כולם מסביב שואלים את אותה השאלה : "האם נעבוד מהבית לתמיד?" והתשובה היא כן ולא.

אין ספק שלעבודה מהבית יתרונות רבים, שנוכחנו לראות במיוחד בשנה האחרונה, אבל ישנם גם לא מעט אתגרים: רעשי רקע, אי יכולת לשבת עם קולגות בעבודה פנים אל פנים לסעור מוחות, ירידה באיזון בית-עבודה ונטייה לעבוד יותר שעות.

העולם מתחיל לראות את האור בקצה המגפה, החיסונים עושים את עבודתם וארגונים מתחילים לחשוב מה הוא מודל העבודה החדש. חלק מהארגונים בונים את אסטרטגיית "בחזרה למשרד" בזמן שחלק אחר בוחר מודל שמשלב משרד ובית.

דו"ח PwC מדווח ש55% מהעובדים מעדיפים לעבוד מהבית לפחות שלוש פעמים בשבוע גם אחרי חזרה לנורמליזציה. המנהלים מבינים את הרצון כש68%  מהמנהלים מדגישים שכדי לשמור על תרבות ארגונית תקינה העובדים צריכים לעבוד מהמשרד לפחות שלוש פעמים בשבוע.

ניהול של צוות שחלקו עובד מהבית וחלקו מהמשרד דורש כישורים וארגז כלים חדש. בסקר שערך הרווארד ביזנס רוויו (HBS) ושסקר 215 מנהלים, הראה כי 40% מהם הטיל ספק ביכולת שלהם לנהל צוות היברידי. זה אכן לא ריאלי לצפות שמנהלים ידעו איך לנהל צוות מרחוק ללא הדרכה.


מה זה צוות היברידי?

צוות היברידי מורכב מעובדים בתוך המשרד ומחוץ לו. זהו סידור גמיש שמאפשר לעובדים לבחור מה הכי מתאים להם בהתחשב בפרודוקטיביות שלהם. כשזה מנוהל נכון, המודל ההיברידי מאפשר לחברות למקסם את הפרודוקטיביות של העובד ומאפשר גישה לטאלנטים מחוץ למאגר המקומי.


האתגרים של ניהול צוות היברידי

הדרה של הצוות הווירטואלי – חברות שבנו את ההצלחה שלהם ע"י צוותים שעבדו במשרד כ"דבק" ליצירת תרבות ארגונית ותקשורת אפקטיבית יחוו אתגר בתמיכה של צוותים ווירטואליים וישנה נטייה לא לתעדף את נושא המחוברות של עובדים מרחוק כי הם לא נוכחים. סקר של HBS גילה שהרבה עובדים ווירטואליים מרגישים שעמיתיהם שבמשרד לא מתייחסים אליהם כשווים, ספציפית הם חוששים שמדברים עליהם מאחורי הגב, מיישמים שינויים בפרויקטים בלי ליידע אותם, ולא נלחמים על הזכויות שלהם בהקשר לקידום שלהם כי הם "בלתי-נראים".

תהליכים בלתי גמישים – מנכ"ל של גיטלאב טוען שמנהלים של צוותים היברידיים לעיתים מנסים להיצמד לתהליכים ולניהול של "כולם במשרד" על צוותים ווירטואליים עם תוצאות שליליות

פערי תקשורת – כשקיים משרד פיזי בו יושבת ההנהלה תמיד יהיו פערי תקשורת. כדי שכולם יתקשרו על אותו תדר, ההנהלה צריכה לצאת מהמשרד הפיזי כדי שלא יהיה מקום אחד שמחזיק ביתר כוח.


בנוסף, אתגרי התקשורת של הצוותים לא ייעלמו עם חזרה לעבודה במשרד, ההפך הוא הנכון. יהיה זה יותר מאתגר כשהצוות מחולק על פי המודל ההיברידי. יהיו שיחות של "פינת הקפה" בה חלק מהצוות לא יהיו נוכחים כדי לחלוק חוויות משותפות.

איך מנהלים צוות היברידי?

אפשר להצליח ולשגשג בעבודה היברידית אבל זה דורש שינוי בתפיסה, בהתנהגות ובשיטות ניהול.


תרבות עבודה – המנהל צריך לבנות תרבות עבודה שמשרתת את כולם. חשוב לדאוג שלשני הצוותים תהיה אותו חווית עובד בלי קשר למיקום עבודתם ולשעות שהם בתוך או מחוץ למשרד. חשוב שהתהליכים יהיו שקופים לעובדים מרחוק ולהימנע מהרגלים שיהיה להם השפעה שלילית.

