זיו, מנהל מוצר טכנולוגי בחברת הייטק מוכרת, גילה  להפתעתו שיש למוצר שהוא מנהל מתחרה חדש. חברת סטארטאפ פיתחה מוצר דומה, בפחות השקעה ובשיטה שונה לגמרי. הלקוחות התחילו לעבור ולקנות את המוצר המתחרה .זיו ערך בדיקה  ראשונית וגילה שהמוצר המתחרה  מבוסס "ענן", המוצר ניתן כשירות ומסתמך על "חוכמת ההמונים" ומתפתח תוך כדי שימוש. זיו הבין שעליו למצוא פתרון מהיר לשיבוש הטכנולוגי הזה, כיון שעד שיספיק להעביר החלטה בארגון  ההיררכי שלו לעבור לטכנולוגיות ענן, עד שניתן יהיה לעבוד על מסמכים שיתופיים ולאפשר ליותר עובדים לשתף מידע, לנייד את המידע ולעבוד בכמה פלטפורמות בו זמנית... בעצם, לפחות כמו של המוצר של המתחרה  החדש... הפער ימשיך להתרחב!


מחקרים רבים מלמדים על כך שכ 90% מהנהלות ארגונים בסקטורים השונים רואים בהחלפה ושידרוג מערכות קיימות בארגון, לטכנולוגיות חכמות - תהליך קריטי במהלך העשור הבא. לתפיסתם, שימוש בטכנולוגיות דיגיטליות אינו נדרש רק בגלל התחרות אלא בהחלט יכול לשנות ולשפר את הפתרונות שארגון יכול להציע ללקוחות, לייעל תהליכים ולשפר מדדי ביצוע. תהליך זה של שינוי ארגוני בעקבות הכנסת טכנולוגיות חדשניות נקרא: טרנספורמציה דיגיטלית.


טרנספורמציה דיגיטלית מבוססת על היכרות והטמעת טכנולוגיות מתקדמות חדשניות במטרה ליצור סביבה חכמה, מותאמת, יעילה.  טכנולוגיות חכמות מבוססות ברובם על היכולת לנתח מידע כבסיס ליצירת אוטומציה. השילוב של מידע וטכנולוגיות מתקדמות מתאפשר על ידי שימוש באלגוריתמים לומדים (בינה מלאכותית) ומאפשר יצירת "סביבה חכמה". סביבה שכזו משנה סגנון חיים וסביבת עבודה. 


סביבה חכמה מתחילה בהבנת חשיבותו של המידע, ביכולת לאסוף, לנתח נתונים וליצור תובנות מועילות במהירות ובהתאמה. תובנות המובילות ליישום אוטונומי בתהליכי אוטומציה בתעשייה, במסחר, בעסקים ואפילו בפדגוגיה. מאפשר ליצור פעילויות ה"לומדות" לאורך זמן את צרכי השטח ומסתגלות אליו במהירות. בתכנון נכון המשלב טכנולוגיה חדשנית, אלגוריתמיקה מותאמת ונתונים רלוונטיים ניתן ליצור סביבה "חכמה" שבה ה"חפצים" עצמם יוצרים את הפעילות הרוטינית תוך כדי החלפת מידע [IOT] וביצעו שינויים והתאמות לצרכים משתנים תוך כדי תנועה, תוך כדי עבודה. דמו בנפשכם מחסן המכיל סחורות המנוהל באמצעות סבלים ומדפי עץ לעומת מחסן המנוהל אוטונומית על ידי רובוטים ובאמצעות מערכת מידע. השינויים ביניהם מתבטאים לא רק בקיצור זמנים וייעול התהליך, אלא בתפיסה חדשה לגמרי של היכולת להתמודד עם שווקים גלובליים, החזקת מלאים משתנים ומותאמים אישית לדרישות משתנות של לקוחות, הרחבה משמעותית של היצע הסחורות במחסן וחדירה לשווקים חדשים ועוד. שינויים אלו אינם שינויים תוספתיים. הם אינם "עוד מאותו דבר", אלא שינויים תפיסתיים, משמעותיים. כניסת הסמארט-פון לשוק, לא החליף את שיטת התקשורת, אלא את ההתייחסות למידע, למאגרי נתונים, לשיתופיות ואף לאסתטיקה וסגנון חיים. 


