יש מי שרואה באוטומציה כמחסלת משרות, אבל אוטומציה יכולה להציל עסקים קטנים שמחפשים דרכים לפשט משימות יומיומיות ולחסוך בזמן ובכסף.

נשמע בלתי אפשרי?

זה כבר חלק מהמציאות. והגיע הזמן שגם אתם תתחילו לאמץ את הטכנולוגיה הזו.

אז איך מתחילים? הנה 11 משימות שאתם צריכים להכניס לאוטומציה:

1. ניהול חשבונות, שליחת חשבוניות ומיסים

אחת מהמשימות המפחידות יותר עבור בעלי עסקים קטנים היא ניהול החשבונות ושליחת החשבוניות. זו משימה מייגעת והיא שואבת הרבה מאוד זמן. אך הודות לאוטומציה כבר לא מדובר במשימה שאמורה לטרוד את מנוחתכם.

יש הרבה מאוד שירותי ניהול חשבונות מקוונים שמאפשר להפוך את ניהול הספרים לאוטומטי החל מתשלומים חוזרים, תזכורות לתשלומים, שמירת קבלות, התראות בזמן אמת בנושאים כספיים, העברות בנקאיות ואפילו הגשת טפסי המיסים.

במקום לטפל בכל המידע הזה באופן ידני, האוטומציה מתעסקת בכל צורכי ניהול הספרים שלכם. כשמגיע הזמן לארגון המסמכים לקראת תאריכי הדיווח למס הכנסה או בכלל בבניית המאזן, השירותים האלו חוסכים לכם הרבה מאוד זמן והרבה כאב ראש.
 

2. עדכונים במדיה החברתית

יצירת המעורבות והאינטראקציה עם הקהל שלכם במדיה החברתית היא משימה הכרחית עבור בעלי עסק קטן. אך פרסום התוכן ומענה לתגובות יכול לקחת חלק גדול מדי מיום העבודה שלכם. הודות לכלים כמו Buffer  ו־Hootsuite אתם יכולים לתזמן מראש את העדכונים שלכם במדיה החברתית וכך להתמקד בצמיחת העסק שלכם.

כלים אחרים כמו Commun.it ו־Paper.li יכולים לסייע לכם לזהות עוקבים במדיה החברתית וליצור איתם קשר על ידי שליחת הודעות אוטומטיות כמו מכתבי תודה לעוקבים החדשים.

3. כניסה לאתרים

פעמים רבות בעלי עסקים קטנים נדרשים להחזיק במגוון חשבונות באתרים שונים כמו אתר הבנק, אתרי ספקים וחשבונות המדיה החברתית. מדובר בהרבה מאוד סיסמאות שצריך לזכור. למרבה המזל, מנהלי סיסמאות יכולים לפשט את הבעיה הזו.

מנהלי הסיסמאות לא משמים אתכם רק למען הנוחות שלכם, אפריל גלזר מבקשת מכם במגזין Wired Magazine לחשוב על כך כהיגיינה מקוונת. "רוב מנהלי הסיסמאות שומרים ומייצרים סיסמאות עבורכם, כלומר עליכם לזכור רק סיסמא אחת, זו שפותחת את הכספת שלכם".

בקיצור, מנהלי סיסמאות חוסכים לכם בזמן ושומרים על המידע הרגיש שלכם מאובטח.

4. גיבוי מידע

לעולם לא תוכלו לדעת מתי המחשב שלכם עומד לקרוס בגלל איזה וירוס או בעיית חומרה. בעבר דבר כזה היה יכול להיות הרסני עבורכם.

אני באופן אישי הצלחתי לאבד כמויות של מידע בימים הראשונים בקריירה שלי. הענן פתר את הבעיה הזו. המידע של העסק שלכם יכול להיות מאוחסן באופן אוטומטי בענן. אז אם היום אתם חווים קריסה, אתם בקלות יכולים לשחזר את כל המידע.

5. מילוי טפסים מקוון

גם גוגל וגם תוכנות כמו Roboform מאפשרות לכם למלא טפסים באופן אוטומטי. שימוש במידע מוזן כמו שם, כתובת ופרטי חשבון מסייעים לכם להירשם לניוזלטרים, להוריד תוכן ולהירשם לשירותים חדשים.

זה לא נשמע כמו סיפור גדול, אבל מילוי הטפסים האלו שוב ושוב צורכים יותר זמן ממה שאתם מתארים לעצמכם.

6. קביעת שעות עבודה

האם אתם רושמים את שעות העבודה של העובדים שלכם באמצעות עט ונייר או אפילו גיליון אקסל? לא מדובר רק בבזבוז זמן אלא באיום על העסק.

הודות לכלים כמו Hubworks או When I work המשימה הזו הופכת לאוטומטית, כלים אלו מתאמים בין זמינות העובדים לצרכים שלכם.

לטענת When I Work הם יכולים לאפשר לכם לתכנן את עבודת הצוות שלכם ב־15 דקות בלבד לכל השבוע הקרוב, תאמינו להם.

7. שיווק במייל

גם שיווק במייל היא משימה חיונית עבור בעלי עסקים קטנים, אך גם כאן מדובר במשימה ששואבת זמן רב כאשר אתם נדרשים לענות לכל מייל שאתם מקבלים.

MailChimp, Aweber ו־Drip יעשו הכול בשבילכם החל משליחת הודעות קבלת פנים, ברכות לימי הולדת, מעקב אחרי רכישות או אחרי לקוחות שהפסיקו את רכישתם באמצע.

האם אוטומציה במיילים עובדת? נמצא כי מיילים אוטומטים מגיעים בממוצע ל־70.5% פתיחה גבוהים יותר ו־152% יותר הקלקות מאשר מיילים שיווקיים רגילים.

8. דוחות ניתוח העסק

אתם ככל הנראה מבזבזים הרבה מאוד זמן, בלי לשים לב לכך, במעבר בין מערכת ניתוח אחת לאחרת.

כלים כמו Cyfe מסייעים במקרים אלו ומספקים מערכת ניתוח אחת נוחה ובה אתם יכולים לנטר את כל פעילות העסק החל מניתוח דוחות, שיווק, מכירות, מדיה חברתית ושירות לקוחות.

9. שירות לקוחות

כלים אוטומטיים כמו Salesforce help desk מסייעים לכם לנהל תמיכה מחוץ לשעות העבודה, לשפר את ההמרות, להכיר מראש את השאלות והחששות של הלקוחות, להפחית את עומס העובדה של הצוותים שלכם ולסייע ללקוחות בפתרון בעיות במהירות.

10. שכר

שירותים כמו Gusto ו־Wagepoint אולי לא יהפכו את משימת השכר לאוטומטית ב־100% אבל הם יסייעו לכם במשימות ששואבות מכם זמן כמו גיוס עובדים והכנת טפסי מיסים.

11. מגנט לידים

מגנט לידים, על פי ברי פלדמן היא פשוט "הצעה שאתם מייצרים בתמורה לכתובת דוא"ל (ואולי פרטים נוספים)."

"המטרה של מגנט הלידים היא לעודד אנשים שכבר צורכים את התוכן שלכם להיכנס לרשימת המיילים שלכם. בעתיד תרצו להפוך אותם ללקוחות באמצעות טקטיקות שונות ובעיקר דרך המיילים", מוסיף פלדמן.

אז מה אם מעולם לא יצרתם מגנט לידים? אין בעיה, designrr יעשו זאת בשבילכם ב־30 שניות בלבד מבלי שתאלצו להקליד אפילו מילה אחת.