כשאתם שומעים את המילה "מזכירה", מה עולה לכם לראש?

אני אנחש שעולה איזו סצנה מהסדרה Mad Man - אישה חייכנית, לבושה בשמלה בשיא המודה, מתקתקת על המקלדת, מכינה קפה, מסדרת ניירת ויומן.

ברשימת המקצועות המבוקשים ביותר בדר"כ תמצאו מתכנתים, מהנדסים, מומחים מסוגים שונים, ונדיר שמזכירה תהיה שם. ועל אף שזה אינו המקצוע המבוקש ביותר, הוא ללא ספק בין החשובים והקריטים להצלחתו של עסק, ובפרט עסק קטן או סטרטאפ.

תפקיד המזכירה השתנה ומתפתח ככל שעולם העבודה משתנה. מעבר לשירותיות, סדר, ארגון, ניהול יומן, המזכירה היום היא אבן שואבת בכל עסק או ארגון, והרבה מונח על כתפיה. המזכירה היא בעלת השפעה גדולה, כוח לייעל את הארגון, לקבל החלטות, להקל על ההנהלה ולאפשר להם ראש שקט בהתעסקות בפעילות שלהם.

המשמעות שלה עוד יותר קריטית בחברות עם מספר אנשים קטן כמו סטרטאפים ועסקים קטנים.

הנה כמה מאפיינים חיוניים למזכירה בימינו:

ראייה מערכתית והבנה עסקית

מזכירה בדרך כלל נמצאת בצומת שבין ההנהלה לבין העובדים, לבין ספקים ואנשי מפתח מחוץ לארגון. ככזו, היא צריכה להבין את העולם העסקי, איך הוא מתנהל, מה הניואנסים בעסק הזה, מה הצרכים הנוכחיים. איך כל דמות וכל גורם איתו היא בקשר יכול לתרום או למנף כדי לקדם פעילויות שונות. זה הרבה יותר מהיכרות אישית, מדובר בהבנה איך פועל העסק ומה הכוחות השונים הפועלים על כל גורם ופרט.

חברות בקבוצות מקצועיות

על מזכירה היום להיות חברה בקבוצות מקצועיות שיכולות להרחיב את הידע המקצועי שלה, לחשוף אותה לרשת תמיכה של מזכירות נוספות, להיות מעודכנת בתעשייה שלה, בספקים שונים ובטרנדים בעולם העסקים. ישנן הרבה קבוצות כאלו ברשתות החברתיות, מפגשי Meetup שונים, ועוד. כל אלו יתנו למזכירה יתרון תחרותי ומקצועי ויאפשרו עבודה טובה ואיכותית יותר.

גישה לכלים טכנולוגים

מזכירה עובדת על מגוון תחומים: ניהול יומן, גישה להנהלת חשבונות, טיפול באח"מים, לידים, ספקים שונים ועוד.

כשהיא תדע לייעל את הפעילות שלה – כך היבטים חשובים של העסק יתייעלו ויפעלו טוב וחלק יותר. ישנם הרבה כלים טכנולוגים, תוכנות ותוספים לדפדפן שנוצרו רק עבור ייעול פעילות אדמיניסטרטיבית מגוונת, ולכן ההיכרות והשימוש של המזכירה בכלים אלו הם חיוניים.

למידה מתמדת

כיום הלימודים באוניברסיטה וקורסים מקצועיים הם חשובים, אבל הם רק חלק מהידע שעל מזכירה לדעת. מהיותה דמות מרכזית ובעלת השפעה בארגון המתחזקת את תשתית הפעילות חשוב שתתמיד בהשקעה בידע שלה. כמו גם על המעסיקים מוטלת האחריות לשלוח את המזכירה להשתלמויות והעשרה מתמדת. יש מגוון קורסים, סדנאות, און ליין ואוף ליין שיוכלו לספק כלים, שבסופו של דבר יבואו לידי ביטוי בהתנהלות העסק.

מזכירה מרחוק – מיקור חוץ

מזכירה לא תמיד חייבת לשבת בחברה: מזכירות מרחוק הינו מקצוע מבוקש כבר שנים בעולם ונעשות יותר ויותר נפוצות גם בארץ. הפעילות שלהן יעילה וממוקדת ללא הסחות דעת מיותרות. מתוקף היותן "רחוקות" הן חייבות להיות אפקטיביות, טכנולוגיות ומתקדמות. הן מספקות ערך גדול לעסק: חוסכות זמן, הוצאות ומספקות יעילות גדולה. זוהי נקודת ציון באבולוציה של תפקיד המזכירה, והכיוון אליו הולך התפקיד.

 לסיכום

תפקיד המזכירה הוא בעל כח רב, מזכירות צריכות לראות את התמונה הרחבה, לדעת מה קורה בחוץ ובעיקר איך להתנהל בצורה יעילה ותומכת לצרכי החברה בעולם משתנה ומהיר. בהסתכלות כרונולוגית, מעניין איך את התפקיד מתפתח, והופך לעצמאי יותר ברמת האחריות, מיקום גיאוגרפי ובעל השפעה על העסק יותר מאי פעם.