27 ספטמבר 2017 | אלי בויקיס
לאזן בין אנשים וטכנולוגיה – לפעמים הטכנולוגיה היא רק התירוץ

בזבוז משאבים, יעילות נמוכה, עלויות כוח אדם גבוהות ומחסור בחדשנות - טכנולוגיה מוצגת לעיתים קרובות כפתרון לכל הבעיות. לכן תיווצר אכזבה גדולה כאשר השינוי המצופה לא יתרחש. לדוגמה, אם הצוות אינו מקבל את השיטות החדשות או אם המערכת החדשה אינה תואמת את הצרכים של הארגון

טכנולוגיה חדשה יכולה לספק ערך עצום לחברה, אבל הערך מתקבל רק אם הצוות מסכים לאמץ את המערכות החדשות - אפילו אם הן מהוות איום על קיומן של משרות בארגון או צפויות לשנות אותן באופן משמעותי. כיצד ניתן למנוע את ההתנגשות בין טכנולוגיה ואנשים?

 

בזבוז משאבים, יעילות נמוכה, עלויות כוח אדם גבוהות ומחסור בחדשנות - טכנולוגיה מוצגת לעיתים קרובות כפתרון לכל הבעיות. לכן תיווצר אכזבה גדולה כאשר השינוי המצופה לא יתרחש. לדוגמה, אם הצוות אינו מקבל את השיטות החדשות או אם המערכת החדשה אינה תואמת את הצרכים של הארגון. הדברים קורים בעיקר כאשר חברות רוכשות מערכות חדשות ורק אז חושבות מה הן יעשו עמן. הן מאמינות שהכנסת הטכנולוגיה עצמה תגרור שינוי גדול, תקטין את עלויות משאבי האנוש או תביא לאוטומציה בארגון, אבל זה אף פעם לא כל כך פשוט, התוצאה בדרך כלל מסתכמת במערכת יקרה שלא מספקת את הסחורה הנדרשת.

 

אסטרטגיה וחזון

יש לזכור כי טכנולוגיה אינה יעד בפני עצמה, אלא כלי להטמעת אסטרטגיה ארוכת טווח. על חברות לשאול את עצמן: היכן אנו עומדים כעת והיכן אנו רוצים להיות בעוד 10 או 20 שנה? מה אנו צריכים לעשות כדי להגיע לשם? באילו מודלים עסקיים אנו משתמשים כעת ובאילו נשתמש בעתיד וכיצד טכנולוגיה יכולה לעזור לנו להשיג את היעדים העסקיים שלנו? התשובות לשאלות אלה חייבות להינתן כצעד הראשון.

השינוי המשמעותי מתחיל בעובדים, ואלה ילכו אחריכם על פי רוב משתי סיבות שונות: פחד מפיטורים או מכיוון שהם מבינים את יתרונות השינוי, עבורם וגם עבור החברה. ברור כי הסיבה האחרונה עדיפה. לכן חשוב לשכנע עובדים, למשל, ביעילות וערך האוטומציה של תהליכים עסקיים.

 

האם אני הופך למיותר?

עובדים עלולים להרגיש כי הטכנולוגיה עומדת להחליף אותם ויש צורך להציג להם את ההזדמנויות הנוצרות. לדוגמה, אוטומציה מאפשרת לעובדים להשקיע זמן רב יותר במשימות חשובות שלא התאפשרו בעבר, ליזום ולחשוב על פיתוח מוצרים, שירותים וחוויות חדשות, וכן לחקור שווקים חדשים או לבצע הכשרות וללמוד.

לעיתים יהיה ברור כי מחלקה או גורמים מסוימים לא יתקיימו יותר לאחר מספר שנים. חלק מהאנשים יצטרכו להיות מוחלפים בכישרונות חדשים, אבל זו לא צריכה להיות נקודת המוצא והבסיס לשינוי. ארגונים רבים לא מקדישים מחשבה לדברים שהם רוצים לעשות עם הזמן החדש שנוצר לעובדים – באיזו דרך ניתן לפתח את היכולות שלהם כך שהם יוכלו לבטא את הערך שלהם בתפקיד אחר?

