אנחנו שורפים כ-28% משבוע העבודה שלנו על אימיילים, מה שמסתכם ב-11 שעות עבודה. מפחיד לא? החדשות הטובות הן שהאימיילים לא חייבים להרוג לכם את הפרודוקטיביות, כל עוד תנקטו בצעדים הבאים
- מזהים את המספר? זהו הממוצע היומי של מיילים שעובד בארגון צפוי לקבל ולשלוח. נשמע מפחיד?
בעוד מדובר בכלי שנועד להגביר את היעילות, הרי שעבור רוב האנשים, מיילים הם הסחת דעת רצינית המונעת מהם לבצע עבודה חשובה. הנה נתון שיכניס אתכם לפרופורציות – כשאתם עובדים על משימה מסוימת ומפסיקים אותה כדי לבדוק את הדואר הנכנס שלכם, ייקח לכם כ-23 דקות כדי לחזור למשימה בצורה ראויה. אם אתם מסוג האנשים שכל הזמן פותחים את האימיילים מרגע קבלת ההתראה – איך תצליחו לבצע את המשימות שלכם?
החדשות הטובות הן שהאימיילים לא חייבים להרוג לכם את הפרודוקטיביות, כל עוד תנקטו בצעדים הבאים:
אל תתקרבו לדואר הנכנס על הבוקר ובשעות הפנאי שלכם
אין ספק שמאוד מפתה לבדוק את הפלאפון כבר בשנייה הראשונה לאחר כיבוי השעון המעורר, ולהתחיל לבדוק מה חדש. עוד משהו ממכר באותה מידה הוא לבדוק את ההודעות כבר ברגע שקיבלתם התראה – אפילו אם מדובר בשעה מאוחרת או ברגע שאתם בחופשה. הבעיה עם ההליך הנ"ל הוא שהיא נותנת לאחרים לדעת שאתם נמצאים איתם באותו הדף ולהתקשר אליכם. היא גם גורמת לכם להמשיך ולחשוב על זרם המיילים שאתם מקבלים ביום ובלילה.
הבקרים שלכם צריכים להתבסס בעיקר על שיקוף הקשור לעדיפויות שלכם, יצירת רשימות עבור היום ועבודה על המשימה החשובה והדחופה ביותר. בכך, תוכלו לדעת שאתם לא תהיו ממוקדים על הדרישות והבקשות של אנשים אחרים.
רוקנו את הדואר הנכנס שלכם מדי יום
אתם לא צריכים להילחץ ולענות על כל מייל ומייל, אך כן חשוב ש"תעבדו" כל מודעה. איך? באמצעות השיטה הבאה:
עשו: אם ניתן לעשות את זה וזה דורש פחות מ-2 דקות, עשו את המשימה על המקום.
האצילו סמכויות: הכוונה היא לא "למצוא לכם פראייר שיעשה את העבודה במקומכם", אלא יותר להעביר את המשימות הנכונות לאנשים הנכונים.
דחו: אם האימייל לא דחוף, אתם יכולים לענות לו בהמשך.
מחקו: אימיילים שאינם חשובים לכם ו/או אתם יכולים להעביר הלאה – צריכים להישלח אל פח האשפה הדיגיטלי.
שמרו: האם ההודעה מכילה מידע חשוב שתצטרכו בעתיד? אחסנו אותה בארכיון לצורך גישה קלה בהמשך.
הפסיקו לכתב את כולם
לפני שנים עבדתי במקום שבו הבוס אהב לכתב את כולם על כל מייל ומייל. לפעמים זה היה נחוץ, אבל לרוב כמעט ולא, והתוצאה הייתה בעיקר בכך שהתיבה שלי התמלאה בתגובות שלא היו קשורות אליי.
בגלל החוויה הזו, החלטתי על נוהל שבו מכתבים רק את האנשים הרלוונטיים – בד"כ לא יותר משני אנשים. אני אשלח מייל לכולם אם יש מידע שכל הצוות צריך לדעת, אבל יחד עם זאת, ביקשתי מהם להגיב לי בצורה פרטית במקום להשתמש בכפתור "השב לכולם".
בדקו את המיילים שלכם בבת אחת
לפי ג'וסלין גליי, כותבת הספר Unsubscribe, יש שני סוגים של משתמשים במיילים – האחד הוא ה"מגיבים" שלא מפסיקים להסתכל במייל שלהם ולהגיב להתראות במהלך היום, והשני הוא "עושים במכה" שמגדיר מראש זמנים ספציפיים בכדי לעבור על המיילים שלו בבת אחת, ובכך להתעלם ממנו בשאר היום.
לא במפתיע, הסוג השני נחשב לאפקטיבי הרבה יותר כאשר מדובר בביצוע משימות, ואם זה לא מספיק, מחקר מוכיח גם כשהם פחות לחוצים, כך שאתם אתם ממש מתאמצים להחליט מתי לבדוק את המיילים – נסו לכבות את ההתראות שלכם עד לשעה המיועדת. אם אתם עדיין מתלבטים, דעו לכם שטים פריס בודק מיילים רק פעמיים ביום.
מנפו את הצוות ואת כלי ניהול המיילים שלכם
אחת הדרכים הקלות ביותר להגן על הזמן שלכם ובו זמנית להגן גם על תיבת המייל שלכם היא לדאוג שמישהו יעבור לכם על המיילים ויעביר רק את הרלוונטיים אליכם, כך הם יוכלו ליצור סדרי עדיפויות ולסנן עבורכם את ההודעות הדחופות ואלו שלא. אם הכסף מהווה פקטור, אתם תמיד יכולים ללכת על עוזר וירטואלי.
