כל יזם, בעל עסק או מנהל בחברה יודע שמערכות מידע חיוניות לניהול ולצמיחה העסקית. היכן שאין פתרון קיים לרכישה, נדרש פיתוח מערכת בהתאמה אישית לתהליכים העסקיים. אלא שפניה לבית תוכנה לביצוע ניתוח הצרכים העסקיים, אפיון המערכת, פיתוחה והטמעתה עולה כסף רב, מה שמרתיע אנשים רבים. הפתרון? אלתורים בעזרת טבלאות אקסל, מסמכים שונים, ספריות קבצים וכד'.

הבעיה: ניהול מידע מובנה, כחלק מתהליכי עבודה, באמצעות טבלאות אקסל אקראיות, פוגע בעסק שלנו בכמה היבטים:

• המידע לא מחובר לתהליך העבודה: עלינו לחבר "בראש" שלנו בין טבלאות וקבצים שונים, על מנת לממש את תהליך העבודה שיש לנו "בראש"
• הנתונים לא מקושרים אלה לאלו: קשרים בין טבלאות, שיוך מסמכים לשורות בטבלה, צמצום אפשרויות חיפוש וסינון בעזרת טבלאות עזר – כל אלו לא מקושרים ביניהם ופותחים פתח להזנת נתונים שגויה, לכפילויות ולהצגת תמונה שגויה של המציאות
• הזנת נתונים מייגעת ונתונה לטעויות: הזנת שורות נתונים בטבלאות רחבות, ללא בקרת הזנה על נכונות הנתונים והתאמתם לכללים העסקיים, מביאה לבזבוז זמן ולטעויות שלעולם לא נגלה בזמן
• היעדר פתרונות לניתוח אנליטי של המידע: על מנת שהמידע הנצבר בטבלאות ישמש אותנו לניהול העסק, עלינו לנתח אותו ולהביט בו בצורות שונות, על מנת לגזור תובנות עסקיות (Business Intelligence). בד"כ, האפשרות שלנו להפיק תובנות אלו בעזרת כלי הניתוח והתצוגה של אקסל (על בסיס טבלאות שאינן מקושרות ושלא תוכננו מראש למטרה זו) מוגבלת מאד
• טיפוח "ספגטי" במקום מידע וידע: ככל שכמות הנתונים גדלה, היעדר תכנון מסד הנתונים שלנו עלול להפוך לנטל במקום לנכס: קשה לנו לאתר נתונים ולסמוך על מהימנותם, הקבצים אינם יעילים לעבודה וקשה מאד להעביר את הנתונים במתכונתם המפוזרת למערכות מידע אחרות

אקסל: סביבת פיתוח מערכות מידע מתקדמות בכף ידכם

הנה דוגמא רלוונטיות במיוחד: הטופס הבא הינו חלק ממערכת לניהול הדרכות והסמכות אשר פותחה עבור חברה ישראלית: המערכת תומכת בכל תהליכי התכנון השנתי, שיבוץ ההדרכות, תזכורות באימייל ובהודעות "סמס", בקרת הסמכות ברמת מנהל מחלקה, הזנת תוצאות הדרכות, תהליך תחקור הדרכות, הפקת תעודות הסמכה, דו"חות שונים ברמות משתמשים שונות, ועוד. המערכת פותחה על גבי אקסל, בארכיטקטורה של מסד נתונים (Database) חיצוני מסוג MySQL, המשרת את כל משתמשי המערכת העובדים עם קבצי האקסל.

אפיון ופיתוח של מערכת כזו, הייתה עולה ללקוח לפחות 80,000 ₪ באמצעות בית תוכנה שבו מפתחים בסביבות פיתוח "רגילות", שאינן אקסל. כל עלויות המערכת הזו הסתכמו בפחות ממחצית, על בסיס אקסל.

הטופס הבא הינו חלק ממערכת לניהול עסק קטן: ניהול לקוחות, מוצרים ושירותים, הפקת הצעת מחיר, קבלת הזמנה, הפקת חשבוניות וקבלות, הפקת דו"חות שונים, משלוח מסמכים באימייל ללקוח, לוחות מחוונים (Dashboards) לניהול עסקי ופיננסי, ועוד.

