העולם שלנו מתקדם בקצב מסחרר, תעשיות ומודלים של ארגונים ופורמטים שונים של עבודה כל הזמן משתנים ומתגבשים להם מחדש, ואנחנו – אנשי הסטרטאפ ניישן, צריכים לדעת ליהנות מכל הטוב והיעילות שהם מביאים למיזמים שלנו.

כיום האחריות שלנו כמנהלים, וכהתנהלות קבועה שלנו עם לקוחותינו, היא לזהות איפה ניתן לייעל ולהחליט אילו כלים חדשניים להטמיע בחברה כדי לאפשר צמיחה נכונה על גבי יסודות יציבים.

אז אילו כלים יכולים לעשות לכם את העבודה היומיומית יותר חלקה ויעילה? הנה המועדפים עלינו!

תוספים לכרום שעושים את החיים קלים
יש אינספור תוספים המביאים עמם פתרונות יעילים ביותר. הנה כמה מומלצים:

Grammarly
בעולם גלובלי עם תקשורת רבה באנגלית, Grammarly הוא התוסף שמתקן טעויות ומאפשר לשלוח מיילים ומסמכים באנגלית תקנית ונכונה, ולאפשר תדמית מקצועית עוד יותר. www.grammarly.com

Rapportive
רפורטיב הוא יישום קטן ל-Gmail שעוזר לגלות פרטי קשר של אנשים ברשתות חברתיות. בכל פעם שתכתבו אימייל חדש או כשתקבלו אימייל, יופיע בצד המסך עמוד עם כמה פרטים נוספים על המכותב: פרופיל בלינקדאין, עדכונים אחרונים שלו בטוויטר, עמוד פייסבוק שלו, אנג'ליסט, כתובת אימייל נוספת אם קיימת וכדומה.

Toggl
תוסף טיימר המודד את משך העבודה להגברת עבודה פרודוקטיבית בזמן אמת. הוא מתממשק עם מגוון כלים כמו כרום, תוכנות לניהול פרוייקטים ועוד.

ניהול פרוייקטים
בעולם החדש שלנו כשיותר ויותר אנשי צוות עובדים מרחוק, מהבית או ממדינות שונות, תוכנות לניהול פרוייקטים הופכות ליותר ויותר קריטיות כדי לעמוד ביעדים ובזמנים. אם עוד לא התנסיתם בכך, הנה כמה מהכלים הפופולארים בשוק:

Asana
Trello
Monday

שיחות וידאו
יותר ויותר יזמים מחליפים פגישות בשיחות וידאו. זה חוסך זמן של התניידות, מאפשר פגישה ממוקדת ותחומה ועדין עם מאפיינים אישיים בזכות הוידאו. כמה מהכלים המובילים בשוק הם:
Zoom
Skype
Join Me

בוטים
העמודים העסקיים שלכם ברשתות החברתיות והאתר שלכם - יכולים וכדאי שיעבדו בשבילכם! הבוטים, המתקשרים באופן אוטומאטי ובשפה טבעית עם המתעניינים שפונים אליכם הופכים ליותר ויותר פופולארים ונגישים. יש להם פוטנציאל שיווקי אדיר. הם זמינים ועונים מיד, ויכולים להניע את המשתמש לפעולה מתאימה בהתאם לקונטקסט. פייסבוק מאפשרים בוטים ויש מגוון שירותים שיכולים להתאים בוטים לרשתות ולאתרים שלכם.

כלי לניהול לו"ז
כלי קטן שחוסך הרבה התקשקשות בתקשורת, פשוט תגדירו את הזמינות שלכם, ותשלחו את הלינק.
חשוב לציין שבפגישות עם אנשים חשובים / הנהלה בכירה וכדומה כדאי להשאר עם תיאום אולד – פאשן כדי להראות יותר יחס אישי ולבנות את מערכת היחסים עם המנהל או המזכירה יותר ויותר בכל התקשרות.

Calendly
Acuity Scheduling

שירותי מזכירות מרחוק
עם כל הקידמה, והאוטומציה, עדין יש דברים שרק אדם יכול לעשות: משימות הכרוכות בשיקול דעת, ראייה מרחבית, רגישות לניואנסים ועוד. הרבה חברות לא זקוקות היום למנהל אדמיניסטרטיבי במשרה מלאה, אלא למישהו שיקח עליו כמה היבטים קריטים ויאפשר לצוות להתמקד בתחום המומחיות שלו. מזכירות מרחוק תומכות בהיבטי ניהול לו"ז ואדמיניסטרציה שוטפת, ניהול קשרי לקוחות, חשבונות וגבייה, תמיכה במערך השיווק ומשאבי אנוש.

מבין העקרונות החשובים של העולם החדש מתבלטים מיקור החוץ, האוטומציה, וההתייעלות.
אני ממליצה להתחיל בקטן, עם כמה יישומים ולסגל עוד בהדרגה.