ישיבות הן גורם מרכזי בלוח הזמנים של כל מנהל. מחקרים שנערכו לאחרונה מראים, כי מנהל בדרג ביניים מבלה 37% מזמנו בישיבות, ונוכח בלא פחות מ-62 ישיבות בחודש! אז איך בכל זאת תנהלו ישיבה מוצלחת? ריכזנו עבורכם מספר כללים לתכנון וניהול של ישיבות אפקטיביות
דמיינו לעצמכם את הסיטואציה הבאה- 8:30 בבוקר, אתם נכנסים למשרד, פותחים את היומן ומגלים שהוא עמוס בפגישות עד הצהריים. בקושי הספקתם להגיד שלום למירה המזכירה, וכבר היא מספרת לכם שהתקשרו ממשאבי אנוש, מהרכש ואפילו מהכספים כדי לתאם פגישה סופר דחופה להיום, ואתם הייתם בטוחים שדווקא היום תספיקו לעבוד קצת במשרד ולסגור את כל הדברים שלא הספקתם עדיין. נשמע מוכר?
ישיבות הן גורם מרכזי בלוח הזמנים של כל מנהל. מחקרים שנערכו לאחרונה מראים, כי מנהל בדרג ביניים מבלה 37% מזמנו בישיבות, ונוכח בלא פחות מ-62 ישיבות בחודש! אם ניקח נתון זה, ונחבר אותו לתחושה שקיימת אצל מנהלים רבים, שמרגישים שישיבות הן זמן בו העובדים מרשים לעצמם להתבטל או לחלום בהקיץ, נבין כי ישיבות גוזלות זמן (שמתורגם כמובן לכסף) ארגוני יקר.
אפשר גם אחרת. ישיבת הצוות היא כלי ניהולי חשוב ומיוחד, שאסור לוותר עליו. ישיבות אלו נותנות מענה לנושאים כמו: ריענון נהלי עבודה וקבלת עדכונים, חיזוק השייכות לצוות, העלאה של המוטיבציה והמורל הקבוצתי, גיבוש בינאישיובמה לקידום נושאים שונים. את הישיבות מומלץ לערוך באופן מסודר, כאשר הישיבות מתקיימות בתדירות קבועה, אחת לשבוע או שבועיים. במצב זה חברי הצוות יודעים מתי יש הזדמנות להעלות נושאים מסוימים, וניתנת להם האפשרות להתכונן מראש. אז איך בכל זאת תנהלו ישיבה מוצלחת? ריכזנו עבורכם מספר כללים לתכנון וניהול של ישיבות אפקטיביות:
לפני הישיבה:
- תכננו מטרה, תוכן ומבנה (כולל חלוקה לזמנים).
- הגדירו משתתפי חובה ומשתתפי רשות.
- שריינו מסגרת זמן. למרות הקושי, השתדלו להתחילו ולסיים את הישיבה בזמנים שהגדרתם!
- הקפידו על סביבה נעימה ונאותה. לדוגמה, כיבוד קל בישיבה, יכול לתרום לאווירת הפתיחות ולהדגשת ייחודיות הישיבה על פני הישיבות השוטפות של הצוות.
- דאגו לאמצעים הנדרשים- כלי כתיבה, לוח, טושים, מקרן, מסך וכו'.
- שלחו זימון המציין את מטרת הישיבה וכולל בתוכו חומרי רקע רלוונטיים.
בזמן הישיבה:
- הציגו את מטרות הישיבה ותוכנה.
- עקבו אחר התקדמות הישיבה בהתאם לתכנון ולזמנים שהגדרתם.
- סכמו סוגיות שצצות במהלך הדיון. או תמנו מישהו מהמשתתפים לסכם עבורכם.
- במידה וצצות סוגיות הסוטות מתכנית הפגישה ועלולות לגזול זמן יקר, קבעו ישיבה נפרדת לדון בהן.
- כל נקודה לביצוע צריכה להיות מוסכמת על ידי המשתתפים במהלך הישיבה.
- סכמו את הישיבה: קבעו נקודות לביצוע ופעולות להמשך.
לאחר הישיבה:
- שלחו מייל סיכום של הפגישה לצוות (לא יותר מיום לאחר שהתקיימה).
- עקבו אחר המשימות לביצוע.
אל תשכחו מנהל טוב הוא בין היתר זה שנמצא עם היד על הדופק. מעבר לכללים הרשומים לעיל, מומלץ גם לבדוק אחת למספר חודשים את אפקטיביות ישיבות הצוות, בהעלאת הנושא בישיבה או בשיחות אישיות עם העובדים. הפידבק מהעובדים הוא חשוב. התייחסו אליו וערכו שינויים בישיבות, במידת הצורך.
