כאשר אנחנו חושבים על תיירות, לרוב עולות בדמיוננו תמונות של נופים שובי עין, טיולים ארוכים באירופה, ביקורים באתרים היסטוריים ושאיפות עמוקות לריאות של תרבות, היסטוריה ומורשת. לעתים נדירות אם בכלל אנחנו מדמיינים אולמות כנסים, מרצים מקצועיים ושיחות בין מומחים בתחום כלשהו. 

עם זאת, בעוד שכבודה של תיירות הפנים והחוץ הסטנדרטיות במקומן מונח, הרי שבשנים האחרונות התפתח כמעט מבלי שנרגיש סוג חדש ומסעיר של תיירות וכפי שכבר הסגירה הכותרת, מדובר על תיירות כנסים.

למרות שהקהל הרב עדיין לא מכיר את ההיבטים השונים ואת אופיה המיוחד של התיירות הזו, ישנם כבר רבים שעבורם מדובר על עניין שבשגרה.

תיירות הכנסים הפכה לפופולארית מאוד בשנים האחרונות בעקבות מספר תהליכים מרכזיים כשבראשם תהליך הגלובליזציה. כיום ישנן חברות ענק שמפעילות מאות סניפים בכל רחבי העולם כאשר התקשורת ביניהם מתבצעת דרך האינטרנט בלבד אבל עם כל הכבוד לאוטוסטרדת המידע, עוד לא נמצא התחליף לאינטראקציה האישית הבלתי אמצעית.

תיירות כנסים: נעים כדי להכיר

הצורך להיפגש פיזית עם מומחים שעוסקים באותם התחומים, החשיבות של מפגשים פנים מול פנים והחלפת המידע בדרך הישנה והטובה הובילו לכך שכיום למעלה מעשרה אחוז מכלל טיסות העסקים הבינלאומיות הן טיסות לצורך תיירות כנסים.

המדינות המובילות באירוח כנסים הן ארצות הברית במקום הראשון והמכובד, ואחריה צועדות בסך גרמניה, איטליה וספרד.

במהלך הכנסים ניתן להתרשם מהרצאות של מומחים בעלי שם עולמי בתחומם, להתעדכן בכל הידע המקצועי הרלוונטי והעדכני ביותר שקיים, להחליף רשמים עם קולגות מכל רחבי העולם ולאחר מכן לחזור למדינת המוצא עם ידע רב ביותר.

מדי שנה מתקיימים ברחבי העולם יותר מ-15 אלף כנסים, אך המומחים בתחום מדווחים כי מספר זה צפוי לעלות, שכן ענף התיירות הזה הוא הצעיר ביותר מכל ענפי התיירות האחרים ונמצא בעלייה מתמדת ברמת הפופולאריות שלו.

לברר כמה שיותר פרטים מראש

אחת הסיבות לכך שמדובר על תחום תיירות כל כך אטרקטיבי היא שחלק לא מבוטל מההוצאות של התיירים מכוסה על ידי הארגון שבו הם חברים, החברה שבה הם עובדים או אפילו על ידי הגוף שמארגן את הכנס.

לעתים ההשתתפות בכנס מקנה הנחות רציניות, למשל במחירי החדרים במלון ובמחירי הארוחות. אך חשוב מאוד שלא לסמוך על המזל הטוב או על טוב לבם ונדיבותם של מארגני הכנס ותמיד לברר כמה שיותר פרטים לגבי העלות של החוויה:

* בררו היטב לאילו הטבות או הנחות אתם זכאים מתוקף השתתפותכם בכנס ולאילו לא.

* בררו מהי העלות או מהי התוספת שעליכם לשלם כדי ליהנות מחדר מוצלח וארוחות טובות (אחרי הכול מדובר על תיירות...).

* בררו מה היא העלות עבור הלנה של בני זוג או אפילו ילדים במתחם האירוח של הכנס.

לא לשכוח את הטרנספורטציה

לעתים קורה שתייר כנסים מתכנן עבורו את הטיול המושלם לפרטי פרטים ועדיין מגלה בדיעבד שהוציא הרבה יותר כסף ממה שתכנן.

הוא מפרט לעצמו מבעוד מועד את סידורי הלינה במלון הבוטיק הנפלא הסמוך למתחם הכנס ומחשב בדיוק כמה כסף יצטרך להוציא בשביל ליהנות מהחוויה המשכילה והנעימה. בסופו של דבר הוא מגלה כי חישוביו לא היו נכונים.

מדוע? כיוון ששכח להכניס לשיקול הסופי את עלות טיסות הפנים בארץ היעד. שימו לב – לא תמיד הכנס נערך במרחק נסיעה משדה התעופה בו תנחתו בסיום הטיסה מישראל. גם כאן, ככל שתשכילו לברר יותר פרטים מבעוד מועד, תצאו נשכרים:

* נסיעה ברכבת באירופה יכולה לעלות בקלות מאות יורו וכך לנפח עד מאוד את מסגרת התקציב שלכם.

* בררו היכן ממוקם הכנס יחסית לשדה התעופה והאם ישנו צורך להזמין כבר מהארץ טיסות זולות.

* בררו היכן ממוקם הכנס יחסית לאטרקציות מרכזיות בסביבה ואת דרכי ההגעה אליהן.

כפי שאתם מבינים, בירור מקדים ומעמיק יכול לשדרג את החוויה ולחסוך לכם סכומי כסף לא מבוטלים והוצאות לא צפויות. עשו את הדבר הנכון ובררו טרם היציאה מהארץ כמה שיותר פרטים אודות החוויה שאתם צפויים לעבור מבחינה כלכלית.

אנחנו מניחים שאתם כבר יודעים מי הם המרצים המרכזיים בכנס ובמידה ואתם מרצים בכנס בעצמכם, ישנו סיכוי לא רע שהמצגת כבר מוכנה והאנגלית כבר מתגלגלת על הלשון, אבל אל לכם להזניח את העניין הפיננסי. בררו מראש כל מה שאתם יכולים לברר בנוגע להוצאות התחבורה, הלינה, הארוחות, האטרקציות הנוספות ועוד כיוון שלפעמים מה שמתחיל כהזדמנות מצוינת לתפוס קצת אירופה ובזול, יכול להפוך להוצאה רצינית ולא צפויה.