טובעים בניירת? לחוצים בזמן? מתחיל יום עבודה ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל? כאנשי סטארט-אפ, אתם ודאי יודעים שזמן שווה כסף וחסכון בזמן הוא אחד מהאתגרים המשמעותיים להצלחה. החדשות הטובות הן שאפשר לסגל צורות עבודה שחוסכות זמן וכסף.
טובעים בניירת? לחוצים בזמן? מתחיל יום עבודה ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל? כאנשי סטארט-אפ, אתם ודאי יודעים שזמן שווה כסף וחסכון בזמן הוא אחד מהאתגרים המשמעותיים להצלחה. החדשות הטובות הן שאפשר לסגל צורות עבודה שחוסכות זמן וכסף.
ריכזנו עבורכם את 9 הטיפים הכי חשובים שיעזרו לכם לחסוך זמן מיותר במשרד:
1. תכננו את היום שלכם מראש
אנשים שאפתנים ווורקוהוליקים (כמוכם...) נוטים לפעמים להסתער על העבודה ברגע שהם מגיעים למשרד. אך לפי מחבר רבי המכר והמומחה לניהול זמן, בראיין טרייסי, דקה אחת של תכנון בתחילת היום יכולה לחסוך עשר דקות של עבודה בהמשך.
2. קבעו בתחילת היום את שעת סיום העבודה
רוב האנשים יודעים באיזו שעה מתחיל יום העבודה שלהם אבל לא יודעים מראש מתי בדיוק הוא יסתיים. אך למעשה, הגדרת שעת היציאה יוצרת תחושת דחיפות שתדרבן אתכם להספיק יותר ולהתמהמה פחות.
3. היעזרו ברשימות מטלות
במקום לסמוך על הזיכרון, שיכול להיות חמקמק, עדיף ליצור רשימות מטלות שבעזרתן תוכלו לסמן וי על כל משימה שהושלמה, ולהתקדם ביעילות ובבהירות עד להשלמת המשימה, אם מדובר בהכנה לפגישה, אריזת מזוודה לנסיעה עסקית או השלמת פרויקט גדול.
4. התחילו עם המשימה החשובה ביותר
זאת, להבדיל מהמשימה הדחופה ביותר, כפי שציין מחבר רב המכר '7 הרגלים של אנשים יעילים במיוחד' – "המשימות הדחופות והחשובות הן לא אלה שמובילות להצלחה עסקית"
(1).jpg)
5. בצעו משימות פחות חשובות בזריזות
זה נחמד לשאוף לבצע כל משימה בצורה מושלמת, אך בעולם המהיר של ימינו השאיפה הזאת פשוט לא מציאותית. לכן, מומלץ ליצור הבדלה בין העיקר לתפל, ולהקדיש פחות זמן למשימות משניות, זה ישאיר לכם יותר זמן להשקיע בדברים החשובים.
6. הקציבו זמן מוגדר לכל משימה
אל תתחילו לעבוד על משימה מבלי שקבעתם מראש לו"ז להשלמתה. מעבר לכך, רצוי להגדיר משך זמן קצר מזה שאתם מעריכים שהמשימה תצריך, שכן הזמן המוגבל יאתגר אתכם ויעודד אתכם לסיים מהר יותר.
7. עבדו במקבצים
משימות שונות מצריכות כישורים, ידע וצורת חשיבה שונה וכשעוברים כל הזמן בין משימות שונות מאבדים זמן רב שכרוך בהסתגלות או למידה של הנושא החדש. לכן, במקום לזפזפ בין משימות שונות מתחומים שונים מומלץ ליצור מקבצים של משימות שמצריכות את אותם כלים וכישורים ולבצע אותן ברצף. למשל – מעבר על מיילים, שיחות עם לקוחות וכדומה.
8. קצרו זמני ישיבות
הרבה פעמים ישיבות נקבעות למשך שעה עגולה פשוט בגלל שזו ברירת המחדל ביומן האאוטלוק או באפליקציות הישיבות, ואז הן גם נמתחות בהתאם לכך. לכן, במקום להיכנע לדיפולט, הקפידו להקציב לישיבות את הזמן המדויק שהן מצריכות (למשל ¾ שעה) וכך תחסכו זמן ביום העבודה שלכם. בנוסף, מגבלת הזמן תוביל להתנהלות יעילה יותר בישיבות עצמן.
9. ומהי עוד דרך להתייעל ולחסוך זמן?
לעבור לשירות "מכתב בקליק" שחוסך לכם את כל ההתעסקות בהדפסת מכתבים מודפסים ושליחתם - הטופסלוגיה, ההתעסקות עם הניירת, המדפסת, הטונר וההליכה לדואר- הכול עלינו בלחיצת כפתור בלבד.
הכתבה מוגשת בחסות "מכתב בקליק" מבית דפוס בארי. שירות שליחת מכתבים המאפשר לכם בעצם לעשות מיקור חוץ לכל התחום של הדואר המודפס. לפרטים בקרו באתר.
