עובדים רוצים להיות פרודקטיביים, אך לפעמים הפיתוי של פעילויות המבזבזות זמן יותר מדי חזק. כאשר זה קורה, מתפקיד המנהיגים לדאוג לכך שאף אחד לא יסטה מהדרך.

לפי מחקר של האתר Salary, כ-89% מהעובדים מבזבזים לפחות זמן כלשהו בעבודה ברמה יומיומית. כ-31% מבזבזים זמן של כ-30 דקות לערך, אבל 10% המובילים מבזבזים לפחות שלוש שעות ביום = יותר מ-15 שעות בשבוע של פרודקטיביות מבוזבזת. כשקוראים את הנתונים האלו, מבינים את העלויות הגבוהות הכרוכות בניהול זמן גרוע.

האנשים שמבזבזים יותר מחצי מימי העבודה שלהם על פעולות הלא קשורות לעבודה יוצרים בעיה שגם סדנת ניהול זמן לא תוכל לפתור. המעסיקים שלהם לא יכולים לתת להם מספיק עבודה, או שהם צריכים למצוא תפקידים או משרות אחרות.

המדריך הזה נועד לכל שאר העובדים. בעוד הפסקות קצובות מפעם לפעם הן נפלאות עבור החשיבה, בזבוז זמן חורג מוביל לפרודקטיביות שהולכת לאיבוד, מורל נמוך ואחוז שימור עובדים נמוך. אפילו עובדים שבתזמון אחר יוכלו להיות בעלי ביצועים מעולים יכולים להתפס במלכודות של בזבוז זמן, ולכן מנהיגים צריכים לפעול לפני שהדברים יוצאים מכלל שליטה.

כדי להמנע מפרודקטיביות נמוכה ולשפר את ניהול הזמנים של העובדים שלכם, עקבו אחרי הצעדים הבאים:

ציין יעדי פרודקטיביות ספציפיים

עובדים, ואפילו העובדים העצמאיים ביותר, חייבים יעדים אליהם הם צריכים לעבוד. מנהיגים שלא קובעים יעדים ספציפיים, מזמינים את העובדים שלהם לבזבז זמן. זה לא משנה אם מדובר בכמות מכירות או יצירה של קמפיין שיווקי חדש, תנו לעובדים משהו יציב שעליהם להשיג.

אל תבצעו ניהול ברמת המיקרו, אבל כן תנו פידבק רציף כדי לתת לעובדים לדעת כאשר הם עושים את העבודה נכון, וגם כאשר הם לא. אנשים שלא מרגישים תמיכה מהמנהלים שלכם, כנראה ירגישו יותר לחץ מאשר מוטיבציה. תנו לעובדים את הכלים שהם צריכים, והיו זמינים לשאלות ופידבק. לאחר מכן, קחו צעד אחורה ותנו לעובדים לפעול למען היעדים שאתם עזרתם להם לקבוע.

קבעו משימות בצרורות

אותו סוג עבודה אמור לקחת אותו זמן עד שהוא מבוצע. עזרו לעובדים ליצור זמנים לסוגים שונים של פרוייקטים, כך שהם ידעו כמה מהר דברים אמורים להתבצע.

אם צוות השיווק שלכם יוצר הרבה קייס סטאדיז בשביל לקוחות פוטנציאלים, עזרו לפתח לו"ז לפרוייקטים - החל מראיון לקוח עד לפיתוח תוכן או עיצוב גרפי. קבע כמה זמן כל צעד בתהליך אמור לקחת, וקבע דדליין לכל אחד מהחלקים במשימה הגדולה.

כאשר העובדים מבינים כמה זמן הפרוייקט צפוי לקחת, וכמה זמן לוקח להשלים כל חלק בו, הם לא חייבים לאלתר בדקה האחרונה. זרם המאמץ הזה מונע מעובדים ליפול למעגל של עבודה בעות נוספות כדי לפצות על טעויות קודמות.

הראו לעובדים שלכם איך העבודה שלהם משפיעה על הכלל

עובדים שמבזבזים זמן לרוב עושים זאת מפני שהם לא רואים את התועלת שבעבודה מהירה יותר. להם, החברה והקולגות שבה עובדים כרגיל, וזה לא משנה ותלוי בטיב העבודה שלהם. במקרה הזה, הבעיה היא לא ניהול זמן - היא על מעורבות העובדים. שמרו עובדים בלופ לגבי מה החברה משיגה, וקשרו את הביצועים שלהם לאותם הישגים. זהו את התרומות של עובדים ומחלקות היוצאים מן הכלל, תקשרו באופן קבוע את המשימות של החברה ואיך העובדים עוזרים לקדם אותה.

בונוסים כספיים לעבודה שמבוצעת כהוגן הם ללא ספק דבר נחמד, אבל אנשים מגיבים טוב יותר למחמאה אישית. כתבו תודה בכתב יד לעובדים שעושים מעל ומעבר, כללו גם את העובדים שלכם בקטגוריית קשרים עם לקוחות - כאשר הם פותרים בעיה או מספקים שירות מעולה. ככל שהעובדים רואים יותר ויותר את ההשפעות של העבודה שלהם על מה שקורה בפועל, המוטיבציה שלהם לעבודה קשה עולה ועולה.

זה נכון במיוחד כאשר מדובר בקבוצות שעובדות ביחד. חלק מהעובדים מתקשים לראות את החיבור בין העבודה שלהם למטרות החברה, אך כאשר הם רואים איך הפרודקטיביות (או החוסר שלה) שלהם משפיעים על השותפים שלהם, הם מרגישים צורך גדול יותר כדי לעזור לצוות שלהם לצמוח.

ניהול זמן של עובדים הוא בעל אפקט מצטבר. עובדים פעילים שעושים דברים כמו שצריך משפיעים על אחרים לעשות כך גם הם. אלו שיש להם קצת לעשות (ואלו שלא עושים את מה שהם אמורים לעשות) מורידים אחרים למטה. השתמשו בעצה זו כדי לפתח משרד המלא בעובדים פרודקטיביים ומודעים לזמן שלהם ושל החברה.