כולם אוהבים כנסים. אוכל טוב, מפגש עם אנשים והזדמנות לצאת מהמשרד לסוג של חופשת יום, על חשבון המעסיק. יחד עם זאת, אם אתם משתתפים או נותנים חסות בכנס, זאת בוודאי לא המטרה שלכם. כל פעילות עסקית בכנס עולה הון. בהערכה גסה, לקיחת חלק בכנס מתחילה בעשרת אלפים שקלים, ללא עלות זמן העובדים הנוכחים בו.

כדי להחזיר את ההשקעה הרבה של הכנס נדרשת תוכנית עבודה מסודרת שמתחילה מבעוד מועד. אני שמח לשתף איתכם 9 טיפים שעוזרים לי להפוך כנס לנכס:
 

1. השיגו את רשימת המוזמנים– חברות רבות המארגנות כנסים מאפשרות לקבל את רשימת הנוכחים ואת תפקידם עוד בטרם הכנס. הרשימה הזו היא "רשימת הזהב" שמספקת לכם כמה הזדמנויות:

א. מי הנוכחים – האם מדובר בלקוח העסקי או בלקוח הטכני? האם אלו מנהלי הכספים? האם הם מקבלי ההחלטות? אולי יועצים של חברות האם? התובנות האלו יכולות להשפיע על כל הקונספט של המצגות, על ההרצאה שתציגו, על מבנה הדוכן ועל משפטי הפתיחה מול הקהל.

ב. פניה יזומה - אם קיבלתם את רשימת המיילים של הלקוחות או הטלפונים שלהם, פנו אליהם באופן יזום יום לפני הכנס. משפטי פתיחה בהודעה כמו "היי, זה ישראל ישראל מחברת "עושיםטוב", אני אחכה לך עם הפתעה קטנה בדוכן שלנו, אל תשכח לקפוץ לאסוף אותה. תוכל לזהות אותנו בדוכן לפי... (הכינו סימן מזהה, ראו טיפ מספר 5)".
כאשר הלקוח יגיע הוא ידע מי אתם, הוא ייהנה מהפניה האישית ויהיה לכם כבר LEAD פותח לשיחה נעימה. אנשים קונים מאנשים, לא מחברות.

ג. התחילו להזרים תוכן - תתחילו בבניית תוכנית דיגיטלית מבוססת Marketing Automation. בנו עץ מלא לשליחת דוא"ל: לפני הכנס, בזמן הכנס ולאחר הכנס וכן תיאום פגישה והזמנה להדרכה אישית בחברה, ובכך תכינו את התשתית המתאימה.
 

2. לקחת כרטיסי ביקור, לא לתת – אחת הטעויות הנפוצות של מציגים בכנסים קשורה באופן ישיר ברצון שלהם לתת. לתת ברושור, לתת מידע או לתת כרטיס ביקור, והכל בשקית יפה או בפולדר מעוצב. הלקוח שעומד מולכם לא מחפש עבודה, אלא פתרונות. אם תתנו לו את כרטיס הביקור שלכם, תצטרכו לחכות ליד הטלפון לשיחה ממנו. זאת אינה העבודה שלו, אלא שלכם, להשיג אותו. השאירו את כרטיסי הביקור בבית. כשיבקשו מכם כרטיס תוכלו להגיד שהם נותרו ברכב ולבקש ממנו פרטים אם בכרטיס ביקור או בעל פה. תנו לו לתת לכם ולא להפך.
 

3. לפתוח יומנים, בלי בושה – בכנסים רבים אני נוטה לראות אנשים מדברים, מחייכים ומתכננים את העתיד. למה לא לפתוח יומן? אם עומד מולכם לקוח מעניין, שנראה שהשיחה בה גולשת לעבודה נטו, אין שום רע בלפתוח יומן (היום הוא זמין לכולם בטלפון), לקבוע תאריך לפגישה ולדאוג מולו שהוא מצרף את האנשים המתאימים. לא פעם שאלתי בצורה ישירה את הלקוח הפוטנציאלי האם לא צריך לצרף לפגישה גם את הלקוח העסקי, תוך רמיזה כי עליו לוודא שהוא מוסיף אותו ואנשים נוספים שסייעתי לו להיזכר בהם לפגישה.
המשיכו את השיחה דקה נוספת לאחר תיאום הפגישה כדי לוודא שהזימון אצלכם.
כדי ליצור LEAD לפגישה, תשאלו אותו אם הוא אוהב קרואסונים כדי שתכינו לפגישה. ככה תכניסו אותו בראש ל־MODE של "מה יהיה בפגישה", ולא "האם תתקיים פגישה".
 

