ניהול זמן הוא נושא רגיש בכל חברה או ארגון בעלי אופי עסקי, בעיקר משום שאין קונצנזוס לגבי שיטה כללית וקבועה לכולם. כמו אנשים שונים, כך עובדים מתאימים לעצמם פתרונות מגוונים: מנהל בכיר תמיד ידגיש את חשיבות ניהול הזמן שלו מול עובדיו, אלא שאין בכך ללמדם איך לעשות את זה נכון. בפועל, נמצא בכל משרד ממוצע עובד המציע שיטה "טובה" בעיניו לפתרון בעיה המביאה לפתרון בתוך חצי שעה, בעוד אחרים יראו בכך לא יותר מבזבוז זמן או יחשבו שאין בעיה כלל.

הגיע הזמן לומר את האמת המביכה: אנשים תמיד מאמינים שדרכיהם האישיות הן היעילות ביותר, ולו רק כי הם בוחרים באותן הפעולה במשך שנים. חשוב לזכור שאחת מהאיכויות הנדרשות ממנהל טוב, היא היכולת לזהות ולהתמודד עם מורכבותה של כל בעיה בפני עצמה. 

הנה עשר דרכים לשפר את ניהול הזמן שלך:

1. הקצה זמן: חשוב על הנושא הנידון, והחליט כמה מראש כמה הוא עתיד לגזול מיומך. דיבורי סרק העוסקים בהתלבטות לגבי סוג הפונט המועדף לניוזלטר, למשל, כנראה לא יובילו לאחת ההחלטות המכריעות שתקבל במהלך הקריירה. אין מה לעשות, לפעמים פשוט צריך לדעת מתי להעיף את ה"אולדסקול".

2. נהל את האינבוקס שלך: מצא דרך יעילה לטפל בדואר האלקטורני ולהבין כיצד להתעדכן, אפילו אם אינך קורא כל מייל. אל תסמוך כך שצוות העוזרים שלך יסכם עבורך את עיקרי המכתבים. הרי במילא אינך מעוניין להיחשף לכל המידע הזה.

3. מצא את שביל הזהב לארגון עצמי: זה יכול להיות באמצעות מדבקות פוסט-איט, לוח מחיק, תזכורות טלפון, יישומי מחשב שונים או אפליקציות. שוב, כל אחד יבחר בשיטה שונה, שכנראה לא תתאים לחלק ניכר מהעובדים האחרים.

4. דאג להגמיש את הדרישות: אם אתה מנהל שתלטן עד כדי רצון לשלוט בכל פעולה קטנה של העובד, ייתכן ובכך אתה פשוט מבזבז את הזמן של כולם. כפי שאמר ג'ורג' פטון: "אל תגיד לאנשים איך לעשות דברים, תגיד להם מה לעשות ותן להם להפתיע אותך עם התוצאות".

5. התמקד בנושאים החשובים באמת: אל תבזבז זמן רב בטיפול בבעיות חסרות חשיבות. נסה לתעדף את המשימות ולהימנע מהשלמת משימות רק מכורח ההרגל. זמנך יקר, חשוב על הדרך בה הוא מנוצל.

6. פעל לתקשורת יעילה: דרך העברת המסרים הנוחה עבורך עלולה להיות מטרידה במיוחד עבור קולגות. אנשים מסוימים לא אוהבים לקבל שיחות טלפון אלא במקרים חריגים, ומעדיפים לנהלאת יחסי העבודה השגרתיים על בסיס SMS. דון עם חברייך למשימות המשותפות על הדרך הנוחה ביותר עבורם לתקשר.

7. נהל נכון את הציפיות שלך: מנהלים ועובדים נדרשים "לנהל" אחד את השני. בוסים, מצידם, צריכים לנקוב בפירוש ובפירוט בשם היעדים וסדר העדיפויות הנחוצים. העובדים, מולם, נדרשים למשל להעריך את פרק הזמן בו יספיקו לעמוד במטלה בצורה טובה.

8. הפסק להישאב לפרויקטים של אחרים: לפעמים פשוט צריך לדעת מתי לקטוע התנהלות מיותרת. לא נעים לך? זה בסדר, משום שכאן זה בדיוק המקום בו צוותים נדרשים לגלות כנות ולעזור אחד לשני עם ביקורת בונה. "עזור לי לעזור לך": מה אני יכול לעשות יותר טוב כדי לעזור לך? ולהיפך? בדרך זו בסוף כולם מנצחים.

9. זהה את כלי הניהול שמאיטים אותך: אם לוקח לך זמן רב לתכלל את המשימות אל לוח הזמני היומי שלך, האם לוח השנה הזה באמת עושה את העבודה?תחשוב חכם, תעבוד חכם. בחר את הדפדפן, היישומים והאפליקציות שלך בחוכמה. אבל אל תגזים עם כלי העזר, זכור את המוטו: לפעמים פחות זה יותר.

10.  למד מאחרים: נסה להימנע מביקורת כמעט אוטוטמטית אודות הדרך בה צעירים תחתיך נוהגים לעבוד, כל עוד אתה נוכח שזה עובד בשבילם. הכר בכך שניסיון מוביל פעמים רבות לדפוסי שגרה מנוונים ומיושנים, וצעירים רואים את הדברים בעיניים רעננות (במיוחד כשמדובר בטכנולוגיה חדשה). לשני הצדדים מתאפשרת הזדמנות ללמוד זה מזה.

לסיכום, הטעות הגדולה ביותר בניהול זמן היא לעשות את הדברים תמיד באותה הדרך בדיוק.  אם אתה עסוק בפגישות, שיחות, ועבודות אחרות, תמיד תתלבט מתי הזמן הטוב ביותר להתמודד עם כל אחת מהמשימות שלך, וכיצד לבצע זאת? התשובה הנכונה לעד היא: מה שעובד הכי טוב עבורך ועבור צוות שלך.

מאמר זה פורסם במקור בבלוג של  ג'וש קליין, יזם, מנכ"ל ושותף מספר קרנות הון סיכון.