פגישות עבודה שוויוניות – חשוב שכולם יצטרפו לפגישות באופן דיגיטלי גם הצוות שבמשרד כדי לאזן את תחושת המחוברות. מומלץ ליזום אירועים משותפים הן במרחב הדיגיטלי והן במרחב הפיזי.

שימוש בתקשורת אסינכרונית – ישנה נטייה לשלוח הודעות, לזמן שיחות ווידאו או לארגן פרזנטציות באופן סינכרוני ולצפות שהצוות הווירטואלי יגיבו באותה מהירות שהצוות במשרד. זה כנראה לא יקרה, ולכן חשוב ליישם את החוקים של תקשורת אסינכרונית:

• תיישמו תקשורת-יתר עם קונטקסט
• תפחיתו את משך הפגישות ותוותרו על אלה שאינם חיוניים
• תבנו אג'נדה מראש ותבררו זמינות לפני שקובעים פגישה
• תקליטו את הפגישות ותתעדו בכתב את העבודה
• תשתמשו בכלי תקשורת שמאפשרים מעקב של תהליכים בפרויקטים

תאמצו מבנים ותהליכים חדשים – הצלחה דורשת מכוונות אופרציונלית ושינויים באופן הניהול והיישום של העבודה.

היענות ההנהלה – חשוב ליצור מרחב המאפשר תמיכה לעובדים בתוך המשרד כמו גם לעובדים הווירטואליים. תבנו אמון, תעודדו אחריות דיווח ותקשורת פתוחה. כל אלה יתמכו ויחזקו תרבות עבודה היברידית.

כלים טובים – הכלים שבידי העובדים  הם שיקבעו את רמת הפרודוקטיביות שלהם. כלים לניהול פרויקטים עוזרים לבנות סדר. הכלים האופטימליים מעודדים שיתוף פעולה של כל הצוותים ובעזרתם הצוותים יכולים לעקוב אחרי פרויקטים, להעביר משימות, וכל זאת כדי לאפשר לצוותים לשתף פעולה באופן אפקטיבי ולהשיג את המטרות המשותפות מכל מקום. בנוסף, להשיג יעדים משותפים, כדאי לשמור את כל המידע במקום מרכזי אחד שזמין לכולם כמו למשל גוגל דרייב.

להרגיש כמו במשרד – חשוב לתת לעובדים ווירטואליים להרגיש שהם חלק בלתי נפרד מהצוות. תצרפו אותם לחגיגות יום הולדת והדרכות. תבנו "פינת קפה" בה גם העובדים מחוץ למשרד יכולים לקחת חלק או להתעדכן במתרחש במשרד. תתכננו אירועי גיבוש צוותים.

סידור עבודה גמיש – אל תכפו על עובדים ווירטואליים את אותם הציפיות ששמורות לעובדים במשרד. חשוב לסמוך עליהם שיעשו את עבודתם. תהיו מופתעים מרמת הפרודוקטיביות כשתאפשרו להם לשלוט בשעות העבודה שלהם.
תבררו את שעות וסגנון העבודה של אנשי הצוות ותקבעו ציפיות ודד ליינס שמתאימים להם. תתמקדו בתוצאות ולא בתהליכים.

תבנו לוח זמנים מותאם לעבודה היברידית – עובדים ווירטואליים ועובדים במשרד עובדים באופן שונה ולכן צריך לתכנן מראש כדי לאפשר שיתוף פעולה פורה. מומלץ להסתמך על משובים כדי לעשות התאמות לפי הצורך.

עידוד נראות ופתיחות בתרבות צוותית – טבעי לנו לחשוב שרק אותם העובדים אותם אנו רואים מול העיניים, הם אלו שמבצעים את העבודה ולכן חשוב מהתחלה לבנות תרבות עבודה היברידית שמעודדת את העובדים הווירטואליים להיות גלויים לעין, פתוחים ותקשורתיים. המרחב ההיברידי נוטה לקונפליקטים ולכן על המנהל לערוך שיחות עם הצוות באופן תדיר. אפשר גם לערוך סקרים אנונימיים.

לסיכום, צוות היברידי ישגשג כאשר מודדים פרודוקטיביות דרך תוצאות ולא לפי שעות מול המחשב. תתמקדו בתוצאות ולא בתהליכים שיהיו שונים לכל אחד. תתחשבו בצרכים של הצוות וכך תוכלו למצוא את האיזון שיעזור לעובדים לעשות את עבודתם בדרך הטובה ביותר.


אהרונה משכיל היא מייסדת TrainingCQ, יועצת מומחית לבניית מיומנות בין תרבותית, בניית צוותים גלובליים והדרכה לניהול צוותים ווירטואליים והיברידיים. למידע נוסף: trainongcq.com