9 מרץ 2020 | אהרונה משכיל
בצל הקורונה המתפשטת – איך לנהל צוותים מרחוק?
וירוס הקורונה גורם לנזקים חמורים בכל התחומים, אך כשזה נוגע לעובדים אשר טסים לצורכי עבודה - הפגיעה היא כפליים: הן לארגון והן לעובד. אז איך ניתן לנהל את העובדים בעבודה מרחוק? לפניכם טיפים חשובים ביותר:
ווירוס הקורונה מתפשט כבר כמעט בכל מדינה ואין תחום בתעשייה שלא ניזוק כלכלית מהשלכות הווירוס. הפחד מטיסות, המסכות שספק אם מונעות הידבקות מהווירוס, המוצרים שמיוצרים ומיובאים מהמזרח, הבורסות בעולם ועוד.
הנזק הגדול הוא עבור ארגונים אשר מסתמכים על עובדים שצריכים לטוס כדי לשווק, למכור ולהיפגש עם ספקים, לקוחות ומשקיעים.
המצב הנוכחי מחייב התארגנות מחדש מצד ארגונים שנוהגים לשלוח עובדים לחו"ל לצורך עבודה וקיים פתרון שכבר מיושם בארגונים רבים עוד לפני התפרצות הווירוס והוא עבודה ב"שלט רחוק".
צוותים "מרוחקים" או צוותים העובדים במרחבים ווירטואליים, יכולים לעבוד מכל מקום בעולם, בכל שעה ועם מספר בלתי מוגבל של משתתפים. מחקרים מראים שצוותים הטרוגניים הכוללים שונות תרבותית וגמישות מחשבתית תורמים לעבודה יצירתית ומעלים את הפרודוקטיביות ב-30%.
לפניכם שבעה טיפים שעשויים לעזור לכם לנהל צוותים מרוחקים:
תקשורת יתר – אל תחסכו בתקשורת עם כל חברי הצוות על מנת שלא ירגישו מבודדים מהארגון. דרכי תקשורת כמו slack, trellis, skype, zoom, google hangouts או כל דרך אחרת כדי שכולם יהיו מקושרים אחד לשני. קחו לדוגמה את חברת Automattic, הצוות המרוחק שפיתח את Wordpress: המייסד שלהם, מאט מולנברג אמר: "אני אתקשר כמה שיותר כי זה החמצן של צוות מרוחק. כנראה שזה עובד לו טוב...
הבדלי שעות – לרוב, הצוותים המרוחקים נמצאים באזורי זמן שונים. תוודאו שכשאתם לוגמים את האספרסו הראשון שלכם בבוקר, ששאר הצוות לא ישן באותו זמן. לפעמים מוטב לבנות צוותים שנמצאים באזורי זמן דומים לאלו שלנו.
רחוק מהעין, רחוק מהלב – כשאנחנו מתקשרים עם עמיתים פנים מול פנים אנו מסתמכים לעיתים על תקשורת בלתי וורבלית כדי לבנות אמון. החיוך, תשומת הלב של המנהל שלנו לפרטים מסוימים, המידע שיש לנו על עמיתים אחרים בתוך הארגון, כל אלה בונים יחסי עבודה טובים ואמון. בצוותים מרוחקים זה לא קיים, ואם נוסיף לזה שחברי הצוות לא תמיד פותחים מצלמה בזמן שיחת ועידה, הרי שקשה יותר יהיה לבנות אמון.
הבדלי שעות – לרוב, הצוותים המרוחקים נמצאים באזורי זמן שונים. תוודאו שכשאתם לוגמים את האספרסו הראשון שלכם בבוקר, ששאר הצוות לא ישן באותו זמן. לפעמים מוטב לבנות צוותים שנמצאים באזורי זמן דומים לאלו שלנו.
רחוק מהעין, רחוק מהלב – כשאנחנו מתקשרים עם עמיתים פנים מול פנים אנו מסתמכים לעיתים על תקשורת בלתי וורבלית כדי לבנות אמון. החיוך, תשומת הלב של המנהל שלנו לפרטים מסוימים, המידע שיש לנו על עמיתים אחרים בתוך הארגון, כל אלה בונים יחסי עבודה טובים ואמון. בצוותים מרוחקים זה לא קיים, ואם נוסיף לזה שחברי הצוות לא תמיד פותחים מצלמה בזמן שיחת ועידה, הרי שקשה יותר יהיה לבנות אמון.
אחת העצות שלי היא לקבוע שיחת עדכון פעם בשבוע בה כולם נוכחים, משתפים ופותחים מצלמה. אפשר גם לנצל את הזמן להיכרות אישית או כדי לשחק משחק ווירטואלי ביחד. המטרה היא שהצוות יכיר אחד את השני ויבנה אמון שיתרום לעבודה פרודוקטיבית גם מרחוק.
בהירות משימות – כשמנהלים צוות מהנדסים או צוות פיתוח חשוב מאוד לשלוח הוראות ברורות על מנת למנוע בלבול, עריכה מחדש ועדכונים אין סופיים.
בהירות משימות – כשמנהלים צוות מהנדסים או צוות פיתוח חשוב מאוד לשלוח הוראות ברורות על מנת למנוע בלבול, עריכה מחדש ועדכונים אין סופיים.
