לפני מספר שבועות, הפורום הכלכלי העולמי פרסם דו"ח בו קבע כי עד 2022, 4 שנים מהיום, רובוטים עשויים להחליף 75 מיליון משרות אנושיות ובמקביל המעבר לאוטומציה יפתח עוד כ- 133 מיליון מקומות עבודה חדשים. גם אם ניקח את הנתונים הללו בעירבון מוגבל מתוך סטיות אפשריות בסקר שנעשה - כפי שהם דואגים לציין בדו"ח, אכן צפוי להתגבש לו סגנון אחר של עבודה. העבודות העתידיות יתבססו על מודל של התמקצעות – משרות חלקיות כעובדים מקצועיים, פרילנסרים ועובדים זמניים.

נשמע הזוי אולי... אבל המהפכה הזו מתגבשת לה אט אט כבר שנים...

רב המכר של טים פאריס "4 שעות עבודה בשבוע" שפורסם לפני עשור, היה בין הראשונים לשנות את התפיסה
על עולם העבודה ולהעלות דרכים שונות וחדשניות:

בספרו פאריס מספר איך ניהל עסק מצליח, עבד בו רק 4 שעות בשבוע, ובכל יתר הזמן הוא הסתובב בעולם,זכה
בתחרויות ריקוד בדרום אמריקה, תרגל אומנויות לחימה ביפן, למד שפות חדשות ופשוט- חי!
וכולם רצו לדעת איך הוא עשה את זה...

פאריס הסביר שהוא יצר מערכת משומנת ואוטומטית, שניהלה את העסק עבורו – המוצרים שהוא מכר היו שמורים במחסן הפצה שקיבל הזמנות דרך גורם אחר, ובליבו של ניהול העסק שלו היה מערך של עובדים מקצועיים - מזכירות מרחוק מהודו שניהלו את מערך ההפצה הגלובלי שלו והפחיתו את המעורבות שלו בעסק ל - 4 שעות שבועיות.
והכי חשוב- בזמן שמזכירות וירטואליות עובדות עבורו, טים פאריס יכל להתמקד בתחומים שהוא באמת טוב בהם, שהוא אוהב ושמפתחים אותו לרמה הבאה. וזה בדיוק מה שסטרטפים ובעלי עסקים אמורים להתעסק בהם רוב רובו של הזמן.

Do what you do best, and outsource the rest

הפופולאריות של שירותי המזכירות האישית מרחוק צומחת בישראל בשנים האחרונות,
ועם זאת, עדין יש צורך בהטמעה נכונה של שירות כזה בקרב סטרטאפים, בעלי עסקים וחברות ככלל. כמייסדת של חברה המספקת שירותי מזכירות אישית מרחוק אני נתקלת במגוון תגובות, חלק אוהדות וחלק ספקניות...

"איך אני באמת יכול להחליף את המזכירה שלי במישהי שלא נמצאת אצלי פיזית?"
"אני לא יודע מה היא באמת עושה"
"לא בטוחה שהמזכירה תדע איך לענות על הצרכים הייחודיים של החברה שלי" ועוד....
כדי להפיג את העננה אני רוצה לספר לכם מהם היתרונות הענקיים עבורכם בעבודה עם מזכירה אישית מרחוק.

איך עובדים עם מזכירה אישית מרחוק?

מזכירה אישית מרחוק בעצם עובדת בשבילכם, עושה את כל המטלות לפי הזמן שהוגדר לה.
היא יכולה לעבוד במשרה חלקית או מלאה, כאשר כל יום נפתח בשיחת וידאו משותפת בו היא עוברת עם הלקוחות על המשימות, ועומדת עמם בקשר במהלך היום לפי הצורך. בנוסף מידי יום ותקופה היא שולחת דו"ח עם המשימות שהיא השלימה.

עם זאת, מזכירה אישית מרחוק היא הרבה יותר מזה: הן הופכות להיות חלק בלתי נפרד מהחברה, הצוות מתייעץ איתן על דברים, הן מגדילות ראש ומוצאות פתרונות יצירתיים לאתגרים שהחברה חווה, ואפילו נרקם די מהר הומור פנימי והרגשת חברות ושותפות לדרך! וכל זה דרך תקשורת של שיחות וידאו, הודעות ומיילים.
בנוסף היות והמזכירה האישית היא חלק מחברה, היא מביאה מאחוריה צוות מיומן ומקצועי שמגבה את המזכירה, וחושב יחד איתה על העסק ואיך לשפר את ההתנהלות שלו. לכל אחת מהמזכירות ניסיון ורשת ספקים ונותני שירותים שהיא מכירה היטב ויכולה להפעיל לפי הצורך עבור הלקוחות. גם ימי מחלה או צורך בטיפול בעניינים אישיים לא מורגש אצל הלקוחות שכן הצוות במשרד מגבה את המזכירה.


באילו תחומים היא יכולה לסייע לחברה?

מזכירות אישיות לרוב מתמחות במגוון תחומי האדמיניסטרציה, התפעול והניהול השוטף של העסק.
למשל:
● ארגון המשרד וכח האדם
● חשבונות וגבייה
● ניהול יומן וסדר יום
● תמיכה במכירות
● ארגון כנסים ואירועים
● ניהול סושיאל מדיה

למה עדיפה מזכירה מרחוק על מזכירה במשרד?

כבודה של מזכירה במשרד – במקומה מונח. יש לה אחריות גדולה והיא כמו אבן שואבת בתמהיל החברה. בסוגי חברות שונים - כמו בארגונים גדולים היא חיונית.
עם זאת, האופי של חברות סטרטאפ ועסקים קטנים כיום הוא שונה: חברות עובדות בתצורת LEAN, משכירות חדר קטן או משלמות לפי מושבים במתחמי עבודה משותפים, חלק עובדים מה"גאראג''" או מהבית.

כל הוצאה נמדדת על פי ערך, יעילות ועלות. מזכירה מרחוק חוסכת עלויות משרד, ציוד משרדי, תשלומי מעביד הכרוכים בהעסקה ועוד. בנוסף – מזכירות מרחוק בהכרח מגיעות עם ניסיון רב, וגיבוי של הצוות כך שמספר גורמים מקיפים את הלקוח ובאפשרותם לייעץ ולייעל תהליכים בצורה משמעותית ובזמן קצר. והכי חשוב- מדובר במישהי שההצלחה של הלקוח באמת חשובה לה והיא שם – עבורו!

בסופו של דבר – המזכירה האישית מרחוק מאפשרת לכל אנשי הצוות בחברה להתמקד במה שהם טובים ומתמחים בו – אם זה פיתוח המוצר, מכירות, ניהול צוותי פיתוח ועוד. עולם העבודה והמבנה המסורתי של עסקים משתנה בקצב מסחרר... זה בהחלט הזמן להתחיל לטבול את הרגל במיים וליהנות מהאפשרויות שהקידמה מספקת לנו כדי לצמוח כסטרטאפ וכאנשי מקצוע.