4. הציגו בעמדה, הכינו טופס מקוון – אחת ההמלצות שעבדו עבורי מעולה היא הכנת טופס מקוון לצד המצגת בעמדה. יש לכך משמעות אדירה ואני אסביר על כך:
לקוח שרואה מצגת על המחשב נוטה לשאול שאלות תוך כדי. הזמן שלכם קצר ולכן כדי לכם לאפשר לו למלא טופס מקוון (חובה שהוא ימלא אותו) ולהבטיח לו כי תשלחו לו את כל התשובות לשם. כעת, יש לכם טופס מקוון מלא עם פרטיו, יש לכם כתובת דוא"ל שבוודאות כתובה נכון, ויש לכם לקוח שעומד בעמדה שלכם ויוצר תנועה. ככל שיהיו יותר לקוחות שיחכו למלא את הטופס ולראות את המצגת, נוכחי הכנס האחרים יבחינו בעמדה שלכם שמלאה באנשים, וזה יסייע לכם למשוך את הבאים. רצוי שחצי שעה אחרי השליחה תרוץ תוכנית מתוזמנת שמודיעה ללקוח במייל: "כיף היה לפגוש אותך בכנס, אנחנו כבר עובדים להכין לך את החומרים". מייל כזה מעניק הרגשה נפלאה ללקוח בכנס.
 

5. תנו לעמדה שלכם זיהוי מיוחד – ההמלצה הזו אינה דורשת השקעה גדולה במיתוג בכלל אלא רק חשיבה. באחד הכנסים חבשתי כובע סומבררו למציגים בעמדה. הזיהוי הזה עזר לי בשליחת SMS לפני הכנס (אנחנו מחכים לך בעמדה עם כובע סומבררו). זה יעזור לכם גם בזיהוי לאחר הכנס בשיחה הטלפונית (היי, זה ליאור, המציג בכנס עם כובע הסומבררו), וזה יכול לשמש אתכם כמזהה גם במיילים "החבר'ה עם כובע הסומבררו מהכנס ...". מעבר לזה, תודו שכובע סומבררו זה משעשע וגורם לאנשים לחייך תמיד, במיוחד אם נדרש מהמציגים להוכיח קריאטיביות.
 

6. אנשים באים ליהנות בכנס, תנו להם ליהנות – לדאבוני אני נוכח בעשרות כנסים בהם המציג עולה לבמה ומתחיל לדבר על המוצר והשירות שלו. מצטער, לא מעניין. לא באמת באתי לשמוע על העבודה שלך כמו שאתה לא באת לשמוע על שלי. ההמלצה הטובה ביותר היא להתחיל בסיפור אישי, לחבר את הקהל אליך בעזרת סיפור של שתי דקות שיעשה את ההבדל. כולם אוהבים סיפורים. חשוב שהסיפור יתחבר להצגת המוצר או השירות שלכם. על כן כדאי לכם למצוא סיפור אחד מכל שנות חייכם שמתחבר אליכם ואל המוצר שלכם ויגרום לאנשים ליהנות. חשוב שהדובר בכנס, בסיום דבריו, יציג איפה ניתן לפגוש אותו ולראות את המוצר ("אנחנו בעמדה של הצוות עם כובע הסומבררו"). אנשים נוטים לאהוב לשוחח עם ה"בחור שעמד על הבמה", סוג של אבק כוכבים לרגע.
 

7. העובדים הם חלק מהכנס – חברות רבות יוצאות להציג בכנסים ולא משתפות את העובדים. ההמלצה החמה ביותר שלי היא לתת לעובדים להיות חלק. הציגו בפורטל הארגוני או בדוא"ל שממוען לעובדים כי החברה עומדת להציג בכנס מסוים, מה יוצג בה ומי הנוכחים. תנו להם להיות חלק בגאווה שלכם, לקחת חלק בניסיון שלכם לגדול ולהכניס לקוחות חדשים בזכות הרצון שלכם להיות מובילי דעה בשוק. בזמן הכנס מומלץ לצלם את העמדה, את החומרים השיווקיים ולהסריט את ההצגה על הבמה. לאחר מכן דאגו שוב לספר לעובדים בתמונות ובסרטונים מה היה. הערך של זה הוא אדיר.
 

8. הישארו מומחים ומובילי דעת, גם לאחר הכנס – אחת הדרכים הטובות שגיליתי היא לגרום לאחרים לתפוס את החברה שלכם כמומחית גם לאחר הכנס. שליחת דוא"ל המכיל מדריך, טיפים, רעיונות מקצועיים או מגזין חדשנות בתחום ישאיר את השם שלכם בראש של הלקוחות, וישמר את הרושם שלהם עליכם כמומחים. הכינו את המדריך עוד לפני הכנס ודאגו לשלוח אותו בטווח של עד שבוע לאחר הכנס. חברו את המדריך לכנס בצבעים, בתצלומים וברעיון.
 

9. הגדירו יעד – כשאני שואל משתתפי כנסים כיצד ידעו שהכנס היה מוצלח, אני מקבל לרוב תשובות מגומגמות. אם בחרתם להשקיע כסף, מלבד הערך הרב ביצירת הרושם, לרוב המטרה שלכם תהיה גם להכניס כסף. לפעמים זה להחזיר הוצאות, לפעמים זה לכסות חלק מההוצאות ולפעמים זה להגדיל רווחיות. ברגע שהעובדים שלכם בכנס יודעים שיש להם יעד, בדיוק כמו אנשי מכירות ליום אחד, ההתנהלות בדוכן תהפוך מביקור לעבודה. הגדירו יעד ריאלי ובדקו אותו במהלך הכנס ובסופו. לא הגעתם ליעד? לא נורא. לימדו מהטעויות לכנס הבא, כדי שבפעם הבאה ההגדרה תהפוך להיות מטרה ריאלית.