באסון התאומים איבדה חברת קנטור פיצג'רלד 658 מתוך 960 עובדיה. המשרדים הראשיים של החברה מוקמו בקומות ה-101 עד 105 במגדל הצפוני של מרכז הסחר העולמי בניו יורק.

מטרגדיה נוראית שכזו קשה להתאושש רגשית, וגם עסקית. ובכל זאת, לפחות ברמה העסקית, קנטור פיצג'רלד, חברת השקעות פיננסיות, הצליחה להתאושש. 48 שעות בלבד לאחר האסון הצליחה החברה לשחזר את שירותי הסחר שלה ולהתחיל בסיוע למשפחות העובדים שנספו.

החברה התחייבה לתרום 25% מרווחיה במשך חמש שנים למשפחות הקורבנות, סכום שהגיע ל-180 מיליון דולר.

החברה הצליחה להשתקם מהאסון בזכות תוכנית מקדמית שהכינה מראש, תוכנית הקרויה Business Continuity Planning - BCP.

להתכונן בימים טובים לתקופות הקשות

בעקבות הטלטלות הרבות שהעולם הפיננסי חווה בשנים האחרונות, גופים עסקיים רבים מפנימים את החשיבות של פיתוח תכניות להמשכיות עסקית (BCP).

תכניות להמשכיות עסקית טומנות בחובן את הסיכונים הפנימיים והחיצוניים של חברה, ומציגות הנחות המאפשרות התאוששות מהירה של החברה ממשבר, זאת תוך שימור היתרון על-פני המתחרים ואמינות מקצועית.

הגורמים המובילים למשבר יכולים לנבוע מהתחזקות מתחרים, עזיבת עובדים, בעיות טכנולוגיות, הרס מקום העבודה או בעיות אחרות. תכנית להמשכיות עסקית היא למעשה מתווה דרך לפעילות תחת תנאים מגבילים בכל המובנים העסקיים של ארגון.

בעבר, התפיסה העסקית הנפוצה היתה כי הכנה של תוכנית להמשכיות עסקית משדרת ללקוחות כי החברה נמצאת על סף משבר. אך בעשור האחרון, חברות כמו ג'יי.פי מורגן, מריל לינץ' וג'ונסון רייס, מפרסמות בפומבי כי ברשותן תכניות להמשכיות עסקית.

לא רק בנקי השקעות שותפים להבנה זו. גם חברות כמו סמסונג ואינטל משקיעות משאבים על מנת להכין תכניות להמשכיות עסקית וכך גם עסקים קטנים ובינוניים.

משרד הבריאות האמריקאי אף הוציא תקנה המחייבת את כלל חברות ביטוח הבריאות להכין תכנית להמשכיות עסקיות; ומכון התקנים הבריטי פרסם כבר ב-2006 שורה של טפסים והמלצות בתחום זה. ניצנים של ההבנה של החשיבות של תכניות אלו הגיעו גם לישראל, וכיום ברשות גופים בישראל, ביניהם בנק ישראל, תכניות להמשכיות עסקית.

כיום, לא רק שתכניות להמשכיות עסקית אינן בגדר "מילה גסה", אלא להפך, הן מסמלות תו איכות, המבטיח ללקוחות כי הגופים איתם הם בוחרים לבצע עסקים מוכנים ליום סגריר, וכי הן ההנהלה והן העובדים יודעים להתמודד עם משברים שונים ולהבטיח המשכיות של פעילות גם בתקופות קשות.

למרות  שמנהלי עסקים רבים נמצאים תחת התפיסה המוטעית ש"לי זה לא יקרה" או ש"אצלי יודעים איך להתמודד עם משברים", מנתונים סטטיסטיים לא ניתן להתעלם: 70% מהחברות נאלצות להתמודד עם התפוררות עסקית ברמה כלשהי. 92% מבין החברות שלא הכינו תכנית להמשכיות עסקית, לא יצליחו להתאושש ממשבר זה ויתפרקו תוך 5 שנים.

ההכנה: משחקי מלחמה

אם כן, כיצד בונים תכנית נכונה שתאפשר התאוששות מהירה בשעות משבר? חברות רבות טוענות כי ברשותן הנוסחה הנכונה לבניית תכנית מסוג זה, ובאינטרנט זמינים צ'ק-ליסטים מוכנים. גישה זו, המאפשרת למנהלי חברות להתייחס לתכנית כזו כמעמסה או נטל, לא תבטיח שרידות לעסק שלך.

תיעוד המידע העסקי, בניית אמצעי תקשורת נכונים, זיהוי מסמכים בעלי חשיבות, הכנת טכנולוגיות חלופיות ותיעוד כלל החומר, כל אלה ביחד הם אכן חלק מהאלמנטים שיעזרו רבות לעסק אחרי משבר. אך ישנו רכיב אחד שאין לו תחליף, וסביר כי בלעדיו המאמצים כולם יירדו לטמיון – "משחקי מלחמה".

ללא סימולציה  מהימנה של מצב חירום, ומבלי תרגול של מקבלי ההחלטות שיחוו על בשרם את התחושה שהעסק מתפורר, לא ניתן יהיה להעריך את הדגשים בצורה נכונה.

רק כאשר הכשלים נחשפים בפועל, ורק כאשר מנהל מרגיש שהצעד שהוא עושה קובע בפועל, ניתן יהיה להבין מה לא עובד כראוי, והיכן כדאי לשים את הדגש בבניית תכנית המשכיות עסקית. ללא משחק מלחמה, המנוהל בצורה חכמה ומותאם בדיוק מירבי לסביבת העבודה של החברה, קשה עד בלתי אפשרי לבנות תכנית אמיתית שתשרת את העסק בשעת צרה.

בעוד שתאגידי ענק מתכוננים לימים מסוג זה, 50% מהעסקים הקטנים והבינוניים, ובתוכם כמובן גם חברות סטארט-אפ, פועלים ללא תכנית להמשכיות עסקית. רבים מאלו אשר כן בנו תכנית כזו לא עשו זאת כראוי.

התפיסה המוטעת שקיימת בקרב מנהלים שמשבר לא יקרה, או החשש ללא הצדקה מהמסר שהכנת תכנית כזו יכולה להעביר למשקיעים וללקוחות, הם אלו שעלולים באופן פרדוקסלי להביא לקריסתו של העסק.

מנהל נבון יודע להתכונן למשבר, בונה משחק מלחמה, כותב תכנית להמשכיות עסקית, ומתחזק אותה.