או מסמך וורד) ורשמו לעצמכם:

1. היכן ומתי תציגו את המצגת?

זו חוויה לא נעימה (וכואבת לעיניים!) לשבת באולם חשוך ולבהות במצגת עם רקע לבן בוהק, על מסך בגודל של קיר. חוויה כזו גורמת לקהל לא להיות בקשב, ובקלות ניתן למנוע זאת על ידי בניית מצגת נכונה למקום ולזמן. אז קחו בחשבון היכן תציגו, איזה סוג מסך\מקרן יהיה וחדר – ותכננו את המצגת בהתאם.

2. רשימת נושאים

קיימת רשימה 'קלאסית' של נושאים, שבדרך כלל מופיעים במצגות של יזמים. מוזמנים לעבוד לפי הרשימה של דונה אברהם (שבכלל שווה לעקוב אחרי הבלוג שלה), גאי קוואסקי (האיש והאגדה), או לפי הגישה המעניינת של רוי טרטמן. בנוסף – מומלץ מאוד להציץ במצגות אמיתיות של חברות ענק וללמוד כיצד הן גייסו כסף.

טיוטה ראשונית

עכשיו, כשיש לנו רשימה של נושאים שאנו רוצים להרחיב עליהם במצגת, נתחיל להוסיף חומר ולארגן אותו:

1. הוסיפו לכל נושא את התוכן המתאים לו. אנו עדיין לא עובדים בפאוארפוינט, ועדיין לא נוגעים בעיצוב! רק מוסיפים את התוכן הרלוונטי עבור כל נושא. אחרי שעשיתם זאת – תתחילו... למחוק! הורידו את כל המילים והמידע שאינו סופר-חשובים. הישארו עם התמצית!

2.עבור כל נושא, כתבו לעצמכם הערות צד. זה יכול להיות רעיון לתמונה שכדאי לשבץ, מילים שתרצו להדגיש, הערה הומוריסטית (אנשים אוהבים לחייך) או סיפור אישי שמתאים לנושא.

3. לכל סיפור יש התחלה, אמצע וסוף – וגם במצגת. החליטו מהו סדר הנושאים הנכון לדעתכם, על מנת להוביל את הקהל אל תוך הסיפור של המיזם. רוצים טיפ של אלופים? הקשיבו לטיפ של קרמבו: "התחילו הכי מהר שאפשר ולאט לאט הגבירו את הקצב!" (25 שניות מההתחלה, לאלה ביניכם ללא הרבה סבלנות...)

מתחילים לעבוד!

פיתחו קובץ חדש של מצגת, והזינו את המידע שהכנתם:

1. הציגו כל נושא בשקופית אחת, ועשו מאמצים לא להעמיס המון מידע משום שזה עלול לגרום לקהל להתמקד במסך ולא בכם, וזה לא משהו שאתם רוצים. זכרו: אנשים באו לשמוע אתכם, לא את המסך.

2. מכיוון שרובנו לא מעצבים גראפיים, הנה כמה טיפים לעיצוב פשוט ויעיל:

· גופנים (פונטים) – עשו שימוש בסוג אחד או שניים, ובגודל 22-40. טיפ מגאי קוואסקי: "חפשו את האדם המבוגר בחדר, וחלקו את הגיל שלו ב-2. זה גודל הגופן בו צריך לעשות שימוש"

· צבעי טקסט – לא יותר משלושה צבעים.

· לא להעמיס המון טקסט. שניים-שלושה משפטים נפרדים, או בנקודות, יהיה נהדר.

· אנימציות –טקסט מתפוצץ על המסך, שורות מהבהבות ועוד אלה אפקטים המתאימים למצגות בכיתה ג'... נסו להימנע מכך ככל האפשר, זה עלול להותיר רושם לא מקצועי.

· ניגודיות – הימנעו מטקסט ירוק על רקע ירוק... שחור על לבן ולהפך – הכי טוב. מניסיוני, טקסט לבן על גבי שחור מספק את הסחורה היטב.

· תמונות – עשו שימוש בתמונות רלוונטיות, חדות וברורות. אם אפשר 'לספר' את הנושא של השקופית בתמונה וללא טקסט כלל– מצוין! מחפשים המון תמונות חינמיות? כנסו לכאן.

· מה לא לעשות? הקשיבו לדון מק'מילן.

שלבים אחרונים

עכשיו, כשהמצגת מתחילה לתפוס צורה, הגיע הזמן לסגור פינות.

1. בדקו את הטקסט וחפשו שגיאות כתיב, אנימציות שלא פועלות נכון ועוד באגים...

2. יש עוד מידע שחשבתם להוסיף? הוסיפו אותו כנספח, כך שאם מישהו ישאל שאלה, תוכלו להראות שאתם מוכנים לכל מצב. זה יוסיף לכם הרבה נקודות.

3. שאלו את עצמכם שאלות קשות, וענו עליהן כמיטב יכולתכם. כך תהיו מוכנים היטב.

4. אימון, אימון, אימון! התאמנו על המצגת מול המראה, מול חברים, מול החתול. ככל שתתאמנו יותר – כך יהיה לכם קל יותר בזמן אמת.

לסיום, אל תשכחו מהדבר החשוב ביותר: ליהנות מהזמן שלכם על הבמה! התלבשו יפה, היו אנרגטיים, חייכנים ובטוחים בעצמכם. כל הקהל מקשיב לכם וזה הרגע להפיץ את הבשורה שלכם לעולם.

רוצים עוד קצת טיפים? הורידו את האינפוגראפיקה.

המון בהצלחה!