הוספתם פגישה ליומן שלכם. זה תמיד דבר טוב לעסק, אבל אתם רוצים לוודא שהפגישה הזו הולכת להיות פרודוקטיבית.

זה אומנם לא נשמע כמו עניין קשה מדי, אבל 67% מהמנהלים מאמינים כי פגישות נועדו להיכשל, ויותר מכך, פגישות לא פרודוקטיביות עולות לעסקים בסך הכול 37 מיליארד דולר בשנה.  

אם אתם רוצים לוודא שהפגישה שלכם תהיה פרודוקטיבית, הנה שמונה דברים שעליכם לעשות אחרי שקבעתם את הפגישה.

1. בצעו מחקר על המשתתפים

אתם בטח יודעים את המידע הבסיסי על כל המשתתפים, אם לא למה לכם בכלל לקבוע איתם פגישה מלכתחילה? אבל כשיש לכם אפשרות להשיג כל כך הרבה מידע דרך המקלדת שלכם, אין לכם שום תירוץ לא לדעת עליהם כמעט הכול.

קחו לכם שעה לחפש עליהם מידע בגוגל וחקרו על אודות עיסוקם. בדקו את הביוגרפיה שלהם ואת ערוצי המדיה החברתית שלהם בלינקדאין, בטוויטר, בפייסבוק ובמדיות חברתיות אחרות. הבינו מי הם, מה הם מביאים לשולחן וכיצד אתם יכולים לסייע להם. זה יחסוך לכם את הזמן שאתם מבזבזים על היכרות וייתן לכם את התובנות שאתם צריכים כדי לנהל פגישה אפקטיבית יותר.

2. הגדירו יעדים ברורים

יעדי הפגישה צריכים להיות ברורים לחלוטין. אם תשאלו "מה מטרת הפגישה" תוכלו להגדיר את היעדים שלכם. אם תוכלו לענות לשאלה בחמש מילים או פחות אתם על המסלול הנכון.

3. הגדירו את סדר היום ואת משך הזמן המוקדש לכל נושא

הדרך הטובה ביותר להשיג את היעדים שלכם היא דרך הגדרת סדר יום. זה מה שיספק לכם הכוונה במהלך הפגישה. זה יסייע למשתתפים לדעת למה לצפות.

כל חלק בפגישה צריך להיות סדר יום משנה עם נקודות מפתח ואבני דרך. הגדירו גבולות זמן לכל אחד מהנושאים שיכללו את תרומתם של המשתתפים לנושא. זה יבטיח כי הפגישות יישארו ממוקדות ולא יגלשו למקומות אחרים.

4. הבינו מה התוצאות הצפויות

דאגו לכך שכולם ידעו מדוע הפגישה הזו חשובה. התמקדו בהשפעה שיש על כל המשתתפים המעורבים בה. שלא כמו היעדים שלכם, כאן אתם מביטים בתמונה הגדולה של האסטרטגיה שלכם. הסיבה שזה חשוב היא כי זה יגרום למעורבות מצד המשתתפים בפגישה. הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה זה שהם ירגישו שהפגישה הייתה מיותרת.  

5. הישארו מעודכנים בחדשות

לפני הפגישה, צפו בחדשות וסרקו את הכותרות הרלוונטיות אליכם, למשתתפים ולחברות שלהם. וודאו שאתם מיועדים ויכולים להיות פרו-אקטיביים.  

6. אשרו את הפגישה

יום לפני הפגישה פנו לכל אנשי הקשר הרלוונטיים ואשרו את התאריך, השעה, המיקום והמשתתפים. זה ימנע חוסר בתקשורת בין הגורמים המעורבים כמו חוסר התאמה באזורי הזמן, או בלבול במיקום הפגישה, כך תוכלו להראות שאתם מאורגנים ובעניינים.

אם הפגישה היא פנים אל פנים, אל תשכחו לשריין חדר ישיבות. זה יהיה מביך מאוד ולא מקצועי אם תגיעו לפגישה ותגלו שהחדר כבר הוזמן.

טיפ בונוס: החברה שלי פיתחה יומן שמונע מהזמנות כפולות. ליומן מערכת שמסנכרנת את אזורי הזמן בלוחות השנה של כל המשתתפים וכן תזכורות אוטומטיות. המערכת נמצאת בשלב הבטא אבל אתם מוזמנים לנסות אותה.

7. שלחו את סדר היום לפני הפגישה

ספקו רקע עבור כל המשתתפים כדי לוודא שהם יהיו מעורבים בשיחה פרודוקטיבית והקצו את הזמן המתאים לכך בפגישה. שלחו הוראות ספציפיות בנוגע לפעולות שתרצו שהם יעשו לפני הפגישה. בקשו מהם לבצע סיעור מוחות לרעיונות, לאסוף מידע רלוונטי או לשלוח דוחות לסריקה.

8. בצעו הרצה של הפגישה

לבסוף, בצעו הרצה של הפגישה. זה אומר לוודא שאתם מכירים את הכלים שבהם אתם הולכים להשתמש, לדוגמה אם הפגישה מתרחשת באופן מקוון אתם צריכים להבין איך הפלטפורמות כמו GoToMeetingאו WebExעובדות.

זכרו, מגוון של פתרונות לפגישות אינטרנט תומכים בסוגים שונים של מסמכים. אתם צריכים לוודא כי הם תומכים בקבצים שאתם משתמשים בהם, אם לא עליכם להחליף או להמיר את הקבצים.

בנוסף, התאמנו על הפגישה עם קולגה או חבר – לא משנה אם הפגישה היא פגישה מקוונת או פנים אל פנים. אתם רוצים לוודא שהמסר שלכם או הפיצ' שלכם מקצועי, תמציתי ומעניין. בנוסף וודאו שיש לכם את כל החומרים והציוד הנכונים מוכנים לקראת הפגישה.

זכרו, הכנה נכונה לקראת הפגישה היא המפתח לפגישה פרודוקטיבית מצליחה.

מה עשיתם אחרי שקבעתם את הפגישה כדי לוודא שהיא תהיה פרודוקטיבית? שלחו לי ציוץ ל-@johnrampton וספרו לי על כך.