בתחילת הפרויקט תוודאו שכל חברי הצוות מבינים את המטרות, אבני דרך ואת התפקידים ותרומתם להצלחה של הפרויקט. בנו תוכנית דיווח ועדכון ופרמטרים לשיתוף ומשוב. תשתמשו בכלים ווירטואליים כמו Jella ו-Trello שבאמצעותם אפשר לראות ויזואלית את התקדמות התהליך.
תרבות המשוב – כשעובדים מרחוק קשה יותר לתת משוב. אם לא בניתם אמון ביניכם לבין חברי הצוות יהיה לכם קשה לתת משוב בונה כי זה עלול להתפרש כביקורת ומשם ההתדרדרות לתסכול וקונפליקטים היא מהירה.
תרבות המשוב – כשעובדים מרחוק קשה יותר לתת משוב. אם לא בניתם אמון ביניכם לבין חברי הצוות יהיה לכם קשה לתת משוב בונה כי זה עלול להתפרש כביקורת ומשם ההתדרדרות לתסכול וקונפליקטים היא מהירה.
עשו תיאום ציפיות לגבי איך נותנים משוב. וודאו שאתם משתפים את ה"למה" מאחורי ה"מה", כלומר הרציונל מאחורי ההחלטה "ערוך את הקוד מחדש". התחילו תמיד את השיחה במשוב חיובי ואם אתם דורשים שינויים, בנו רציונל חזק כדי להצדיק את השינויים ובקשו מהצוות לתת את הדעה שלהם.
בירה על הבר – נכון שהטכנולוגיה שולטת בעולמנו, יש לנו רובוטים שיודעים לרקוד ולבצע משימות, יש לנו מיקרו צ'יפים מתחת לעור ומדפסות תלת מימד, אבל כל אלה לא יכולים להחליף את הצורך בבונדינג פנים מול פנים. אם חשוב לכם לבנות צוות מרוחק שמשתף פעולה אתם חייבים לתכנן ביקורים פיזיים מדי פעם.
שוויון בהתייחסות לחברי צוות – חשוב להתייחס לכל חבר צוות כשווה בין שווים עם חברי צוות במטה שלכם. אין דבר פוגע יותר במוטיבציה ובפרודוקטיביות מאשר ההבנה שאתם מתייחסים באופן שונה לצוותים פרונטליים מאשר לצוותים המרוחקים.
בירה על הבר – נכון שהטכנולוגיה שולטת בעולמנו, יש לנו רובוטים שיודעים לרקוד ולבצע משימות, יש לנו מיקרו צ'יפים מתחת לעור ומדפסות תלת מימד, אבל כל אלה לא יכולים להחליף את הצורך בבונדינג פנים מול פנים. אם חשוב לכם לבנות צוות מרוחק שמשתף פעולה אתם חייבים לתכנן ביקורים פיזיים מדי פעם.
שוויון בהתייחסות לחברי צוות – חשוב להתייחס לכל חבר צוות כשווה בין שווים עם חברי צוות במטה שלכם. אין דבר פוגע יותר במוטיבציה ובפרודוקטיביות מאשר ההבנה שאתם מתייחסים באופן שונה לצוותים פרונטליים מאשר לצוותים המרוחקים.
חשוב להטמיע ערכים של שוויון, אמון וכבוד הדדי. יש שלושה דברים אשר תורמים לצוות להרגיש שוויון ובר אמון:
1. הביעו הערכה לעבודה שהצוות עושה. הקשיבו לדאגות ולתקשורת הלא מדוברת, כלומר לקונטקסט.
2. היו רגישים להבדלי שעות בקביעת פגישות. תנו לצוות המרוחק להחליט מתי זה זמן טוב לערוך פגישה.
3. תנו להם גיבוי מול ההנהלה ותנו להם להבין שאכפת לכם מהם כאינדיבידואליים ולא רק כמפתחים.
1. הביעו הערכה לעבודה שהצוות עושה. הקשיבו לדאגות ולתקשורת הלא מדוברת, כלומר לקונטקסט.
2. היו רגישים להבדלי שעות בקביעת פגישות. תנו לצוות המרוחק להחליט מתי זה זמן טוב לערוך פגישה.
3. תנו להם גיבוי מול ההנהלה ותנו להם להבין שאכפת לכם מהם כאינדיבידואליים ולא רק כמפתחים.
הניסיון שלי בליווי והדרכה מלמד שהעבודה עם צוותים מרוחקים מעמיד במבחן את מנהלי הצוותים. מנהל צוות טוב הוא אחד שיודע לנהל בו זמנית את הצוותים שיושבים לידו ואת הצוותים המרוחקים באופן שווה. העצה שלי לאותם מנהלי הצוותים היא להשקיע בשלושה ערכים חשובים: תקשורת טובה, בניית אמון ושוויון. אם תצליחו לעשות זאת הצוותים שלכם יהיו פרודוקטיביים ומוצלחים.
הוסף תגובה
מומחית לייעוץ והדרכה בין־תרבותית ומייסדת תחום ההדרכה לאינטליגנציה תרבותית בישראל
מאמרים נוספים
