אם קראתם את רב-המכר "4 שעות עבודה בשבוע" של טימותי פריס, אתם בוודאי מכירים את הרעיון של עוזרים וירטואליים. אלה אנשים מוכשרים ורחוקים מכם גאוגרפית, שיכולים לנהל את רוב הפעילויות היום-יומיות של העסק שלכם.

באילו מטלות עוזר וירטואלי (Virtual assistant; VA) יכול לעזור לכם?

1. כתיבת תכנים לבלוג

2. חיפוש לידים (leads) ועסקאות פוטנציאליות

3. ניהול פרופילים ברשתות חברתיות

4. טיפול בשירות לקוחות

5. ניהול יומני פגישות

6. תמלול ישיבות והקלטות

האתגר הגדול ביותר שאנשים נתקלים בו כשהם מתחילים להאציל סמכויות לעוזר וירטואלי הוא בהגדרת דרישות עבודה. מניסיוני, מומלץ להיות מאוד מפורטים לגבי הפעילויות שלכם. במשך שבוע עד שבועייםעליכם לעקוב אחרי כל דבר שאתם עושים ולתעד זאת בטבלה מפורטת, תוך מדידה כמה זמן ארכה כל פעילות. תוך כמה ימים תראו בבירור כיצד אתם מחלקים שעות העבודה שלכם באופן קבוע.

אחרי שתערכו את הבדיקה הזאת, תוכלו לעבור שורה אחר שורה, מטלה מטלה, ולסמן מהן הפעילויות שאפשר להעביר לעוזר וירטואלי. כמובן שזה מפתה להעביר את כל המטלות לעוזר כבר על ההתחלה, אבל אני ממליץ להתחיל במספר מצומצם של מטלות ולהוסיף פעילויות עם הזמן ככל שלומדים את הנושא.

השלב הבא הוא יצירת מסמכי תהליכים מפורטים למשימות שאתם רוצים להאציל לעוזר וירטואלי. בכדי לעשות זאת בצורה המיטבית, חשבו שאתם כותבים תסריט לשחקן שעושה בדיוק מה שכתוב (מתכנתים יבינו למה אני מתכוון). העוזר הווירטואלי מבין אנגלית, ומעבר לכך - כדאילהסביר לו כל דבר. אני משתמש ב-Google Docs למשימות רבות, וגם כאן השירות של גוגל יכול להיות פתרון מצוין לתיעוד תהליכים. יש שממליצים להקליט סקרינקאסטים (screencast ; צילומי וידאו של המסך) ולהסביר שלב אחרי שלב מה אתם עושים.

עוזר וירטואלי בחמישה דולרים

אחרי שבניתם מסמכי דוקומנטציה לשניים-שלושהתהליכים, אתם יכולים להתחיל לחפש את העוזר וירטואלי שלכם.

עבור הפעמים הראשונות אני ממליץ על Fiverr כפלטפורמה ידידותית למציאת עוזר וירטואלי במחירים נוחים. למעשה, בפייוור תוכלו לקנות תמורת 5 דולריםאת הזמן של העוזר, שבמסגרתו הוא ממלא עבורכם משימות כהגדרתכם. פייוור מציגים מגוון פרמטרים שיעזרו לכם לבחור את העוזר הווירטואלי המתאים מבין מגוון האנשים המציעים את שירותיהם, כמופידבקים, דירוגים, אחוז ביטולי עסקאות, זמני תגובה ממוצעים.

אם אתם לא מרוצים מהעוזר הווירטואלי ששכרתם ב-Fiverr  - לא קרה שום אסון. מניסיוני, החמישה דולריםשהוצאתם קנו לכם שיעור מצוין על האצלת סמכויות. בנוסף, תמורת המיקרו-מחיר של חמישה דולרים אפשר להתייחס לכל עבודה שנותנים לעוזר וירטואלי בתור מבחן לעבודה עתידית לטווח הארוך.

בסופו של דבר תמצאו את עצמכם מנהלים משרד של עוזרים וירטואליים בכל רחבי העולם שממלאים משימות שונות במקביל, בעוד אתם מתעסקים בדברים שחשובים לכם באמת.

בזמן האחרון מתחילים לצוץ שירותים של עוזר וירטואלי בזמינות מיידית - כמו עוזר וירטואלי VANow.net - שמשרת בעיקר יזמים טכנולוגיים שצריכים עזרה מעכשיו-לעכשיו במשימות עסקיות מגוונות.

לאחר שתבינו את הכח של עוזר וירטואלי ותתמכרו להאצלת סמכויות, תגלו שישנן גם חברות ישראליות שמספקות שירותי עוזר וירטואלי מקצועיים יותר וממוקדים יותר.

הדס קוזוקרו, מנכ״לית חברת VA Total הישראלית, מספרת שהעסק שלה נוצר עקב צורך של אנשי עסקים וחברות קטנות למתן מענה אדמיניסטרטיבי על כל גווניו, כאשר המטרה העיקרית היא ״לנקות״ את כל ההפרעות שמונעות מבעלי העסקים לקדם את הדבר החשוב להם ביותר - מינוף העסק. VA Total מאפשרת להם לשכוח את הטרדות הקטנות והיום-יומיות שגוזלות זמן יקר ומאפשרת להם להתמקד במה שהם אוהבים.

כיום עוזרים וירטואלים חוסכים לי המון זמן בעבודתי. אני ממליץ לכם גם לנסות - ומבטיח שתלמדו המון וכנראה שתרוויחו מזה מכל הכיוונים.