תקופה מאתגרת, כבר אמרנו? בשבוע האחרון נתקלתי באינספור פוסטים 'מעשירים' בנושא התייעלות בעבודה מהבית. אנשים רבים שעובדים כעת במציאות שונה ומנהלים אשר נדרשים לנהל עובדים מרחוק ובסביבה 'חדשה' מגיעים לתובנות ומשתפים אותנו.

כאשת מקצוע אני מלווה ארגונים גלובליים בבניית צוותים ווירטואליים. תהליך זה כולל למידת התנהלות שונה המורכבת מבניית קודים נכונים לתקשורת, פתרונות לקונפליקטים שצפים במרחב הווירטואלי ויצירת אמון בין חברי צוות המפוזרים במדינות שונות ברחבי העולם, ולעיתים כלל לא מכירים זה את זה.

לעבודה מהבית יש יתרונות, אבל כשזה מגיע עם לחץ, חוסר ודאות, תנאים פחות אופטימליים ואפילו סוג של כאוס כמו שאנו חווים כעת, זה ילווה ברגשות מעורבים.

המאמר הזה מיועד לכל אלו העובדים מהבית, עם מספר טיפים שבלי מאמץ רב ימקסמו את עבודתם

צרו מקום פרטי: אם מתאפשר, הגדירו אזור בבית כ"משרד". אם זו לא אופציה, ודאו שיש לכם מקום שקט שם תוכלו לנהל בפרטיות שיחות טלפון, פגישות און ליין ועוד משימות בווירטואל. זה חשוב ממספר סיבות:

• זה יעזור לכם להפריד מסמכים שקשורים לעבודה ממסמכים אישיים (כשיש ילדים בבית או שולחן משותף עם בן/בת זוג זה עשוי להקל על ההפרדה).
• משמעת עצמית היא חלק חשוב בעבודה מהבית. כשיש לכם מרחב עבודה נפרד, זה ידרבן אתכם לעבוד.
• סביבה רועשת בבית תסיח את דעתכם בעת שיחות עבודה או בכל משימה שדורשת ריכוז. 

הוסיפו אלמנטים אישיים: שאלו את עצמכם מה נחוץ לי כדי להפוך לפרודוקטיבי? האם זו מוזיקת רקע, נר ריחני, כיסא מיוחד? אני אוהבת לעבוד בלילות כשהבית שקט, לעיתים מדליקה נר ומכינה קנקן תה טעים. דאגו שהמקום שהקצתם, יענה לצרכים ולסגנון האישי שלכם.

הציבו יעדים יומיים: כשאין מנהלים או עמיתים סביבכם, חשוב להציב מטרות. חשבו מה מספר המטרות ההגיוניות שתצליחו לסיים ביום אחד (ממליצה על 2-5 מטרות ממוקדות). נכון שלא תמיד נצליח לסיים את כל מה שתכננו אבל להתחיל את היום עם תוכנית יעזור לכם להיות מאורגנים ופרודוקטיביים.

אל תתנתקו מהסביבה: אחד האתגרים בעבודה ב'שלט רחוק' מהבית הוא שאתם לרוב לבד. אי אפשר לשאול קולגה שיושב לידכם שאלה ולא נפגשים עם חברה מהמשרד ליד מכונת הקפה. יתכן שמי שעבודה מרחוק היא דבר חדש עבורו ירגיש מנותק, דבר שעלול להשפיע לרעה על העבודה והתפוקה.

כדי להילחם בתופעת ה"לבד" חשוב להישאר בקשר עם עמיתים. צרו שיחות מסדרון וירטואליות, שתפו אותם ברעיונות שיש לכם. תקשורת מוגברת חשובה מאוד במרחב הווירטואלי במיוחד בתקופה כזו. המייסד של "אוטומטיק", שהצוות הווירטואלי שלו פיתח את וורדפרס נהג לומר: "אני אתקשר איתם כמה שיותר כי זה החמצן של צוות מרוחק."

צרו "פגישות קפה" ווירטואליות. אתם יכולים לנהל שיחה על כוס קפה, שתפו איזה קפה אתם שותים, איך נראה הספל החביב עליכם. זה יוצר את תחושת "הביחד" ומאפשר לתמוך אחד בשני.

בחרו בקפידה את דרך התקשורת: בשונה להתנהלות במשרד, שם מתקשרים באופן אורגני ומבינים את קודי התקשורת המילולית ו/או הבעות פנים ושפת גוף, במרחב הווירטואלי זה לא קיים. בעבודה במשרד השיחות נערכות באופן ספונטני, כשבמרחב הווירטואלי נדרש למצוא זמן שיחה שמתאים לכל הצדדים.

כשמחליטים על דרך התקשורת, אם זה בטלפון, שיחת וידאו, מייל או טקסט, חשבו באיזה אופן המסר יעבור באופן מדויק ואפקטיבי. כשאתם עושים סיעור מוחות עם עמיתים, וואטסאפ או סוג דומה של תקשורת כנראה יהיו פחות אפקטיבים ועלולים להיות ליצור אי הבנות בהעברת המסר. אם אתם בספק, שאלו את עצמכם איך אתם הייתם רוצים לקבל את התקשורת מהעמית.

לא לפחד לשאול שאלות: חוסר הבנה יכול להתרחש בכל סיטואציה אבל הוא נפוץ יותר כשכל הצוות עובד מרחוק. לכן חשוב לשאול שאלות וליצור בהירות. אם ישנם מהלכים שלא מובנים לכם או שכחתם את מועד הגשת העבודה פשוט תשאלו!

קחו הפסקות יזומות: כשאתם עובדים במשרד, ישנם הרבה הפסקות שאתם כלל לא מחשיבים. קמים לעשות קפה, מדברים עם עמית, בודקים הודעות בטלפון וכדומה. זאת התנהלות טבעית במשרד ואפילו מומלצת כי היא יוצרת אווירה של "ביחד" ושייכות. כשמתחילים לעבוד מהבית לעיתים עולים רגשות אשם כשעושים הפסקות כי זה עלול להיתפס בעיניכם שאתם 'מרמים' בשעות העבודה שלכם.
נסו להיות עקביים בהתנהלות שלכם כשאתם עובדים מהבית. מחקרים מוכיחים שאחרי עבודה מפוקסת של 25-60 דקות, מומלץ לקחת 5-17 דקות של הפסקה, זה עוזר לפרודוקטיביות ולאנרגיה.

מאחלת לכולנו עבודה פורייה ושנעבור את התקופה הזו באופן שפוי ובשמירה על עצמנו והסביבה שלנו.