כמה פעמים נכחת בפגישות עבודה שלא תרמו לך דבר?

כמה פעמים פגישות 'מיותרות' כאלו בזבזו לך זמן עבודה וכששבת למשרד מצאת עבודה נוספת שהצטברה לזו שהשארת על השולחן כשיצאת לפגישה?

ומה אם זה קורה לך פעמיים בשבוע...?

סמנכ"לית שיווק בחברת היי טק ישראלית מספרת על ישיבות לא אפקטיביות: "פעמים רבות אני מגלה שמטרת הפגישה אליה זומנתי היא להעמיס מידע ואפילו לא אפשרו לשאול שאלות ו/או לפתח דיון. מבחינתי, בזבוז זמן יקר!"

כך גם בכירה בחברה ממשלתית העידה על פגישות שמטרתן היחידה היתה לקבל עדכון על עבודה של הצוות. במקום לעדכן באופן פרטני, המנהל מזמן פגישה של כל מנהלי המחלקות, ועושה סבב הדברות: מקבל עדכון מכל אחד, לא מאפשר לפתח שיחה, אין הפריה, אין החלפת רעיונות ואין שיתוף בנושאים אסטרטגיים. כולם מוצאים בפגישות הללו בזבוז זמן וטוענים שכל המידע שמועבר בפגישות הללו יכול להישלח לכל המנהלים בערוצים פנימיים אחרים. 

מחקרים וסקרים מראים שבין 30% – 50% מפגישות עבודה אינן יעילות, ואלה לא רק הפגישות הלא טובות, אלא כל הפגישות.

חברת GETMINUTE טוענת שחברות אמריקאיות מפסידות כ-37 ביליון דולר בשנה בגלל פגישות לא אפקטיביות. קשה להאמין, אבל כשמחשבים את עלות הפגישה, בזבוז הזמן והפרודוקטיביות הנמוכה המשויכים לפגישות לא אפקטיביות - המספר, לפי טענתם, גבוה אף יותר.

פגישות לא יעילות גורמות לחברי צוות בארגון להפסיד 31 שעות עבודה חודשיות, שמתורגמות ל-4 ימי עבודה חודשיים!

המחיר המופרז של פגישות לא אפקטיביות

וולף, (Wolf) חברה המתמחה בייעוץ למנהלים, טוענת מתוך סקר שערכה, ש95% מהמשתתפים בפגישות מאחרים או מפספסים חלק מהן, 73% אמרו שהם מביאים איתם משימות אחרות לביצוע בתוך הפגישה, ו39% הודו שהם מנמנמים בפגישות.

פטריק לנסיוני (Patrick Lencioni) שכתב את הספר "מוות על ידי פגישה" (Death by Meeting) אומר שמעבר למעמסה על המשתתפים, פגישות לא אפקטיביות גורמות לתחושות קשות כמו כעס, ציניות, תשישות ואף הערכה עצמית נמוכה.

הגורמים התורמים לפגישות לא אפקטיביות כוללים בין היתר: מתווה פגישה לא מובנה, איחור בהגעה לפגישות, ביצוע עבודות אחרות תוך כדי, מענה לשיחות והודעות כתובות במהלך הפגישה, אי מעורבות וחוסר קשב, וויכוחים מיותרים ואף אכילה או שתייה בזמן הפגישה.

פגישות שמתוייגות כ"בזבוז זמן" גורמות לעיכוב החלטות, מחלישות מעורבות ומורל של העובדים, קוטעות זרימת עבודה, מעוררות קונפליקטים וכעס כלפי ההנהלה, מייצרות פגישות נוספות (בזבוז זמן/כסף נוסף) ועבודה נוספת (שיוצרת עומס ותסכול).

אם בתום פגישה עולות שאלות כמו "מה בעצם הייתה מטרת הפגישה?", "מה עליי לעשות עם המידע שקיבלתי?", "למה הייתי נחוץ שם, יכולתי לקבל את העדכון במייל", קרוב לוודאי שיש לכם מנהל שלא מבין את מטרת זימון הפגישות, או שהמנהל הזמין אנשים לא נכונים לאותה פגישה.

איך יוצרים פגישה מועילה?

פגישה מועילה היא כזאת שהמשתתפים יוצאים ממנה עם תובנות ברורות איך עליהם לפעול בהמשך הדרך. לשם כך מזמן הפגישה צריך לעשות "שיעורי בית" כדי שכל המשתתפים יהיו בעלי עניין: יש להכין אג'נדה מפורטת על תוכן הפגישה והיעדים, לתאם מועד שמתאים לכולם, לעמוד בזמנים במהלך הפגישה, ולאפשר זמן לשאלות ותשובות. אם נוצר צורך להאריך את הפגישה יש לוודא שזה מקובל על כל הנוכחים. בתום הפגישה יש לערוך סיכום מסודר הכולל החלטות שהתקבלו, דרכי פעולה ויעדים, ולשלוח לנוכחים עד סוף יום העבודה.

לסיכום, התדירות ועלות של פגישות לא יעילות אינם סיבה להגדיר פגישות כפעילות שלא תורמת לפרודוקטיביות. כדי למנוע תופעות שליליות מפגישות לא אפקטיביות, כל ארגון צריך לאמץ שתי טקטיקות: 1. התרבות הארגונית צריכה לכלול הרצאות על בניית מערך פגישה אפקטיבית. 2. על כל ארגון לאמץ לעצמו מסגרת בסיסית לפגישות ולהקפיד על קיומה.