נתחיל מסיפור: חברת סטארט-אפ שעמה עבדנו התרחבה ורכשה חברת-בת בדרום אמריקה. לאחר זמן קצר יחסית, התגלתה הונאה משמעותית בחברה הבת. ההפסדים שנגרמו בשל ההונאה כמעט מחקו את הונה של החברה האם, אשר עמדה לפני קריסה.

בבדיקה שיזמה ההנהלה מצאנו כי שיטת הניהול שהיתה מקובלת בחברה האם הישראלית, אשר התבצעה באמצעות שיחות מנהלים תכופות ולא פורמליות, לא התאימו לחברה הבת. מוטת השליטה הארוכה שהתבטאה בקישוריות חסרה של מערכות המחשב, וביקורים לא תכופים מספיק בדרום אמריקה אפשרו אובדן שליטה.

קובצי תקציב ועמידה ביעדים מבוססי אקסל, שנשלחו על-ידי החברה הבת להנהלת החברה האם התגלו ככוזבים ולא תואמים את המערכת המרכזית בבת. מוצרי החברה נמכרו בהנחות לא מאושרות ובונוסים למנהלים ניתנו תחת הנחות אופטימיות ומוטעות. לאחר זיהוי הכשלים במערך הבקרה, סייענו להקים מחדש מערך זה בכדי לשקם את הנזקים.

אבל סטארט-אפ לא חייב להגיע לשלב שבו יקנה חברה זרה בכדי להתחיל לחוש בצמיחה מהירה. השוק הישראלי כולל לא מעט דוגמאות של חברות קטנות שצמחו תוך פרק זמן קצר והניבו רווחים של בעלי המניות.

יחד עם זאת, נפוצים עוד יותר המקרים של דעיכה מהירה של חברות סטארט-אפ. באלו מקרים צמיחה מהירה מסוכנת לארגון? כיצד חברות יכולות לצמצם את הסיכון?

חברות סטארט אפ קטנות מתאפיינות בתקשורת בלתי רשמית והדוקה. המנהלים משוחחים אחד עם השני באופן שוטף על ענייני החברה, ולכן כולם יודעים על הכל. צורת התקשורת הזו מאפשרת גמישות ניהולית - לכל אירוע או הזדמנות ניתן להגיב במהירות, ביעילות ובביורוקרטיה מינימלית.

צמיחה מהירה מתאפיינת בדרך כלל בגידול במספר העובדים, ביזור סמכויות, שינוי בתהליכים כתוצאה מהרחבה ומהגבהת המבנה הארגוני, כניסה לתחומי פעילות חדשים, והקמה של סניף או חברת בת רחוקה. לחברה המגיעה לגודל קריטי זה, ניהול אינטואיטיבי כבר לא מתאים, וקיים סיכון לאובדן שליטה של ההנהלה.

ככל שליווינו יותר סטארטאפים שצמחו מהר, היתה לנו הזדמנות לחקור חברות סטארט-אפ שכשלו בשל צמיחה כזו. אז איך אפשר למזער את סכנות הצמיחה המהירה של סטארטאפים? מסתבר שאפשר לעשות לא מעט:

1. הגדרת מדיניות ונהלים

כאשר החברה מתרחבת, והנחיות בעל פה של המנכ"ל כבר לא מספיקות, יש צורך בנהלים המגיעים לכל קצוות החברה, ומהווים הנחייה כתובה כיצד לפעול.

הנהלים מנחים כיצד לפעול בסיטואציות שונות - לדוגמא, לחברה שהחלה למכור בחו"ל נוצרת חשיפה למט"ח, ועל כן יש להגדיר מדיניות ונוהל לחשבים לגבי גידור חשיפה זו, כדי שהפרשי שער הנובעים משינוי חד בשער מטבע לא ימוטטו את החברה.