עוד אופציה היא להשתמש כמו SaneBox, שתסנן את הדואר נכנס שלכם כך שרק מיילים חשובים יגיעו לשם, בעוד השאר יימחקו או יאוכסנו בארכיונים. עם Unroll, אתם יכולים לבטל את ההרשמה מכל אותם מיילים מציקים שכולנו כבר זכינו להכיר מקרוב.
צרו מודל תפעול חדש עבור המיילים בארגון שלכם
אליסון דיוויס הציגה נקודה מצוינת – אם אתם רוצים לשפר את כלל החוויה בארגון, אתם צריכים לעבוד ביחד עם הקולגות שלכם בכדי להגיע למודל תפעולי חדש ומוסכם בכל הנוגע לאימיילים. מודל זה יכלול את הדברים הבאים:
לדעת מתי לשלוח מייל ומתי לתקשר בדרכים אחרות: לדוגמא, בכל הנוגע לתקשורת קבוצתית, אולי כדאי לכם ללכת על כלי לניהול פרויקטים או לתאם פגישה במקום לתקשר במיילים ארוכים ומפרכים, לצלצל או פשוט לקבוע שיחות אחד על אחד
שימוש בפלטפורמות אחרות לצרכי שיתוף ותקשור: גם כאן ניתן להשתמש בכלי לניהול פרויקטים כדי לשמור מעקב אחרי פרויקטים. השתמשו בשירותי הודעות פנימיים כמו Slack ו-Yammer שיאפשרו לכם לתקשר במהירות עם הצוות שלכם
מדיניות ללא "השב לכולם": אם תעשו זאת, אתם תראו שגם האחרים ילכו אחריכם
שתפו טיפים לעבודה פרודוקטיבית עם מיילים: אם מצאתם דרך בכדי לשמור על שפיות תיבת המיילים שלכם, אל תשמרו את המידע רק לעצמכם - שתפו אותו עם הקולגות ותראו נפלאות
בצעו שיפורים בכל הנוגע להתנהלות עם מיילים
רוז לידם הסבירה במאמר למגזין Calendar שלאחר שתצליחו ליישם מודל התנהלות עם מיילים חכם, תוכלו "להשיג יותר, להרחיב את הרשת שלכם והכי חשוב – להצליח." במידה ואתם תוהים איך, הנה הסברים לאיפה כדאי לכם להתחיל:
השתמשו בשורות נושא ברורות וספציפיות: הודעות ללא נושא לרוב מתפספסות, ואלו שכן נותנות לנמען לדעת במה מדובר, גם לפני שהמייל עצמו נפתח.
תמיד היו מקצועיים: אף פעם אל תכתבו הודעות עם סמיילים, אמוג'ים או סימני קריאה מוגזמים. בנוסף, ודאו שההודעה ברורה לעין וקלה לקריאה. זכרו – אתם לא כותבים ספר, השתמשו במספור או בולטים כדי להדגיש את הנקודות העיקריות שלכם.
קריאה לפני השליחה: לפני שאתם לוחצים על "שלח", ודאו שוב שאין שגיאות איות או כתב, אל תתעכבו, אבל וודאו גם שבדקתם שהמייל נראה הגיוני ולא יעורר אי הבנות כלשהן, ואם ניתן לתמצת – לכו על זה.
הוסיפו קריאה לפעולה: סכמו את המייל עם קריאה ברורה לפעולה כדי שהצד השני יידע בדיוק מה עליו לעשות. אם תבהירו על מה אתם מדברים, הם לא יצטרכו להגיב עם סדרת שאלות שרק תגרור את הכל. אני ממליץ להשתמש ב-Calendly, כלי מצוין שיעזור לכם עם קביעה של קריאות לפעולה בסוף המיילים שלכם.
הוסיפו חתימה עם פרטי ההתקשרות שלכם: אם הנמען צריך להיות איתכם בקשר, החתימה שלכם תיתן לו את כל המידע שהוא צריך מבלי שהוא יצטרך לבקש זאת במייל חוזר או להתמהמה עם החזרה אליכם.
עכבו את התגובתיות שלכם
אולי זה נראה לכם ברור מאליו, אבל לרוב אנחנו מגיבים להודעות באופן מיידי. אתם חושבים שבאופן זה, אתם תקבלו את התגובה מהר יותר, אך במקום – הרגילו את עצמכם לחכות בכל הנוגע לתגובה להודעות. זה יכול לקחת יום, שעה או פשוט הזמן שקבעתם ביומן כדי לנהל את המיילים שלכם.
אם אתם חוששים שתשכחו להגיב, אתם יכולים להשתמש באופציית השליחה המאוחרת, שמאפשרת לכם לכתוב את ההודעה, אבל היא תישלח בפועל רק מאוחר יותר. אם אתם לחוצים בנוגע למקרי חירום – אני יכול להבטיח לכם שאם באמת מדובר במקרה כזה, אף אחד לא ישלח לכם מייל, ואתם תקבלו שיחת טלפון או דפיקות על דלת המשרד שלכם.
נסו את Yesterbox
מדובר בשיטה שפותחה על ידי טוני הסייה. בקצרה, אתם רק עונים למיילים של אתמול – אלא אם כן הם דחופים. למה? לפי הסייה, "אם זה יכול לחכות 48 שעות ללא נזק כלשהו, אז אל תענו למייל הזה, גם אם מדובר בתגובה של יום אחד."
יזם ומחבר, ג'ון ראמפטון הוא העורך האחראי של אתר חדשות שיווק במנועי חיפוש "Search Engine Journal"
מאמרים נוספים
