זה קורה לכולנו. אנחנו נכנסים לקשר, מלאי ציפיות ותקוות, בטוחים בעצמנו ובפרטנר אבל עד מהרה מתאכזבים. הפרטנר הוא לא מה שחשבנו. הוא לא עומד בציפיות שלנו, לא בקצב, לא באיכות ולא ביכולת לפתור בעיות. עכשיו, תארו לעצמכם שכל זה קורה בעולם המקצועי שלכם. חברת פיתוח תוכנה שאכזבה אתכם, כשלה בפיתוח התוכנה הקריטית, משכה אתכם באף ולא עמדה בלוחות הזמנים – מה עושים עכשיו?

הדילמה לא פשוטה. האם עוזבים עכשיו? האם מתחילים פרק ב'? אם כן, אז עם מי? אם נכשלתם פעם אחת בבחירת בית תוכנה מדוע שלא תכשלו בשנית? והרי, כעת התנאים עימם אתם נכנסים להתקשרות מגבילים פי כמה:  רוב התקציב כבר נשרף, אתם מאוכזבים, חשדניים, הדד-ליין נושף בעורף ובאופן כללי, אתם מעדיפים כי הספק החדש ימשיך מהנקודה בה הספק הקודם הפסיק ולא יתחיל הכל מהתחלה.

ואילו הספק החדש מוטרד לא פחות מכם, ומתלבט האם כדאי לו מלכתחילה להיכנס למיטה חולה. ספקים לא מתלהבים מתחזוקה של תוכנה קיימת ולא מוכרת, הם מגלים חשדנות לגבי הסטנדרטים שלה, מודעים ללחץ שאתם עשויים להפעיל עליהם וחוששים מלקוח חשדן, לחוץ ומותש.

להלן שורה של המלצות שייקלו על תהליך הכניסה  לפרויקט קיים עם ספק חדש:

1. אתרו ספק שכבר עשה את זה בעבר, ורצוי יותר מפעם אחת – נכנס לפרויקט פיתוח קיים והמשיך בתהליכי הפיתוח והתחזוקה.

2. תחקרו, יחד עם הספק החדש, את תהליך העבודה הקודם, ונסו להבין איפה היו המוקשים ומדוע לא ראיתם אותם מראש.

3. דרשו מהספק הערכות לגבי היקף העבודה, אולם קחו בחשבון כי בשל חוסר היכרות קודמת עם התוכנה יתכן ותיווצר סטייה משמעותית בהערכה הראשונית שלו.

4. דאגו שהספק ישתף אתכם במתודולוגיה שלו לקליטת מערכת קיימת - אופן קבלת קוד המקור, מסדי הנתונים, גישה לסביבות השונות (בדיקות ופרודקשן), קבלת סקירה על המערכת וכו'.

5. במידת האפשר, בצעו חפיפה בין הספק הישן לחדש ודאגו לסקירת מערכת עבור הספק החדש.

6. בצעו מעבר חד ומהיר בין הספקים, שכן בלתי אפשרי לתחזק מערכת אחת באמצעות שני ספקים במקביל. גם אם הספק החדש עדיין לא בקיא ברזי המערכת, סמכו עליו כי ילמד תוך כדי תנועה ועם הזמן הפערים יצטמצמו.

7. הגדירו משימות רוחביות שתגענה בכמה שיותר היבטים של המערכת ותאלצנה את המפתחים החדשים להכיר אזורים רבים ומגוונים של המערכת, בפרק זמן קצר. 

8. אל תתרגשו אם הספק החדש יאלץ להשליך שורות קוד לקויות או בלתי מתאימות לפח. עבודה קשה בתחילת הדרך תוביל לתפקוד טוב של המערכת בהמשך.

המלצות אלה יסייעו לספק חדש, בין אם נכנס לפרויקט פיתוח ובין אם לתהליך תחזוקה של תוכנה קיימת. בחירה בספק נכון והגדרת התהליך המתאים, תוך תיאום ציפיות, יצמצמו את היקף הטראומה ויהפכו את המשבר להזדמנות.