2. הגדרת סמכויות ואחריות

בחברת סטארט-אפ קטנה, החשב היה רגיל לאשר כל תשלום. בחברה שגדלה במהירות, ושמספר התשלומים גדל משמעותית, לחשב, אשר בינתיים התקדם לתפקיד סמנכ"ל כספים, התווספו תפקידים של מימון החברה, קשרי משקיעים וכו'.

כתוצאה מכך, אין לו עוד זמן לאשר כל תשלום, ואין מנוס מביזור סמכויות. אך האם בד בבד הוגדר מדרג הרשאות? האם נוהל חתימות זה נאכף על ידי המערכת הממוחשבת? 

3. שיפור התקשורת

בעיה אופיינית היא אובדן שליטה כתוצאה מתקשורת לקויה הנובעת מהתרחבות מהירה. לדוגמא: חברה הקימה סניף חדש בהודו. כחלק מהקמת הסניף נכנסה החברה לפרויקט בינוי גדול.

הצוות המקומי ידע על חריגה צפויה בפרויקט, אולם לא דווח על כך להנהלה בישראל מתוך חשש שהפרויקט יבוטל.

החריגה בפועל היתה בהיקף של מיליוני דולרים, מבלי שהתאפשר להנהלת החברה להחליט על כך מראש. על החברה לקבוע מנגנוני תקשורת שיאפשרו זרימת נתונים מלמטה, כמו גם הורדת הנחיות הנהלה. מערכות המחשב אמורות לאפשר תקשורת יעילה בין קצוות החברה.

4. זיהוי סיכונים חדשים ונטרולם

תוך כדי תהליך הצמיחה נוצרים סיכונים חדשים אשר עלולים למוטט את החברה. צמיחה בריאה מחייבת זיהוי הסיכונים וטיפול בהם. לדוגמא: חברה קלטה עובדים חדשים שחלקם היה רגיל לעבוד מהבית על קובצי החברה באמצעות העתקת קבצים על דיסק און-קי. רשימת לקוחות סודית ביותר דלפה למתחרים, כאשר נגנב אמצעי אחסון נייד מביתו של אחד העובדים.

זוהי דוגמה לסיכון חדש שנוצר עם צמיחת החברה ולא זוהה ונוטרל על ידי הנהלת החברה במועד. הסיכון התממש וגרם לחברה נזק עצום. ניהול דינמי מחייב ניהול סיכונים מתמשך. סיכונים שאין לחברה תיאבון להם, אמורים להיות מנוטרלים באמצעות יישום אמצעי בקרה חדשים.

5. איכות הצוות

צמיחה מהירה גוררת גיוס מהיר של עובדים, לעיתים מבלי לתהות על קנקנם מספיק. מכיוון שלאיכות הצוות השפעה רבה על היכולת התחרותית של החברה, יש למרכיב זה חשיבות עצומה. נשאלות שאלות כגון: האם לא גייסנו בטעות גם "תפוח רקוב"? האם לא גייסנו מספר עודף של עובדים? ידע רב נצבר במוחם של עובדים, אשר כתוצאה מחוסר טיפוח מתאים עלולים לעזוב יחד עמם את החברה. מערך משאבי אנוש חזק ישכיל לנהל את המשאב האנושי כך שהידע שנצבר יישאר בחברה ויגדל עמה.

ישראל מצטיינת ביזמות ובהקמת חברות סטארט-אפ אך הבעיה היא שלא תמיד אנחנו חזקים באותה מידה בניהול. שליטה ובקרה הם האמצעים הניהוליים שמטרתם לוודא שהחברה מפתחת צמיחה בריאה, אבל ברוב החברות בניית מערך הבקרה מפגרת אחרי צמיחת החברה. לחברות בצמיחה, ובעיקר לאלה שרושמות צמיחה מואצת, מומלץ לא להזניח את תחום הבקרה ולהקפיד לפתח מערכי שליטה ובקרה ראויים. חברה שלא תשקיע את המשאבים הנדרשים בהקמת מערך בקרה ההולם את אתגרי הצמיחה שלה עלולה לעיתים לשלם מחיר כבד.