נתחיל בשאלת מיליון הדולר: עם מה מתחילים - משימה דחופה או משימה חשובה?

השעה היא 9:00 בבוקר ביום ראשון, ורק הגעתם לעבודה. רשימת המטלות שלכם לשבוע זה כוללת משימות כמו לענות למיילים, ליצור קשר עם הלקוחות, להשתתף ב-4 פגישות, לחקור את צרכי קהלי היעד שלכם, להוציא הצעת מחיר, לעדכן תוכנית לפרויקט, לקרוא על התפתחויות חדשות בתחום שלכם ו...שכחתי משהו? כמובן שמיותר לציין שכל יום מסתיים עם משימות נוספות שצריכות להתבצע בימים הבאים, ולכן חשוב מאוד להבין כיצד לנהל את הזמן והמשימות שלנו נכון.

באילו משימות עלינו להתמקד קודם?

לרוב, אנו נעדיף לבחור במשימות קלות לביצוע או כאלו שאנחנו כבר באיחור עימן (והיו צריכות להיות מוכנות כבר אתמול), ללא קשר לחשיבות . אפקט - "דחיפות בלבד".

אבל האם זו השיטה הנכונה? בשנת 2018, חוקרים תיעדו השפעה זו על פני חמישה ניסויים. המשתתפים התבקשו לקבל החלטות בין משימות שונות בדחיפות ובחשיבות, כאשר המגמה הייתה לבחור במשימות הדחופות, למרות שאלו החשובות הניבו יותר רווח. החוקרים גילו שאנשים מעדיפים משימות דחופות על פני משימות חשובות, גם כאשר משימות אלו באות על חשבון הרווח. לכן, נראה שאנחנו שמים לב לזמנים בעיקר כשאנחנו מרגישים שיש לנו פחות זמן. ניתן להבין מכך שכאשר אנו חשים עסוקים, אנו נוטים יותר למשימות דחופות ולא למשימות חשובות.

בנוסף, כשיש לנו הרבה משימות ולא מספיק זמן לבצע אותן, אין לנו אינדיקציה רוחבית אופטימלית בכדי לקבוע את החשיבות היחסית של כל אחת מהמשימות שלנו. במצב כזה, אנו בוחנים את סביבתנו למציאת רמזים (כמו אורך המשימה או מועד המשימה), שיעזרו לנו בתיעדוף המשימות. כמו כן, אנחנו מתמקדים במה שנוכל להסיר במהירות מהרשימה, בכדי להרגיש שליטה בלוחות הזמנים העמוסים שלנו.

גם אם זה נראה הגיוני, קביעת עדיפות מתמדת למשימות דחופות פירושה שמשימות חשובות שאין להן תאריך יעד דחוף (כגון עדכון קורות החיים או ביצוע עבודות יצירה) נדחקות הצידה למועד מאוחר יותר. אל חלקן אף פעם לא נגיע, והן רק ברשימה בכדי להזכיר לנו שלא שכחנו שמדובר בעניין חשוב. אם זה לא נשמע לכם כל כך נורא - כשאנחנו לא מצליחים לעשות את מה שחשוב, אנו מרגישים לחוצים, מוצפים וחסרי מוטיבציה ויצירתיות.

אז מה מנהלים יכולים לעשות על מנת לעזור לעובדים להילחם בנטייה זו?

 המחקר העדכני מציע פתרון פשוט: להקצות לעובדים זמן למשימות שהן חשובות אך לא דחופות. נקרא לזה זמן פרואקטיבי או זמן-פרו.

לצורך בדיקת הרעיון, נערך מחקר על 46 עובדים במשרה מלאה. למחציתם, הקצו באופן אקראי כ-30 דקות למפגש המסביר את תהליך הניסוי. במהלך הזמן הזה, התבקשו העובדים להכין רשימה של המשימות החשובות והדחופות ביותר שלהם, לחסום שעתיים בלוח השנה בכל יום במשך 2-3 השבועות הבאים, ולמלא את הלו"ז שלהם ב- "בזמן-פרו" עם משימות חשובות, אך לא דחופות.

