רוצים להעלות את התפוקה של העובדים ואת רמת החדשנות בחברה?

ובכן עכשיו זה בדוק: במחקרים ותצפיות חדשים מ 4 השנים האחרונות עולה כי הדרך שבה תעצבו את המשרדים של הסטארט אפ שלכם תשפיע על התפוקה וגם על החדשנות במשרד. הכתבה שלפניכם תדון בנושא ובנוסף תוכלו להתרשם מcase study של שיפוץ משרדי חברת Celltick  וכיצד הושפעו הפרמטרים הללו מהשיפוץ.

עיצוב משרדי Celltick  כמקרה בוחן להשפעת עיצוב הפנים על תפוקה וחדשנות. 

הגברת התפוקה

איך עושים את זה? נתחיל מתצפית על אנשי מכירות שבוצעה בשנתיים האחרונות ומתוארת במאמר מרתק שהופיע לאחרונה בהרווארד ביזנס ריביו. המאמר נכתב על ידי 3 חוקרים בתחום סביבת העבודה: בן וובר, ג'ניפר מגנולפי וגרג לינדזי ודן בהשפעת מפגשים אקראיים ומרחק פיזי בין עובדים להגברת תפוקה וחדשנות.

בתצפית המדוברת הגבירו ב10% את כמות המפגשים האקראיים ברבעון בין 50 אנשי מכירות בחברת ענק לפרמצבטיקה. כפועל יוצא עלו המכירות באותו רבעון ב10%.

מבדיקות ומחקרים חדשים שבוצעו במקביל עולה מסקנה דומה: כאשר מגדילים את מספר המפגשים בין עובדים מאותו תחום עולה התפוקה. בתחום המכירות קל להוכיח את ההשפעה באופן מדיד אבל היא קיימת בכל התחומים.

חלל פתוח מגדיל את כמות האינטראקציה בין העובדים וכפועל יוצא מעלה את תפוקת הקבוצה.

משתנה נוסף שמשפיע על התפוקה הוא המרחק הפיזי בין עובדים מאותו תחום. האמרה "רחוק מהעין רחוק מהלב" רלוונטית ביותר גם בתחום תפוקת העבודה.

בשנת 1977 בדק החוקר תומס ג' אלן את הקשר בין מרחק ורמת תקשורת בין עובדים ומצא כי עובדים ייצרו פי 6 יותר אינטראקציה עם עובד אחר היושב במרחק 3 מ' מהם ביחס לעובד היושב במרחק 30 מ'. ריבוי האינטראקציה תרם לקיצור זמן ביצוע משימות ולהגדלת התפוקה.

החוקר בן וובר בדק את הרלוונטיות של המחקר לשנים האחרונות בהן התקשורת הדיגיטלית שולטת בכיפה ומצא כי גם בעידן האינטרנט עובדים ייטו לתקשר במייל פי 4 עם עובדים שהם נמצאים איתם פיזית באותו מקום מאשר עם עובדים שממוקמים מחוץ לסביבה הפיזית שלהם. גם אם האינטראקציה הפיזית נפסקה עדיין התקשורת הדיגיטלית תהיה ברמה גבוהה יותר מאשר עם עובדים שלא נפגשו כלל. לכן, לתשומת לב חברות שעובדות בפריסה גלובלית, חשוב להפגיש במידת האפשר את העובדים מלוקיישנים שונים העובדים על פרויקט משותף.

שתי הערות חשובות בנושא התפוקה:

כאשר מדברים על עליית התפוקה הכוונה היא לתפוקת הקבוצה שללא ספק עולה עם הגדלת כמות האינטראקציות בין חברי צוות מאותו תחום או כאלו העובדים על פרויקט משותף.

בשונה מכך, רמת התפוקה של היחיד נוטה לרדת בחללים פתוחים כאשר מדובר על עבודה שדורשת חשיבה אינדיבידואלית וריכוז. לכן, בתכנון המשרדים כדאי לקחת בחשבון אזורים ייעודיים לעבודה פרטנית שם אפשר להתנתק מהקבוצה ולהתרכז כדי לבצע משימות ספציפיות. על התמהיל בין חללים משותפים לפרטיים יש להחליט אחרי בדיקת צרכים מעמיקה של החברה.

