ינואר 2012, ראש הממשלה בנימין נתניהו יוצא בהכרזה תמוהה למדי שמוצאת דרכה גם לתקשורת: "מעתה המצגות במשרד רוה"מ יוגבלו לחמישה שקפים לכל היותר!"

אז על מה יצא קצפו של ראש הממשלה שגרם לו להוציא את ההודעה הייחודית? והאם צמצום המצגות אכן הפך אותן לאפקטיביות יותר ופחות משעממות? התשובה היא לא. זה רק הפך אותן לעמוסות יותר, מתישות ולא ענייניות. 

מחקרי תקשורת מצאו כי 10% מזמנו של עובד ממוצע מוקדשים לצפייה או הצגה של מצגות. כלומר, 2.2 ימים בחודש מוקדשים למצגות. עם זאת, מרבית העובדים טוענים שמצגות הן בזבוז זמן ושהן לא תכליתיות ולא אפקטיביות בעליל.

בעולם היזמות, הפרזנטציה מהווה, מטבע הדברים, אמצעי ויזואלי חשוב ביותר להעברת המסרים הנכונים הן מול משקיעים פוטנציאליים בנוגע להבטחה שהמוצר נושא עמו והן בישיבות הנהלה אסטרטגיות בהן דנים בדרכי הפעולה העתידיים של העסק. 

אז איך נמנעים מהתופעה הכל כך נפוצה הזו, שבה מצגת הופכת להיות מטרד והתוצאה היא שבסופה של הישיבה, אנשים מדברים על הבורקס כי זה הדבר היחיד שהיה מעניין?

להלן חמש הטעויות הנפוצות ביותר בהצגת מצגות ודרכי מניעתן:

1. כפילות

אנשים נוטים להקריא מילה במילה את התוכן שמופיע בשקפים.

אם אנחנו מציגים ובעצם מקריאים את כל מה שמופיע במצגת, אין לנוכחות שלנו כל ערך, עדיף לשלוח את המצגת במייל. המטרה של מצגת היא רק להוות כלי עזר הן לדובר והן לקהל ולא להחליף את הדובר. הנוכחות של הדובר חייבת להיות קריטית ודומיננטית והמצגת אמורה רק בנקודות ובכותרות, מאוד תמציתיות, להזכיר לדובר על מה הוא הולך להרחיב וכן לאפשר לקהל רצף לוגי על מנת שיהיה יותר קל לעקוב אחרי דברי הדובר ואחר כך גם לזכור ולתעדף מה שחשוב.

2. קשר עין

מרבית האנשים נוטים בעיקר להסתכל או על המצגת או על מסך המחשב או על הדפים שהם הכינו שהם קופי-פייסט של המצגת עצמה. על מנת שאנשים יהיו קשובים ועל מנת שיהיה לנו יותר קל לרתום אותם לנושא, בגינו אנחנו בכלל נפגשים, קשר העין שלנו חייב להיות מופנה לכל הקהל ומעט מאוד ומינורי למצגת עצמה.

מציג אמור להיות בקי בתוכן המצגת ולדעת להרחיב על הנקודות המופיעות במצגת בעל-פה. ניתן לשלב במצגת  נתונים, מספרים או מונחים על מנת להקל ולעזור, אך את המלל והמידע המורחב המציג צריך לדעת. תתאמנו לפני, תעזרו בכרטיסיות על מנת לשמור על הרצף המחשבתי, אך תזכרו את המלל ודברו שוטף.

3. עומס מלל

מצגות נראות הרבה פעמים כמו מסמכי וורד במקרה הטוב או כמו בדיקת עיניים אצל רופא במקרה הרע. חשוב מאוד להקפיד שבמצגות עצמן יופיע תמצות של המלל. כשאנו מייעצים, אנחנו אומרים לאנשים "דמיין שכל מילה שאתה רושם במצגת מורידה לך חמישים שקלים מהמשכורת – אח"כ תראה עם כמה מילים תישאר".

הכלל תקף גם לגרפים- חשוב מאוד להבליט בתוך הגרף מה הנתון המרכזי שעליו אנחנו רוצים לדבר או מה המסקנה במילים שאנו מבינים מהגרף. לעתים קרובות, הקהל רואה עומס של גרפים, טבלאות, מספרים וכאן איבדתם אותו, יורד להם מסך שחור ובאותה שנייה הם כבר חזרו לסמארטפונים שלהם. בנוסף, חשוב שלא יופיע גם מלל, גם גרף, גם טבלה, צריך לבחור – אפשר גם לחלק את התוכן למספר שקפים. שמה שקובע הוא האיכות ולא הכמות. יכולה להיות מצגת מצוינת עם שישים שקפים, בה שקף יכול להיות משפט מרכזי, או איזו תובנה מרכזית אחת על פני כל השקף והמצגת תהיה מצוינת.  

4. תנועה במרחב

לאנשים יש נטייה לעמוד על בלטה אחת בד"כ מאחורי הפודיום או ליד המחשב ולא לזוז במהלך כל המצגת. יש היום שלט על חוטי ואין בעיה היום לעמוד ומדי פעםאפילו לחצות את המצגת, לא לעמוד ולהסתיר אותה, אבל מדי פעם לחצות אותה.

השליטה הזו במרחב מסייעת לאנשים. גם מסייעת להזניק את הקשב שלהם וגם מבססת את מעמדנו כמוסר ששולט לא רק בבמה אלא גם בתכנים. חזית הגוף שלנו, נוטה הרבה פעמים בזווית של 45 מעלות אם לא 90 מעלות למצגת, הרבה פעמים אנשים עומדים בפרופיל, שהם פונים למצגת. אז הרעיון הוא שחזית הגוף שלנו תמיד פונה במאה אחוז אל הקהל. ושאנחנו נזוז במרחב שיש לנו שזה בצידי המצגת, מדי פעם אנחנו נזיז את הזוית של הצואר לכיוון המצגת רק על מנת להיזכר.

5. כותרות

הכותרת היא הדבר הראשון שאנשים רואים במצגת והדבר הראשון שיגרום לאנשים להסיק מסקנה- רוצים או לא רוצים להקשיב, מעניין אותנו או לא מעניין אותנו, בעל ערך עבורנו או לא.

רוב הכותרות במצגות הן כותרות שמתארות תוכן - "על מה הולך להיות השקף הבא". כותרות שמייצגות תוכן הן בדרך כלל כותרות משעממות ולא מניעות לפעולה. כדאי לנסות ולנסח כותרות אשר מייצגות ערך. במקום לשאול "על מה הולך להיות השקף הבא?" תנסו לשאול את עצמכם – "למה כדאי לקהל שלי להקשיב לשקף הבא?" לעתים זאת תהיה כותרת שמנוסחת כשאלה, לעתים היא תנוסח כהבטחה, כאמירה, לדוגמא, "עד ינואר 2015 נוכל להשיג גידול של 22% בבסיס הלקוחות שלנו".

חשוב להימנע מכותרות של "רקע", "סטטוס הפרויקט". אין סיבה להירתע מכותרות ארוכות אם הן מעניקות ערך. לדוגמא, במקום "קהל יעד" אני אכתוב "גידול של 20% בלקוחות מהקהל האירופי" אני אנסה לכתוב כותרת ממוקדת מטרה ומניעה לפעולה - להציף ערך ישר בכותרת.