בין אם אתם נחשבים לוותיקים בתחום או שכרגע אתם מקימים את העסק הראשון שלכם, כנראה שיצא לכם לשמוע על חוק ה-20/80, המוכר גם בתור עקרון הפארטו. אחרי הכל, עקרון זה עובד עם כל דבר שאתם יכולים למדוד, גם בעבודה וגם בשעות הפנאי שלכם.

אם אתם לא בדיוק יודעים מהו החוק, או איך אתם יכולים להשתמש בו בכדי לנהל את הזמן שלכם בצורה מיטבית – במאמר זה אסביר אותו, וכך תוכלו להבין את הקשר בינו לבין הזמן שלכם.

איך עקרון הפארטו תקף לגבי ניהול זמן?

עקרון זה הוא רעיון שפותח על ידי הכלכלכן האיטלקי וילפרדו פארטו כבר ב-1895, זאת לאחר שהוא שם לב לכך ש-80% מהקרקעות היו בשלטון של 20% מהאוכלוסייה. אבחנה זו גרמה לו להבין שכל פעילות כלכלית כלשהי, פועלת לפי עקרון זה.

כמו שבריאן טרסי מסביר, "חוק זה אומר ש-20% מהפעילויות שלכם יניבו כ-80% מהתוצרים שלכם. לדוגמא, 20% מהלקוחות שלכם ייחשבו כ-80% ממחזור המכירות שלכם, 20% מהמוצרים שלכם יהוו 80% מסך הרווחים שלכם, ו-20% מהמשימות שלכם יניבו 80% מהערך של הדברים שאתם עושים, וכך הלאה."

איך כל זה קשור לניהול זמן? "אם אתם נמצאים מול רשימה של עשר משימות שעליכם לבצע, שתיים מהן יהיו חשובות יותר מהשמונה האחרות. במילים אחרות, 80% מהתוצרים שלכם צריכים להגיע מ-20% מהזמן שלכם. אל תדאגו, גם אם לא תצליחו לכמת את התחום למספרים המדויקים, עדיין מובן שהחלוקה מתחלקת באופן שווה. האם זה אומר שאתם צריכים לעבוד פחות? לא בהכרח. במקום זאת, הרעיון הזה מעודד אתכם להתמקד עוד על הדברים החשובים ביותר עבורכם, בעיקר במשימות שעוזרות לכם להגיע ליעדים שהצבתם.

בהתחשב בכך שאנחנו כיזמים מאמינים שאנו יכולים לעשות כמעט הכל בכוחות עצמנו, נראה שעקרון זה הוא בעצם שיטת ניהול הזמן הטובה ביותר שאנו יכולים להשתמש בה. לדוגמא, במקום לבזבז שעות על תיקון באגים באתר, תיקון של סתימה בכיור או טיפול בשאילתות הקשורות לשירות הלקוחות – אולי כדאי לבחון את האופציה של שימוש במיקור חוץ או העברת המשימה לגורם אחר, ובכך לפנות זמן עבור עבודות חשובות יותר שיעזרו לצמיחת העסק.

בתקווה, הסבר זה נתן לכם את התמונה לגבי שימוש חכם בעקרון הפארטו, ואיך ניתן להשתמש בו כדי לשפר את ניהול הזמן שלכם, אבל איך אפשר להתחיל?

בדקו מחדש את רשימת המשימות שלכם

עכשיו כשאתם יודעים את העיקרון הנ"ל, הגיע הזמן לשנות את אופן הכנת רשימות המשימות שלכם. אם בדרך כלל אתם כותבים מספר דברים פשוטים שלא בהכרח יהיו החשובים ביותר, אתם צריכים להתחיל להתמקד בסדרי העדיפויות ולקחת בחשבון האם המאמץ אכן שווה את הזמן שלכם.

בכדי להשיג את המקסימום מעיקרון הפארטו, התחילו לתעדף את המשימות שלכם לפי כמות המאמץ המעורבת, מספרו את מרכיבי הרשימה מאחד עד עשר, כאשר אחד מייצג את כמות המאמץ הנמוכה ביותר. לאחר מכן, שקלו את התוצאות הפוטנציאליות החיוביות שמגיעות מאותן משימות, ודרגו אותן גם מאחד עד עשר, כאשר עשר מייצג את ההשפעה החזקה ביותר.

עם הממצאים החדשים, הצעד הבא יהיה לדרג מחדש את המשימות שלכם – חלקו את כמות המאמץ אל מול הפוטנציאל – כך תדעו מהי העדיפות שאתם צריכים בכדי לנהל זמן ולהגביר תוצאות. אלו שדורשות הכי פחות מאמץ ומניבות הכי הרבה תוצר, יהיו המשימות אותן תבצעו ראשונים, וכמובן שאלו שדורשות מאמץ רב עם פוטנציאל נמוך, יכולות להידחק אל סוף הרשימה או אפילו לעוף ממנה.