חדרי ישיבות צמודים לחלל הפתוח כדי לאפשר פגישות וגם עבודה שקטה שדורשת ריכוז.

כשמדובר על מפגשים אקראיים בין עובדים מאותו תחום לצורך הגדלת התפוקה יש חשיבות מכרעת למיקום המפגשים ובתצפיות אחרונות הסתבר שיש עדיפות למפגשים שקורים בצמוד לעמדות העבודה. גם כאן חשוב תכנון מדויק ומקצועי של אזורי המפגש ויצירת תרשים זרימה אופטימלי של עבודה משולבת במפגשים.

יצירת חדשנות

ריבוי מפגשים מעודדי חדשנות.

הכפר הגלובלי של השנים האחרונות וההתפתחות הטכנולוגית מאפשרים לנו לבדוק הרכבים וקבוצות שפעם לא היו בהישג יד.

תצפיות על הרכב הקבוצה והקשר שלו לחדשנות מעלות כי ככל שהמגוון של חברי צוות עולה ויש שונות במין, תחום עיסוק ומוצא אתני החדשנות עולה, העלייה תהיה אפילו יותר מהותית אם חברי הקבוצה נמצאים במיקומים גאוגרפיים שונים. גם במקרה הזה, נמצא שככל שעולה שיעור המפגשים, בין אם פיזיים או וירטואליים, יש עלייה בחדשנות.

הבנה מעמיקה של הנושא חשובה במיוחד לחברות גלובליות שסניפיהן פרושים ברחבי העולם.

מצד שני נמצא שתקשורת דיגיטלית, באמצעות שיחות וידאו, יוצרת תחושה של ריחוק ורשמיות ולכן מקשה על זרימת פגישות העבודה ועל החיבור האנושי שמייצר חדשנות.

כדי להתגבר על המכשול הזה מומלץ לייצר פגישה וירטואלית שתדמה ככל האפשר פגישה פיזית. את זאת אפשר להשיג על ידי הקרנה על מסכים גדולים באמצעות מקרן או מסך גדול כך שאפשר לראות את חברי הצוות איתם מדברים בגודל טבעי ולעקוב אחרי החידושים האחרונים בתחום כדי להפוך את הפגישה לטבעית ונטולת רשמיות ככל האפשר (אם המטרה היא לייצר חדשנות).

ריבוי מפגשים מעודד חדשנות.

עיצוב משרדי חברת Celltick כמקרה בוחן

סלטיק היא חברת הי-טק ותיקה שהוקמה בשנת 2000 ועוסקת בשדרוג ובפרסונליזציה של מסך הפתיחה של סמארטפונים וטאבלטים.

עד לפני שנה ישב כל צוות החברה במשרדים שתוכננו עם חלוקה לחדרים כאשר חלק מהצוותים ישבו בחדרים הצמודים לחלונות וחלקם בחדרים פנימיים ללא חלונות.

ב2013 החליט מנכ"ל החברה, רונן דניאל, להקצות כשליש משטח המשרדים לעבודה בחללים פתוחים ושיתופיים כדי ליצור סביבת עבודה כיפית וממותגת שתתרום לשימור העובדים הקיימים ותהווה מוקד משיכה לעובדים מוכשרים חדשים עם הרחבת הפעילות של סלטיק.

יצירת סביבת עבודה כיפית וממותג כבר מהכניסה.

רונן דניאל מפרט: "השוק בו אנו פועלים הינו דינמי ומשתנה במהירות וכך גם החברה שלנו. המטרה העיקרית שעמדה לנגד עינינו הייתה להתאים את סביבת העבודה לאופייה המשתנה ולמוצריה החדשים של החברה. רצינו שהסביבה החדשה תעודד חדשנות, יצירתיות ותקשורת פתוחה בתוך בצוותים השונים וביניהם."

הצעד הראשון במהפך שבוצע בעיצוב הפנים של המשרדים היה כמובן פתיחת החלל והכנסת אור טבעי מהחלונות. תכננו בסטודיו מיכל רוזן את החלל המרכזי עם אזור ישיבה במרכז הכולל גם עמדת קפה ובר חטיפים המשמשים כנקודת מפגש מרכזית.

עמדת קפה מרכזית להכנת משקה ולמפגשים קצרים.

בחלקו הפנימי של המלבן ולאורכו ניצבים חדרי ישיבות, מנוחה וסיעור מוחות שיכולים לשמש לעבודה פרטנית שקטה למי שרוצה להתרכז, או למי שרוצה לנהל שיחה פרטית כך שלא יפריעו לשאר חברי הצוות. תוכנן גם "סלון" רחב ידיים לפגישות לא רשמיות.

חדרי ישיבות לאורך החלל המשותף.

כדי להגביר את תחושת השיתוף והשייכות של העובדים תוכננו אזורי העבודה כך שיש אפשרות לארגן את השולחנות באופן מודולרי וליצור בכל פעם מבנה אחר של עמדות העבודה בהתאם לצורך. הגמישות הזו חשובה במיוחד כאשר חברה עובדת בצורה אג'ילית וגודל הצוותים וההרכב שלהם משתנה עם כל פרויקט. מעבר לכך היכולת למקם את עמדות העבודה באופן גמיש מגביר את תחושת שביעות הרצון והשליטה של העובדים ושאפנו לתת להם אפשרות ליצור את הצירוף המתאים להם ביותר בכל נקודת זמן.

השקעה חשובה נוספת הייתה בתקרה אקוסטית משובחת שהינה תנאי בל יעבור לעבודה כה אינטנסיבית ושוקקת חיים בחלל פתוח.

בעיצוב המשרדים ראינו חשיבות רבה ביצירת האווירה ובשידור המסרים המתאימים לסלטיק כחברה דינמית, חדשנית ועדכנית שמובילה אג'נדה מרכזית בעולם התקשורת והפרסום הסלולרי.

המטרה הייתה לשדר מסר של כיף ויצירתיות ולשם כך בחרנו לפרויקט שטיחים בצבעוניות מגוונת ובצבעים זוהרים שיוצרים אוירה של פתיחות, חופש ושמחה.

שטיחים צבעוניים יוצרים אוירה של כיף וחדשנות.

נושא התקשורת קיבל תשומת לב רבה והקצינו בתכנון המשרדים פלטפורמות רבות של תקשורת פנימית. מלבד הלוח המחיק המוכר והטוב, הקירות בחדרי הישיבות הם קירות מחיקים שמנוצלים עד תום לכתיבה ואיורים, תוכננו לוחות מגנטיים שקועים בקירות המשמשים כלוחות משחק מגנטיים ומשרד המיתוג אידאה עיצב את המשחקים ואת העיצוב הגראפי הכולל על קירות המשרדים. השילוב של משחקים והצבעוניות תורמים לאווירת הכיף.

מאז שהוקמו המשרדים החדשים עברה כשנה.

שילוב לוחות משחק צבעוניים בעיצוב המשרדים.

התקשרתי לרונן דניאל לקבל פידבק על התמורה שחולל העיצוב מחדש בתרבות הארגונית של החברה. ואכן, חל שינוי: "הצוותים מדברים הרבה יותר אחד עם השני ונהנים מרמת התקשורת הגבוהה, כולם מסונכרנים לגבי המתרחש בכל המחלקות, שיתוף הפעולה גדל, התפוקה עלתה והאווירה מצוינת. העובדים אוהבים את העיצוב הצבעוני והרבה מהם שלפני השיפוץ בחרו להישאר בחדרים באזור שלא שופץ רוצים לעבור למרחב הפתוח. גם האורחים הרבים שמגיעים לחברה אינם נותרים אדישים לשינוי ומתפעלים מהעיצוב החדשני והעדכני."

עיצוב הפנים כקטליזטור המשפיע על התרבות הארגונית של החברה.

אמנם בפרויקט זה אין לנו ערכים מדידים של העלייה בתפוקה ובחדשנות אך לדברי רונן דניאל : "מורגשת עלייה בפרמטרים הללו. באופן כללי, הצלחת הפרויקט בולטת והושגו המטרות ששאפנו אליהן."