26 יוני 2013 | נתן זלדס
שישה צעדים לעורר תגובה לאימיילים שלכם

יש כמה שיטות להיאבק ב"שתיקה מקוונת" - הזמן המתסכל שחולף מרגע שליחת אימייל ועד שהצד השני טורח להשיב

כולנו נחשפנו ל"שתיקה מקוונת", המצב המתסכל בו אנו שולחים אימייל ולא זוכים למענה במשך ימים ושבועות. מכיוון שהתופעה קיימת ואף מתגברת עם העלייה בשטף ההודעות והמסרים שאנו מקבלים מדי יום, הנה כמה שיטות להתמודד עמה:


1. היו פרואקטיביים ומנעו את הבעיה עוד לפני שהיא צצה: כתבו אימיילים המעודדים תגובה – קצרים, תכליתיים ועם משימות ברורות. נושא האימייל צריך להמחיש את מידת הדחיפות של התוכן ואת התגובה הרצויה: כך למשל, לא "ישיבת צוות", אלא "האם אתה יכול לשלוח לי את תקציר הדו"ח עד ישיבת הצוות של יום שלישי?". אם האימייל הוא מהיר לקריאה ולהבנה, גוברים הסיכויים שהמענה עליו יהיה מהיר גם כן.


2. המתינו: אם אתם לא זוכים למענה לאימייל ששלחתם, עליכם לחשוב היטב כמה זמן עליכם לחכות לפני שאתם נוקטים בצעד הבא. אם תמתינו זמן רב, העבודה שלכם עלולה להיפגע; אם תהיו נמהרים מדי, אתם עלולים להיתפש כמטרד, ולעורר תגובת נגד עוינת. הזמן האופטימלי להמתין למענה תלוי בסיטואציה – מיהם הנמענים, עד כמה הם עסוקים, מה טיב היחסים שלכם עמם, ובמיוחד, מהי הפעולה הנדרשת מהם. אם ביקשתם ממישהו לבצע עבורכם מטלה רחבת-היקף, אתם לא יכולים לכתוב לו כבר למחרת: ברור שנדרשים כמה ימים כדי למצוא את הזמן לביצוע המטלה.


3. שלחו שנית: מרגע שחלף הזמן שאתם מעריכים כסביר לאי-מענה, אתם יכולים לשלוח בשנית את הודעתכם. הוסיפו לנושא האימייל את הקידומת RESEND: באותיות גדולות, כדי לחדד את הנקודה: אנשים נוטים להשיב ביתר מרץ כשמעמתים אותם עם ההתעלמות הקודמת שלהם. בראש המייל הוסיפו משפט קצר המנוסח בנימוס, כמו "ממתין לתשובתך" או "אני ממש זקוקה לזה עד לתאריך...", או אולי אפילו " ?? :-) ", עם סיומת "תודה," ושמכם. הקפידו על ניסוח קצר ולבבי, בהתאם לאופי היחסים שלכם עם הנמען.


4. טלפון: אם לא נעניתם לאחר ששלחתם את ההודעה בשנית, וגם אם דילגתם על שלב זה, הרימו את הטלפון וצלצלו. אם תשיגו את הנמען ישירות – השגתם את מטרתכם; אם לא, אתם יכולים להשאיר הודעה המכוונת אותם לאימייל שנשלח. אנשים רבים מגיבים מהר יותר להודעה קולית מאשר לאימיילים. עם שירותי השיחה המזוהה הנפוצים היום בכל מקום, עצם ההתקשרות, גם אם היא ללא מענה, תגרום לנמען לראות שניסיתם להשיגו ולהתקשר אליכם בחזרה.


5. השיגו עזרה: בהנחה שהנמען נמצא במקום מרוחק מכם, נסו להשיג מישהו הנמצא בקרבתו שיכול לדחוף אותו באופן אישי להשיב לכם. זה יכול להיות מישהו פחות עסוק, חבר או מישהו שזהו תפקידו – מנהלו או עוזרו של אותו אדם.


6. דעו מתי להרים ידיים: לפעמים פשוט אין טעם להמשיך. אם הנמענים אינם עמיתים קרובים, הם יכולים לבחור לא להמשיך את השיחה ביניכם. חשוב לזהות את הנקודה שבה תוחלת התועלת שלכם מהמשך הניסיונות מתחילה להעלם, ובנקודה זו עליכם להפסיק לנסות.


בכל צעד שאתם נוקטים, תמיד דמיינו את עצמכם בנעלי הנמענים. נדיר שהנמען התעלם מכם מתוך כוונה זדונית. נסו לדמיין את עומס העבודה שלו, את שגרת יומו, ואת הנקודה שבה אתם משתלבים בה. לאחר שעשיתם זאת, חישבו היטב והבינו מהי דרך ההתקשרות המתחשבת והאפקטיבית ביותר לנמען ולכם.

תגובות
הוסף תגובה

* אין לשלוח תגובות הכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של StartIsrael לרבות דברי הסתה, דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב.