בכתבה הקודמת סקרתי בפניכם את ארבעת הסעיפים אותם יש לקחת בחשבון ולבדוק בבואכם לבחון כדאיות כלכלית לכנס שברצונכם להפיק: גודל שוק ואופיו, כנסים מתחרים, המצב הפיננסי בשוק ונותני חסות רלוונטיים.

אם לאחר בחינת ארבעת הסעיפים הללו לעומק הגעתם להחלטה כי לכנס שלכם יש פוטנציאל עסקי טוב, כעת יהא עליכם לגשת למלאכת ארגון הכנס.

אז איך מארגנים כנס?

כנס מורכב מ-3 מרכיבים עיקריים:

1.      הפקה טכנית של האירוע

2.      שיווק האירוע לקהל החיצוני ומכירת חסויות

3.      תוכן האירוע

הפקה טכנית של האירוע

בכל כנס יש את הצד הלוגיסטי-הפקתי, המתייחס למרכיבים הבסיסיים החיוניים, כגון: אולם, מזון ומשקאות, הגברה, הקרנה, במה ועמדת רישום בכניסה.

חשוב להבין כי כנס ל-200 איש אפשר לארגן בתקציב של 50,000 ש"ח או בתקציב של 200,000 דולר, הכל שאלה של כמה אנחנו מעוניינים להשקיע בכנס ולאיזו רמת הפקה השוק הזה התרגל.

1. את בחירת אולם הכנסים עושים על סמך שני מדדים: לפי כמות אנשים ולפי תקציב.

חשוב לציין שרוב אולמות הכנסים כוללים כיום גם שירותי קייטרינג ובר. ככל שנתרחק מתל-אביב המחירים ירדו, וככל שהכנס יהיה קטן יותר יהיו לנו אופציות רבות יותר בבחירת הלוקיישן.

לאחר שבחרנו אולם, נבדוק את שירותי הקייטרינג והבר שלו, נבקש להגיע לאירוע כדי לוודא שהשירותים אכן ברמה גבוהה. חשוב לבדוק באולם: חניה נגישה, דרכי הגעה נוחות, אסתטיקה של המקום, איכות המזון, האם המקום מוכר כאולם כנסים איכותי (כדאי לחפש באינטרנט מי הפיק שם בעבר כנסים ולבקש מהם חוות דעת).

2. ברוב אולמות הכנסים יש חברת בית להגברה וההקרנה שהציוד שלה מותקן כבר באולם המיועד. מבחינה כלכלית, תמיד עדיף לעבוד איתה היות ויש לחברת הבית פחות עבודות הקמה וזה מאפשר לה להוזיל עלויות. חשוב מאוד לקבל חוות דעת ממקור חיצוני לגבי אותה חברת הגברה והקרנה ולוודא שהיא יודעת לתפעל תקלות ברמה גבוהה – אל תדלגו על השלב הזה, הוא חיוני ומפיקים רבים נופלים בו.

3. כמעט לכל אולם כנסים תהיה במה מתאימה להרצאות. אך חייבים לוודא את זה מראש ובמידת הצורך אם אין במה, להביא מספק חיצוני. גודל הבמה ייקבע בהתאם לכמות הקהל ולכמות המשתתפים שצריכים לעמוד או לשבת עליה בו-זמנית. במה קטנה היא בגודל 4 מטר על 2 מטר, במה גדולה יכולה להגיע גם לאורך 12, 20 או 50 מטרים

4. חברות רבות מספקות כיום עמדות רישום בכניסה לאירועים. החברות משכירות שירותי דיילות, הכוללים מדפסת המחוברת ללפטופ ובו רשימת המשתתפים שהעברנו מבעוד מועד, ואת התגים למשתתפים מדפיסים במקום. כלל האצבע של המפיקים: לפחות דייל אחד או דיילת אחת לכל 100 איש. אין סיבה לנסות לחסוך כאן ולהדפיס את התגים מראש, תמיד ישנם מצבים של שמות שגויים, משתתפים שחשבו שנרשמו אך אינם מופיעים או מקרים אחרים שנפלו בין הכיסאות. לכן הדפסת תגים במקום תסייע בתפעול תקלות אלו ואחרות במקום בזמן אמת.

זהו בקצרה הבסיס בכל הנוגע להפקת כנס. באופן אישי, אני ממליץ תמיד לשכור מפיק מקצועי שיסגור עבורכם את כל הפינות. חברות הפקה טובות בדרך כלל גובות מהלקוח שכר הפקה בגובה של עד 12% מעלות הכנס ויודעות לייצר לכנסים נראות ברמה גבוהה יותר ובעיקר לחסוך את כאב הראש.

שיווק האירוע לקהל חיצוני

כאן התחום המורכב יותר. שיווק באופן כללי הוא תחום שאין בו נוסחת קסם להצלחה. אבל בכל זאת, אנסה לתת כמה טיפים כיצד לשווק כנסים בדרך מועילה.

1. שיתופי פעולה

למשל, אתם מפיקים כנס בתחום הנדל"ן? צרו שיתוף פעולה עם אתר אינטרנט שיש לו מסד נתונים שמכיל את קהל היעד שלכם. מארגנים כנס לעורכי דין? שתפו פעולה עם לשכת עורכי הדין או אתר חדשותי בתחום. בקיצור- הבינו היכן נמצא הצינור לקהל שלכם, והשתמשו בו. תוכלו להציע לאותו גוף לקבל חסות ראשית על האירוע ללא עלות, אחוז מהרווחים, או הרצאת מפתח באירוע וכדומה.

2. רימרקטינג –לגוגל יש כיום טכנולוגיה מדליקה (וגם מציקה), ברגע שמישהו נכנס לאתר שלכם פעם אחת, אתם יכולים לעקוב אחריו באמצעות באנרים כל חייו. זה עובד.

3. פייסבוק – יש לעשות סינון לפי מקצוע... ולפרסם. קל פשוט ובמקרים רבים גם זול.

4. וידאו – העולם צועד לכיוון של וידאו, וכיום פרסום באמצעות וידאו עובד פי כמה מאשר פרסום של באנרים סטטיים. הפיקו סרטון מושקע של הכנס שלכם ונסו לשדר אותו בכמה שיותר פלטפורמות. מלבד יו-טיוב ופייסבוק, יש כיום חברות שיודעות לרכוש עבורכם שטחי פרסום בווידאו בכל מיני אתרים בארץ ובעולם.

5. פרסום במיילים – לא משנה כמה העולם מתקדם, עדיין רוב האנשים שומעים על כנסים דרך פרסום באימייל, ולזה אין תחליף. שימו לב, שכדי להפיץ לרשומות המוכנות לקבל פרסומים (בהתאם לחוק הספאם) אתם נדרשים לרוב בשיתופי פעולה עם יזמיות כנסים מוכרות.

חשוב להבין שאתם צריכים לשאוף שבכל צעד שהמשתתף הפוטנציאלי שלכם יעשה באינטרנט – הוא ישמע על הכנס. אם המשתתף יתקל בפרסום בפייסבוק, יקבל אותו גם דרך האימייל וגם יראה סרטון ביו-טיוב – הוא יתחיל להבין שמדובר פה במשהו גדול.

תוכן האירוע

בסופו של יום, במרבית הזמן בכנסים אנשים נמצאים בתוך אולם ההרצאות ומקשיבים. לכן, אם לא תציעו להם תוכן מעניין – אף אחד לא יגיע לאירוע. עולם התוכן תלוי בשיתופי פעולה עוד יותר מעולם השיווק.

אם אני מארגן כנס בתחום שאין לי בו מספיק ידע – אני חייב (אבל חייב!) לשתף פעולה עם אדם או גוף מוכר בתחום, שידע להביא את המרצים הטובים ביותר ולקבוע את התכנים הכי מעניינים.

הרצאות נהיות קצרות יותר ויותר עם הזמן... אם לפני 10 שנים היינו מגיעים לכנס ושומעים הרצאה בת שעה ורבע, היום מרצים מגיעים מחו"ל לישראל בשביל לתת הרצאה בת 20 דקות.

חשוב תמיד לשאוף שהכנס יהיה כמה שיותר ענייני, עם הרצאות קצרות וקולעות, ועם לוח זמנים צפוף.

טרנד נוסף שנפוץ כיום הוא לשלב בכנסים גם מופעי בידור. לעיתים זה עוזר מאד למשוך קהל, משום שבמקרים רבים (כמו שציינתי בתחילת הכתבה הראשונה בסדרה) אנשים באים לכנס כדי להנות.

*המאמר נכתב על ידי אופק רון,שותף מייסד בחברת באזז הפקות אירועים.