אלא שכאשר אנחנו מנסים לקחת את כל הטכנולוגיות החכמות האלו ולהטמיע אותם בארגון כדי ליצור סביבה חכמה...קורה משהו. כי, טרנספורמציה דיגיטלית בארגון, זו שאמורה ליצור סביבת עבודה חכמה ופתרונות חדשניים מותאמים, לא מתבטאת רק בשילוב של טכנולוגיה בתוך תהליכי הארגון ולא מתמצאת בשינויים טכניים בלבד. טרנספורמציה שכזו מחייבת ככל הנראה, הבנה מעמיקה של כיווני התפתחות ארגוניים ברמה מערכתית ובטווח רחוק. חשיבה אסטרטגית על שוק עתידי, מבנה ארגוני מותאם, שינוי מהותי של תהליכי עבודה והתאמת  work flow של עבודה ליצירה, יישום והתאמה מהירה ופרסונלית של פתרונות ללקוח.


האם ארגונים אכן יודעים לבצע תהליך כל כך מהותי של טרנספורמציה דיגיטלית הדורש שינוי חשיבתי ויש האומרים, אפילו שינוי תודעתי מהיכולות שיש במצב הקיים ליכולות האחרות והמשופרות הטמונות בסביבת העבודה החדשה, החכמה?

אם ניקח לדוגמא חברה העוסקת בניוד ותובלה. חברה שכזו, יעודה הוא לשנע מוצרים שונים ממקום למקום בהתאמה לדרישות הלקוח. חברה שכזו תתמודד עם ניהול ואחזקה של צי כלי רכב, עם הצורך לתכנן נתיבי איסוף והפצה, עם מוקד שירות לקוחות ועוד. חברה שכזו הרוצה להטמיע מערכת לניווט לוויני ויחד איתה לשדרג את מערכות המידע למערכות היודעות להתעדכן און-ליין עם כל איסוף והפצה ולתכנן ביעילות רבה את נתיבי הנסיעה. החסכון שיוכל להיווצר בתכנון נכון, הוא משמעותי מאד. אלא, שאם חברה שכזו, תטמיע את מערכות הניווט, העדכון והתכנון ללא הבנה מהותית של סביבת העבודה העתידית של הנהגים ומוקדני השירות, הטכנולוגיה לא תבוא לידי מימוש שכן העובדים לא ידעו את הפוטנציאל שלה מעבר להדרכה הטכנית שקיבלו והידיעה איך להפעילה.
הם לא יוכלו לשער לעצמם מהו תכנון אג'ילי של נתיבים. הם לא יוכלו לחשוב על האפשרות של הצלבת נתיבי נסיעה והעברת משימות ממשאית אחת לשנייה באמצעות הגמשת נתיבי תנועה בהתאמה לדרישת משתנות בסביבה בזמן אמת. קשה יהיה להם להניח שניתן לשפר משמעותית לא רק את זמן ההגעה אלא גם את ניצול המשאבים, דלק, זמן עבודה כיוון שהם לא באמת מבינים ולא באמת חוו בעצמם את תפעולה של סביבת העבודה החדשה והתוצאה: ניצול נמוך של טכנולוגיות יקרות, תסכול ואפילו מאמץ גבוה יותר מאשר לפני כניסת הטכנולוגיה החדשנית.  


אם כך, לשם ביצוע אפקטיבי של טרנספורמציה דיגיטלית בכל תחום שהוא, נדרשת הבנה מהותית ומראש של צרכים עתידיים שיגיעו לאחר הטמעת הטכנולוגיה החכמה בארגון. 

כי ללא זה, הנהלת הארגון לא תוכל לנתח מצב קיים, עוד לפני כניסתה והשפעה של הטכנולוגיה ולהחליט אז מהי הטכנולוגיה הרלוונטית הנדרשת ומה ניתן יהיה לדרוש ממנה או מהעובדים. ללא הדמיה של מציאות עתידית לא ניתן לקוות שאותה טכנולוגיה תממש את יעדיה ופקטור ההצלחה שנקבע מראש [KPI's] ימומש גם הוא. אם ההנהלה לא תכיר לעומק את היכולות העתידיות ותתכנן לפי היכולות הקיימות, לא באמת, תוכל לבצע את הטרנספורמציה הנדרשת.