וכך, בתחילת שבוע העבודה הבא כל העובדים היו מוכנים להתחיל את העבודה, כאשר מחצית מהם עובדים  עם "זמן-פרו" ביומנם, והחצי השני ממשיך את עבודתו כבדרך כלל.

לפני תחילת תקופת הניסוי, התבקשו 2 קבוצות העובדים לענות על סקר בן 25 שאלות, בנוגע להרגשתם עם הלחץ, הפרודוקטיביות, ניהול הזמן, עומס העבודה והתגובות שלהם ללקוחות. בתום תקופת הניסוי, העובדים נתבקשו לענות שוב על אותן 25 השאלות.

לאחר 6 השבועות במהלכם התקיים הניסוי, דיווחו כ-14% מהעובדים בקבוצה של "זמן-פרו", כי הם יותר יעילים בניהול הזמן שלהם. הם גם דיווחו כי הרגישו את עצמם בכ-9% פחות מוצפים בעבודה, וכי הם מרגישים עלייה של 12% במוטיבציה והרצון להצליח יותר במשימות, לעמוד בלוחות זמנים חשובים ולבצע משימות חשובות מהר יותר. לעומת זאת, העובדים במצב הביקורת (ללא הכנסת "זמן-פרו" ליומנם) דיווחו שהם פחות יעילים עם זמנם בכ-6%. בנוסף, 10% מהם חשו יותר מוצפים ו-4% דיווחו כי הם פחות פרודוקטיביים.  נתון מפתיע נוסף -  העובדים שהכי נהנו מ"זמן-פרו", היו אלה שנראו הכי לחוצים בזמן, לפני תחילת הניסוי.

לסיכום, כ-84% מהמשתתפים המליצו להשתמש בשיטה זו עבור כלל הארגון שלהם.

כיצד להשתמש בזמן-פרו בצורה יעילה?

אחד המשתתפים בניסוי מספר: "להפסיק ריבוי משימות ולהתמקד במשימה אחת מתחילתה ועד לסיומה היה הדבר הכי מאתגר. מאוד אהבתי את הכלל הדורש לכבות את הטלפון הנייד למשך שעתיים בכל יום, ואני מתכוון להמשיך עימו הלאה. לקח לי כשבוע להתרגל לרעיון, אך  לאחר מכן היה לי קל להמשיך עם התהליך".

על מנת ש"זמן-פרו" יהיה אפקטיבי, עליו להיות נטול הסחה, כלומר ללא מיילים, ללא טלפונים וללא הודעות טקסט. גם אם אנו עשויים להתפתות  לבדוק את הדוא"ל או לענות על בקשת לקוח דחופה, אנו זקוקים לזמן בכדי להפסיק לחשוב על משימה אחת לפני שנוכל להפנות את כל תשומת לבנו למשימה אחרת. מסיבה זו, על המעסיקים לוודא שהעובדים יצליחו "לכבות" את כל הסחות הדעת במידת האפשר, ולחסום את הזמן מראש בלוח השנה שלהם.

חשוב כמובן לקחת בחשבון שבכל חברה ולכל סוג עובד, הרעיון יכול לעבוד בצורה שונה. במילים אחרות, המנהלים צריכים להתאים את השיטה למידות הארגון שלהם וגם לשאול שאלות נוספות כגון:

• האם עלינו לחסום בצורה יזומה את הזמן בלוח השנה של העובדים להקלת התהליך?
• האם יש צורך בחסימת פרקי זמן בכל יום עבודה לקבלת תוצאות חיוביות?
• האם שעתיים הן פרק הזמן הנכון ביותר לתהליך?

לסיכום, ישנו צורך במחקרים נוספים בכדי להבין כיצד השיטה פועלת בתנאים ותחומים שונים.

בינתיים, מומלץ לנסות ולהשתמש בשיטת "זמן-פרו" ולחסום זמן למשימות חשובות אך לא דחופות, בתוך תקופה לא ארוכה אתם כבר תראו איך זה מייעל את ניהול הזמן שלכם ובהמשך גם מוביל לתוצאות עסקיות מובהקות.