לחברת פרויקטים בעולם המחשוב יש אופי מיוחד. במקרים רבים היא הכוח המניע של הלקוחות שלה, עובדת קשה מאחורי הקלעים ומזניקה את הלקוח לקדמת הבמה, לאור הזרקורים. ההתקדמות של הלקוח, לא פעם, היא תולדה של עבודה משותפת עם חברת פרויקטים איכותית.
איך משיגים סינרגיה אפקטיבית ושביעות רצון גבוהה כל כך מצד הלקוח? שנים של אימונים, ניסיון ועוד כמה כללים ושיטות עבודה.
השלב הראשון במערכת היחסים בין חברת הפרויקטים ללקוח חדש הוא אבחון נכון של הלקוח. ככלל, אנחנו מזהים ארבעה סוגי לקוחות: חברת הייטק, חברת לו-טק, חברת חצי-טק או סטארט-אפ וכך התקשורת וסגנון העבודה מול כל סוג לקוח משתנה. בחברת הייטק לדוגמא עובדים לרוב מנהלי מוצר שיודעים להגדיר את אופי ותכולת הפרויקט מראש, לבחור את הכלים הטכנולוגים וכן הלאה, כך שבמקרה שלהם חברת הפרויקטים צריכה להוכיח ניסיון ובעיקר יכולת טכנולוגית מתאימה של הצוות. לעומת זה, חברות לו-טק או חצי-טק שאינן רגילות להתעסק בעצמן עם מוצרים טכנולוגים, או שפשוט חסרות את היכולות הטכנולוגיות הנדרשות, זקוקות בדרך כלל להדרכה והובלה הרבה יותר מקיפה מחברת הפרויקטים ומצוות המומחים שלה. סטארט-אפ זו חיה אחרת, לרוב אמנם מדובר בחברה טכנולוגית, אך מצד שני, לא פעם היא נטולת צוות טכנולוגי ורואה בחברת הפרויקטים את הזרוע הביצועית שלה ומי שתאפשר לה להזניק את המוצר הטכנולוגי במינימום משאבים.
כל ארבעת הסוגים חביבים עלינו, אולם מניסיוני, חברת פרויקטים מניבה את הערך המוסף הרחב ביותר לחברות לו-טק או חצי-טק, אשר נמצאות בתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית. המנהלים בחברה כזאת מוצפים במידע ובאזז וורדס אופנתיים, חולמים לצמצם את מוקד השירות הפיזי ולהחליף את חווית הלקוח ותרבות ההמתנה בממשק דיגיטלי זמין ומתקדם, אבל מכאן עד למימוש החלום – הדרך ארוכה וסבוכה והם מחפשים אחר מורה נבוכים.
אז מה הם שלבי העבודה? חברת הפרויקטים שולחת מנתח מערכות טכנולוגי (פריסייל) שמלווה את הלקוח בתהליך הכנת הצעת המחיר ויחד עם נציגי הלקוח, מנתח את הסטטוס הטכנולוגי של החברה – מה מצב מערכות המידע הקיימות? היכן מאוחסן בסיס הנתונים? וכן הלאה. בשלב הבא ניגש הצוות המשולב ספק-לקוח להגדיר את כל מכלול הפרויקט: הדרישות העסקיות, התכולה, הכלים הטכנולוגים בהם ישתמשו ומפת הדרכים המתוכננת. בעקבות זה חברת הפרויקטים מכינה מסמכי הצעה הכוללים את הפתרון, ארכיטקטורת המערכת וזרימת המידע המומלצות, הצעת מחיר ולוחות זמנים. כמובן שיש לקחת בחשבון כי במהלך הפרויקט עלולים לצוץ אתגרים חדשים שישפיעו על מפת הדרכים ועל התכולה, והלקוחות צריכים להיות ערוכים לכך מראש.
מה לקוחות אוהבים? כל הלקוחות, ללא יוצא מן הכלל, אוהבים ספקים שמבינים את המוצר לעומק, כאשר הטכנולוגים שביניהם מתרשמים מרמת ההבנה בארכיטקטורה ומשימוש בכלי עזר מעולמות הקוד הפתוח, ואילו הלקוחות הפחות-טכנולוגיים מעוניינים לראות כי הספק מבין את הדרישה ואת ההיבטים העסקיים שלה ויציע את הפתרון המוצרי – טכנולוגי המתאים ביותר.
דבר נוסף שלקוחות אוהבים זה מהירות תגובה. תגובה מהירה משדרת ללקוח שיש כאן ספק שאפשר לסמוך עליו, וכך גם הספק נשמר בתת מודע של הלקוח. לקוחות מחפשים ספקים שירוצו איתם למרחקים קצרים וארוכים לפי הצורך, ותמיד יהיו צעד אחד לפניהם. מהירות תגובה מצד הספק חשובה במיוחד כשמדובר בארגונים גדולים ואיטיים, על מנת להניע את התהליך ולהביא להתקדמותו, ואולי אפילו לשפר במשהו גם את קצב העבודה של הלקוח.
במה הכי חשוב להתחשב? בתקציב של הלקוח ובלוחות הזמנים שלו. לעיתים כאשר מדובר בפרויקט מקיף שעלול להימשך למעלה מחצי שנה, אך התקציב דוחק, מומלץ לבחור את השלבים הדחופים ביותר, להגדירם כשלב א', ולתחום את הפעילות לחודשיים שלושה. זאת, מצד אחד, כדי לתת מענה לנושאים הבוערים של הלקוח, ומצד שני לעמוד בתקציב שלו.
מה קורה בסוף הפרויקט? מעבירים את השרביט למנהל הפרויקט מטעם הלקוח, מדריכים אותו במידת הצורך מתוך מטרה שהלקוח יפתח עצמאות. יחד עם זה, יש חשיבות לתחזוקה מתמשכת מצד הספק ושיפור תמידי של המערכת על מנת לשמור עליה מעודכנת ולהימנע מהצורך להחליף למערכת חדשה בתדירות גבוהה מדי. לכן, חשוב לבחור בחברה שרצה למרחקים ארוכים, שתהיה מסוגלת להמשיך ולתמוך בלקוח, ברמה גבוהה, בכל התחומים: עסקית, פונקציונלית, טכנולוגית ונציגיה יהיו זמינים בכל רגע, לכל דבר ועניין ממש כמו במערכת נישואין, ולפעמים אפילו קצת יותר.
הכותב הוא אסף בורדה, סמנכ"ל המכירות של קבוצת קוד אואזיס