 

לא ניתן "לזרוק" טכנולוגיה על עובדים

השינוי הטכנולוגי צריך להתבסס על שינוי תרבותי. צריך להיות בטוחים שכולם בארגון מביניםמראש מה עומד להתרחש כך שירגישו מעורבים בשינויים. לכן, יש להשקיע זמן עם הצוות כדי להסביר את כל הפרטים ולהסיר כל איוודאות או חוסר שביעות רצון.

בכל שינוי ישנן ארבע קבוצות עובדים. ראשית ה'אוונגליסטים'. זאת קבוצת האנשים שמתלהבים ומעודדים אחרים לקחת חלק. בקבוצה הבאה ישנם אנשים שפשוט ילכו בעקבות השינוי. קבוצה שנייה היא 'בת היענה', האנשים הטומנים את הראש בחול ומעמידים פנים כי דבר אינו מתרחש. בקבוצה האחרונה ישנם המשבשים אשר פוגעים בתהליך ומנסים למנוע את השינוי. יש להשקיע את המאמץ בשתי הקבוצות האחרונות.

 

ניהול השינוי הארגוני

שינוי תרבותי אורך זמן. לדוגמה, חברה שעבדנו עמה פיתחה מערכת לניהול חומרים, כך שעובדים לא נדרשו יותר לכתוב דברים בעצמם. זו הייתה מערכת פשוטה יחסית ובכל זאת ההשקה שלה גררה התנגדות. אבל כאשר הצוות הבין כי מתפנה לו זמן למשימות שבעבר התעלמו מהן הוא זכה לעידוד מהגידול בתפוקה. במקרה זה,עובדים רבים נדרשו לצמצם את העבודה הפשוטה שלהם מכיוון שהיא נוהלה על ידי הטכנולוגיה. הדבר העניק להם יותר זמן למשימות מאתגרות, כגון שיפור תהליך הייצור. הם השתמשו בטכנולוגיה, למשל, כדי לבחון איזה חלקים במכונה אינם יעילים ולשפרם.

אחד מהעובדים אמר "אני גאה להיות חלק מהתכנון של המכונה הזו". עובדים מרגישים שהם חלק ממשהו גדול יותר וכי הם באמת תורמים לדרך בה החברה פועלת. כאשר אנשים רואים ומבינים את הערך שבשינוי, הם ישתנו בעצמם. צעד אחר צעד תשתנה גם הפעילות העסקית.

 

בחירות נכונות

לסיכום, לפני הכול, היו בטוחים שאנשים מבינים את הסיבות לשינוי, לאחר מכן שנו את התהליכים ובסופו של דבר עשו שימוש בטכנולוגיה כדי לתמוך בתהליכים אלה. עם הזמן, גם המבנה הארגוני עצמו משתנה. הטכנולוגיה מעניקה למנהלים מבט רחב יותר לגבי דרך התנהלות החברה וכיצד לנהל אותה טוב יותר, אולי עם מבנה ניהולי רזה יותר.

 

בחירת הפתרון המתאים דורשת גישה זהירה ומדודה. בצעו שיחות חקר עם ספקים, ובדקו אם הם מתאימים לתרבות הארגונית של החברה, האם הרעיונות שלהם תואמים? האם הטכנולוגיה שלהם מוכחת? כיצד ארגונים אחרים משתמשים בה? האם ניתן יהיה לעבוד איתם לאורך זמן בשותפות ולפתח את הפתרון במקביל לשינויים הצפויים בארגון?

 

חשוב להשאיר זמן מתאים להטמעת הטכנולוגיה. עבדו עם הצוות, ובמיוחד עם מחלקות משאבי האנוש וה־IT כבר מתחילת תהליך קבלת ההחלטות. עודדו החלפת רעיונות הדדית, ומנעו מאנשים לעבוד במבודד. רק כך תגיעו לאיזון מושלם בין אנשים וטכנולוגיה.

תגובות
הוסף תגובה

* אין לשלוח תגובות הכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של StartIsrael לרבות דברי הסתה, דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב.