מחקר של Bersin by Deloitte המתמחה בתחום ה-HR, מעלה כי כ-40% מכלל החברות מתכוונות להחליף את מערכות ה-HRMS שלהן. חברת המחקר Cedar-Crestone מעריכה כי כ-60% מהחברות מתכננות אסטרטגיה חדשה בתחום מערכות HR ו-46% אחוז מתכוונות להגדיל משמעותית את התקציב לכך (ברוב המקרים מדובר על מערכות לניהול טאלנטים וניהול מערך העובדים בכלל). במחקר אחר, של Stacey Harris, התברר כי בחברות שכבר ביצעו את המהלך ועברו לפלטפורמות מתקדמות, ההוצאה לעובד בתחום מחלקת משאבי אנוש בארגון ירדה ב-22%...

אם כך, מה צריך לקחת בחשבון כשאתם נערכים לשדרוג או לרכישת מערכות, על מנת שיתנו לכם מענה לטווח הרחוק? אילו מגמות נראה ב-2016 בתחום ה-HR?

מערכות לעובדים ולא רק ל- HR

עד לא מכבר, מערכות טכנולוגיות לניהול משאבי אנוש (HRMS), כגון: איתור מועמדים, למידה, שכר ותגמולים, נועדו לשרת את מחלקות משאבי האנוש. גם אם ניתנה לעובדים גישה למערכות, היא היתה מוגבלת ונועדה בעיקרה להפחית אדמיניסטרציה וניירת במחלקת ה-HR.

כיום, יש שינוי תפיסה של 180 מעלות. ממערכות "תיעוד" עוברים למערכות "מחברות עובדים" (Engagement): מערכות המסייעות לעובדים להתנהל טוב יותר, לשפר תפוקות, ללמוד, להתפתח ולקחת אחריות על מסלול הקריירה שלהם.

קחו לדוגמה את המערכות שנועדו במקור לניהול אדמיניסטרטיבי של הלמידה: הן התפתחו באמת למערכות "חוויית למידה" של העובדים, המאפשרת להם לאתר תכנים שמעניינים אותם, ללמוד on-line, כולל יכולות מישחוק (gamification),להיבחן ולקבל סמכות ולשתף ידע עם עמיתים ומומחים.

השינוי התפיסתי גורם לחברות רבות, גם כאלה שהשקיעו סכומי עתק במערכות ERP, להחליף אותן לטובת מערכות שנועדו באמת להעצים את העובדים והמנהלים, ולעבור לספקי תוכנה המתמחים בתחום. אז בבואכם לבחור בטכנולוגיה שתרשת את הארגון בשנים הבאות, חישבו לא רק על יכולות המערכת ותהליכי העבודה, אלא על "חווית העובד".

הכל נייד

כולנו מצוידים בסמארטפונים ומשתמשים בהם כל הזמן. השימוש באינטרנט מהמובייל קפץ ב-69% במהלך 2014, כשחלק מהותי מהשימוש עבר לווידאו. אבל לא מדובר רק באמצעי גישה שונים לאותן מערכות טכנולוגיות שאנו מכירים - מדובר גם בסוג חדש של מחשוב עם יכולות אחרות, אופן שימוש שונה ודינמיקות משתמש חדשות. לכן, אפליקציות ה-HR צריכות להיות פשוטות לתפעול, מבוססות מיקום, חברתיות ומאפשרות מגוון שירותים. בשנה הקרובה, נראה פריצות הדרך בעיקר במערכות משוב וחיזוק ה-Engagement, מערכות למידה, ניהול זמן ונוכחות, גיוס עובדים, ראיונות וידאו ועוד. נראה שבטווח הקרוב רוב יישומי ה-HR יוסבו למובייל, כפלטפורמה המרכזית.