דוגמא נוספת: לוח המחוונים הבא הינו חלק ממערכת כוללת לניהול מחלקת המכירות של חברה לשיווק פרויקטים לרשתות בתי מלון בכל העולם, הנמצאת בוונקובר, קנדה. הלוח מציג עבור איש המכירות מהן המשימות הדורשות את תשומת לבו ואיך נראה משפך ההזדמנויות שלו. המערכת מרכזת באופן אוטומטי ונסתר מהעין מידע מ-15 קבצי אקסל המשרתים את נציגי המכירות ומייצרת לוחות מחוונים ניהוליים ברמות שונות למנהלי החברה.

מערכת זו לניהול מערך המכירות בפיתוח בבית תוכנה "רגיל" הייתה עולה ללקוח לפחות $40,000, ועלתה פחות ממחצית סכום זה על בסיס אקסל.

כפי שניתן לראות, ניתן לממש מערכות מידע מרהיבות ומתוחכמות, התומכות בתהליכי עבודה קריטיים עבור עסקים בכל מגזר. אני אוהב לתאר את זה כך:

עבור מפתח מערכות מידע, אקסל מציעה סביבת פיתוח סטנדרטית, אשר ממנה ניתן למנף את ממשקי העבודה והכלים שאקסל נותן לנו מן המוכן, לעיצוב חוויית משתמש מרהיבה ואינטואיטיבית, תוך חסכון גדול מאד בזמן ובכסף.

האם יש חסרונות בפיתוח מערכות מידע על גבי אקסל?

למרות שאקסל עשוי להיות הפתרון האידאלי עבור מערכות מסוימות, יש לזכור מספר מגבלות ואילוצים:

• מעט מומחים ברמה גבוהה הזמינים בשוק: אקסל איננה משווקת על ידי מיקרוסופט כסביבת פיתוח, בעוד שקשת רחבה מאד של כלי פיתוח אחרים זמינים ומשמשים באוניברסיטאות להכשרת הסטודנטים. כמו כן, שפת הפיתוח המשמשת באקסל (שפת VBA, המשמשת, דרך אגב גם בפיתוח מערכות מידע על גבי MS-Access), אינה פופולארית, ולכן אין בנמצא מספיק מפתחים מנוסים בסביבה זו למערכות מתקדמות
• אקסל איננה מתאימה למערכות מידע אינטרנטיות (הזמינות למשתמשים דרך דפדפן אינטרנט)
• אין תאימות מלאה בין אקסל במערכות הפעלה שונות: לפיכך, אם המערכת מיועדת לרוץ על מחשבי Mac יש לתת תשומת לב מיוחדת בפיתוח הפתרון

אז מה אתם יכולים לעשות?

כאשר אני נפגש עם בעלי עסקים ומנהלים בחברות, אני מציע להם את התהליך הבא:

1. זהו את תהליכי העבודה העיקריים שלכם, אותם תרצו לממש באמצעות מערכת מידע מתאימה
2. הכינו תרשים מפורט המתאר את תהליך העבודה: מיהם האנשים הלוקחים בו חלק, מהם השלבים השונים בתהליך, האם יש תלות בין שלבים מסוימים והאם ניתן לבצע במקביל שלבים אחרים? זהו שלב חשוב המאפשר לכם לטייב ולדייק את תהליך העבודה שלכם - מומלץ לעדכן תרשים זה באופן תקופתי
3. צאו לבדוק בשוק אילו פתרונות תוכנה קיימים התומכים באופן משביע רצון בתהליכי העבודה שלכם. אם מצאתם פתרון סטנדרטי קיים העונה על 80% מהצורך שלכם – כנראה שזהו הפתרון הכדאי עבורכם
4. אם יש צורך לפתח מערכת מידע מותאמת, פנו גם לבתי תוכנה המפתחים מערכות מידע עסקיות על גבי אקסל - יכול להיות שתמצאו פתרון זול יחסית שיספק לכם את אותן התועלות העסקיות בדיוק

רוצים לחשוב ביחד מה הכיוון הנכון עבור העסק שלכם? פגישת ייעוץ ראשונה ללא עלות, בה נבחן היכן תהליכי העבודה שלכם אינם מקבלים מענה ממערכות המידע שלכם ומה אפשר לעשות כדי לקדם את העסק שלכם באמצעות מערכות מידע.