מבט אחד חטוף באאוטלוק של עובד בארגון, כל ארגון, כמעט בכל מגזר במשק, מגלה כי השבוע שלו עמוס בישיבות ובדיונים. המהדרין יכולים ביום אחד לעבור מדיון לדיון, כך שבקושי נשאר להם זמן לארוחת צהרים, שלא לומר זמן בו ניתן להתקדם עם המשימות והעבודה. על רקע זה עולה השאלה – אם כבר מקיימים כל כך הרבה ישיבות כיצד הופכים אותן לסופר אפקטיביות?

שאלה מצוינת, אך לשם ההמחשה בואו נזרום רגע עם התרחיש ההפוך – מהם 10 הכללים לקיום ישיבה גרועה?

לפני הישיבה:

1. הזמינו לישיבה גם אנשים שלא צריכים להיות בה, כולל המנהלים שלהם. ככל שיבהו בכם, או בסמארטפון שלהם, יותר זוגות עיניים לא רלוונטיות כן ייטב.

2. תנו לישיבה שם ארוך, רצוי באנגלית, עמום ומפוצץ, כמו למשל: Grow robust deliverables או Leverage 24/365 platforms וכן הלאה.  מחולל בולשיט נפלא תוכלו למצוא כאן. 

3. אל תציינו מה מטרת הישיבה ומה אתם מצפים לקבל בסופה, פשוט זמנו אותה.

4. אל תתכוננו לישיבה: הימנעו מלקבל מן המשתתפים נושאים נוספים לדיון, אל תקראו חומרים מקדימים, אל תיזכרו בסיכום הישיבות הקודמות, או במילים אחרות אל תעשו Namawashi
- רעיון שנולד בחברת טויוטה בשנות ה-80 ואפשר לקרוא עליו כאן.

במהלך הישיבה:

5. וותרו על דברי פתיחה ורקע לדיון, דלגו על שלב הצגת המשתתפים ו/או הציפיות שלהם מן הפגישה וקפצו ישר לעניין המרכזי. אם במקרה אחד המשתתפים יסטה מן הדיון המרכזי אל תהססו להטיח בפניו כי כל דקה שמתבזבזת עולה לכם כסף.

6. הימנעו מלחזור שוב ושוב על כללי ההתנהלות של הישיבה. אם כללים אלה הוגדרו לפני שנה או יותר – די בכך, ואין טעם לחזור ולרענן.

7. לאחר שתציגו את הפתרון שלכם הזמינו את המשתתפים להציע פתרונות חלופיים, אך ציינו כי קרוב לוודאי שהפתרון שלכם הוא הטוב מכולם. כולם מסכימים אתכם? קבלו זאת כמחמאה וסיימו את הישיבה. מגלים התנגדות? שכנעו אותם כי הפתרון שלכם הוא המתאים ביותר. ואם אחרי כל זה ההתנגדות ממשיכה – הזכירו להם מי הבוס.

8. הימנעו מלקיים דיון פתוח וזורם. נהלו מפגש קשוח, והיצמדו לפרטים הקטנים: מי מדבר, מתי ולמשך כמה זמן. אם בכל זאת הטונים עולים ומשתתפים פותחים פה, אפשרו למשתתף השתלטן ביותר, מלבדכם, לדבר.

9. אל תבדקו את עצמכם לאורך הישיבה. השאלה 'האם אתם מתקדמים לכוון המטרה' מיותרת.
10. הקפידו על תשומת לב מלאה של המשתתפים 100% מזמן הישיבה. בלי שרבוטים על הנייר, בלי הגנבת מבטים לנייד, ורצוי בלי יציאה לשירותים.

אחרי הישיבה:

11. אל תשלחו סיכום דיון ורשימת משימות למשתתפים, הרי ממילא אין לכם זמן לרדוף אחריהם שיבצעו את המשימות במועד ולשביעות רצונכם המלאה.

אז אם תמלאו אחר ההמלצות המופיעות להלן תביאו את עצמכם לאבדון, מהר ובטוח. לעומת זה, אם תעשו בדיוק את ההיפך, תוך הקפדה על סט כללים, כפי שמציאה מתודולוגית האג'ייל – יש סיכוי כי הישיבות שלכם יהפכו ללהיט של הארגון, וגם יניבו תוצרים מהירים ואפקטיביים. מניסיוני, שווה גם לכם לנסות.