העריכו את כל המשימות שלכם והעריכו את היעדים שלכם

עוד גישה היא לזהות את ה-20% מהמשימות שיפיקו 80% מהתוצאות שלכם. בכדי לעשות זאת, שאלו שאלות כמו:

האם אני מחשיב את כל המשימות והפעילויות שלי כדחופים?

האם אני מבזבז זמן רב על משימות מסוימות?

האם זה עוזר לי להגיע ליעדים שלי?

האם אני האדם המתאים ביותר למשימה, או שכדאי שהיא תתבצע על ידי מישהו אחר?

לאחר שתעברו על המשימות שלכם, גשו גם ליעדים – אתם תרצו לשים לב ל-20% מהפעילויות שלכם שיעזרו לכם להגיע ליעד.

לדוגמא, אתם נמצאים על ה-20% אם אתם עושים פעילויות שמשפרות את איכות החיים שלכם או מתקשרות לתמונה הגדולה. בנוסף, אתם גם עומדים ב-20% אם אתם מבלים זמן בעשיית הדברים שאתם נהנים מהם, ונמנעים מכאלו שאתם לא יודעים לעשות בצורה מקצועית.

דעו מתי אתם הכי פרודוקטיביים

יש לנו חלון זמן בהם אנחנו יותר מחודדים, מפוקסים ואנרגטיים. כמה מאיתנו כבר יכולים להתחיל את היום מהדקה הראשונה של הבוקר, וחלקינו עובדים הכי טוב כשהשמש כבר פרשה.

באשר לי, אני איש של בוקר שמתעורר ב-5:15. כשאני יודע זאת, אני מתזמן את העדיפויות שלי לזמן הטוב ביותר ולא כאשר אני כבר מאבד פוקוס בשעות אחה"צ. זוהי דרך מוכחת בכדי להשיג כמה שיותר בדרך יומיומית.

היפטרו מהסחות הדעת שמפריעות לכם במיוחד

אנחנו מוקפים בהסחות דעת – בין אם מדובר בהתראות אימייל, שיחות טלפון, דפיקה בדלת או אולי השיפוצים מהצד השני של הרחוב. לרוע המזל, לא משנה כמה תתרכזו – לא ניתן להיפטר לחלוטין מהסחות דעת. החדשות הטובות הן שאתם יכולים לצמצם אותן אם תיישמו גם כאן את עקרון ה-20/80. איך? בסופו של יום, 80% מהסחות הדעת שלכם מגיעות מ-20% מהמקורות הקשורים אליכם.

צרו רשימת הפרעות בה תוכלו לכתוב את הסחות הדעת הנפוצות ביותר אצלכם (מומלץ לעשות זאת במשך שבוע). לאחר מכן, צרו רשימה ובחנו מהן הרשומות שמפריעות לכם הכי הרבה. אם אימיילים, שיחות טלפון, התראות מדיה חברתית, אורחים לא מתוכננים ורעשי רקע הם הגורמים המפריעים ביותר, חפשו דרכים להיפטר מהם. למשל, אתם יכולים להשתיק את כל ההתראות שלכם, לסגור את דלת המשרד ולהשתמש באוזניות שמבטלות רעש. לא עובד? נסו אפליקציית לוח שנה לניהול זמן חכם.

זרקו את העבודות "הזולות"

לא בהכרח מדובר בעבודות שלא מניבות לכם כסף, אבל כן מדובר בעבודות שיכולות להיעשות על ידי מישהו אחר. למשל, אתם יכולים לשכור עוזר אישי שיאסוף את הניקוי היבש שלכם או ינהל את תיבת הדואר הנכנס, או שאולי כדאי לכם לשכור שירות ניקיון עבור הבית והמשרד שלכם. נכון, זה אולי יעלה לכם כסף, אבל אתם יכולים להשתמש בזמן הפנוי כדי להתרכז על מה שחשוב, וכמובן לעשות הרבה יותר כסף ממה שהוצאתם.

קחו לכם חופש

לפני שבועיים, היה יום שבת שבו לא עשיתי דבר. כאשר אספתי את ארוחת הצהריים מהמקום האהוב עליי, שאלו אותי מה אני מתכנן לעשות במהלך היום. למרות שלא העברתי אותו בצפייה רציפה בנטפליקס, עדיין השתמשתי ביום זה בכדי להירגע עם הבת שלי: הלכנו לפארק, ביקרנו מספר אנשים ועשיתי מספר משימות קלות הקשורות לעבודה לשבוע הבא. נסעתי באופניים שלי 16 ק"מ, וכל זאת כי ידעתי שאני חייב לטעון את עצמי. כמו כן, הייתי צריך את הזמן כדי להשלים את חומרי הקריאה שלי ולסדר את הבית.

ואז הבנתי, שזמן המנוחה עזר לי לנקות את הראש וליצור פוקוס. היום הזה גרם לכך שיכולתי להישאר מפוקס ולהיות חלק מה-20%. במקום להרגיש רע עם עצם זה שלקחתי הפסקה, נתתי לעצמי את הרשות לכך. אם אני יכול לקחת הפסקה – כך גם אתם, והגיע הזמן שתיהנו מזה.