עוברים לענן

בשנה הקרובה נראה את הגל השלישי של פתרונות ב"ענן״, שיביא לשוק מוצרים קלים לשימוש, לא יקרים, ומתוכננים למובייל ולענן. המושפעים העיקריים הם מערכות שכר, תכני למידה והדרכה, כמו גם טכנולוגיות למידה המשלימות את מערכות ה-LMS הארגוניות. תחומים נוספים הם תקשורת ושירותים בין אישיים, מערכות ל- Engagement, משוב וניהול תרבות ארגונית, מערכות גיוס עובדים עם ניהול קשרי מועמדים, ראיונות וידאו ועוד, וכמובן מערכות לניהול זמן וסידור עבודה.

קטגוריות חדשות

בשטח רואים יותר ויותר תחומים חדשים המקבלים מענה באמצעות כלים טכנולוגים. בעיקר מדובר בכלי משוב, סקרים ובדיקת הלך רוח העובדים, בחינה של היבטי תרבות ארגונית, מעקב שוטף של Engagement, כמו גם פתרונות לניהול יעדים והערכת ביצועים, הכוללים מגוון פידבקים, ותוכניות לפיתוח העובדים. ב- Bersin צופים את התפתחותה של קטגוריה חדשה – ניהול משוב. זהו שילוב בין סקרי הלך הרוח, משוב של עובדים ומנהלים ומשובים אנונימיים, שילוב זה יצור ביחד פלטפורמה המאפשרת לארגון "יד על הדופק" והבנה של הנושאים שמטרידים את העובדים, הצרכים שלהם וההצעות לשיפור.  

תפיסות חדשות בערכת ביצועי עובדים

הכלים המסורתיים בהם עושים שימוש לקראת סוף כל שנה לצורך הערכת ביצועי עובדים, עוברים באחרונה שינויים ותכנון מחדש. יותר ויותר ספקים מציעים דרכים חדשות לתהליך הערכת העובדים, שאינו מתבסס על מדרוג, ציונים, או פעמון כפוי כבסיס לתגמול. המגמה המתפתחת היא מערכות בגישה גמישה יותר, המבוססת על משובים בזמן אמת. מערכות הערכת עובדים אלו מתחילות לצוץ, אך הן נקודתיות מדי ואינן נותנות מענה ל- Talent Review ולתהליכי המשך נוספים. לכן, המגמה העיקרית היא שהספקים של פתרונות מקיפים יותר לניהול אסטרטגי של ההון האנושי, יפתחו ויעמיקו את הגישה הגמישה יותר. 

חוויית הלמידה

תחום הלמידה וההדרכה בארגונים ממשיך לצמוח (כ-10%בשנה) וכמות התכנים עולה בהתאם. ניתן לרכוש קורסים והדרכות בשמם של מומחים בעלי שם, ולא מעט מוסדות אקדמיים מובילים מעלים תכנים וקורסים לרשת בתשלום לא גבוה.

בפשטות - עובדים רוצים להתמקצע ולהתפתח בתחום עיסוקם, או כמו שהגדירו זאת כבר מזמן: The learning curve is the earning curve. באופן לא מפתיע, העובדים רוצים שהארגון יספק להם את הכלים להתפתחות מקצועית.

הנושא יוצר גם בעיה: תכני הלימוד מפוזרים על שלל פלטפורמות ואין "מרכז" אחד בו ניתן לקיים חווית למידה משולבת. לא מעט חברות תוכנה מנסות כיום להתגבר על הבעיה ולפתח פלטפורמות מאוחדות, באמצעותן ניתן יהיה לאתר תכנים, לרכוש אותם במהירות ולרכז אותם במקום אחד נגיש, לטובת פיתוח העובדים. כיום, ניתן למצוא פתרונות כאלה רק מספקים קטנים ולשלב אותם במערכות של ספקים גדולים.

עלייתו של האנליטיקס לחיזוי

הגדרת האנליטיקס התרחבה - "מחסן נתונים" הוא רק ההתחלה. השוק צמא למערכות שיספקו תחזיות, המלצות ותובנות בכל הקשור לניהול ההון האנושי בארגון. לדוגמא, יש מערכת שמנתחות טקסטים של עובדים בסקרי Engagement או הערכות ביצועים, על מנת לזהות מסרים נסתרים ובעיות בין השורות... ניתוחים של עובדים ופעילותם, מספקים לא מעט הזדמנויות למעסיקים, במיוחד בתחומי ניהול הטאלנטים וגיוס.
בנישה הזו יש דרישה שרק תתגבר ל- Predictive Analytics - תחזיות תומכות החלטות (למשל, מי צפוי להיות עובד בעייתי, איזה מועמד עשוי להיות עובד מוצלח יותר ומי בעל פוטנציאל להפוך למנהל בעתיד). צורך זה יביא לא מעט ארגונים לבחון את ספקי התוכנה שלהם, על בסיס יכולת התחזית, ההערכה, וההמלצה שלהם.

הצורך בשירותים טכנולוגיים

למרות התפתחות הפתרונות בענן, ההכרזה על ביטול הצורך בשירותים טכנולוגיים, ייעוץ והתאמה לצרכי הארגון - מוקדמת מדי. כל חברה שרוכשת מערכת חדשה, בין אם מדובר בשכר, HR, למידה, ניהול טאלנטים או גיוס, חווה אתגרים בתקופת המעבר: ממשקים ושילוב במערכות קיימות, תהליכי הטמעה בארגון והכשרת המשתמשים. מכיוון שמערכות ה-HR עוברות שינויים משמעותיים, הרי שבמקרה והמערכת בענן, שינויים כאלה מחייבים לעיתים קרובות את הארגון להתרגל לגרסאות  ויכולות חדשות, ואף לקחת בחשבון באגים במערכת.

לכן חשוב לוודא שלספק המערכת יש ניסיון במגזר העסקי הרלוונטי לכם, יכולת התאמה לתרבות הארגונית, כמו גם יכולות אפיון, יישום, הטמעה, הדרכה ותמיכה בסטנדרטים הגבוהים ביותר.

חשיבות החיבור האנושי

בעשור האחרון מערכות לניהול המשאב האנושי בארגון התפתחו דרמטית, אבל דבר אחד נשאר חשוב מכולם: המשתמשים. ההצלחה של מערכת כזו נמדדת על פי הדרך בה העובדים מתחברים לטכנולוגיה ודרכה עם הארגון. זה מצריך מערכות ידידותיות למשתמש, שאינן מחייבות הדרכות ארוכות על מנת לתפעל אותן, ומתחברות לשאר המערכות בארגון. זהו מדד חדש להצלחה, שבסופו של יום מכריע בבחירת ספק תוכנה שאכן עומד בקצב השינויים בשוק.

לסיכום: סקרנו כאן מגמות מרכזיות בהתפתחות הכלים הטכנולוגיים לניהול המשאב האנושי בארגון. לחלק מהמגמות יש פתרונות חלקיים, בעוד שאחרות עדיין בשלבים ראשוניים מאוד של פתרונן.

זכרו תמיד שגם אם יש פתרון נקודתי חדשני במיוחד, הוא בסופו של דבר רק פתרון נקודתי. על מנת שיהיה חלק מהתמונה הכוללת לה אתם זקוקים, צריך לבצע אינטגרציה בינו לבין מערכות אחרות בארגון, וגם אז לא בהכרח תגיעו לסנכרון מלא בין המערכות ותהליכי העבודה.

לכן מומלץ לבחור ספקי פתרונות מקיפים, המנהלים תהליכים מסונכרנים, ומאפשרים ראיה הוליסטית של העובד באותה המערכת. גם הם שוקדים על התאמת המערכות שלהם לדרישות השוק ולמגמות המובילות. כשאתם חושבים על שדרוג או רכישה של מערכת, אל תהססו לבדוק עם ספקים פוטנציאליים את מפת הדרכים של פיתוח הפתרונות שלהם, ואת מידת ההתאמה לצרכים הפונקציונאליים שלכם ולחוויית המשתמש של המנהלים והעובדים.