המשרד הראשון של גוגל הוקם במוסך ביתי, חברי צ'ק-פוינט התחילו לעבוד מבית הסבתא של אחד השותפים ויזמי מיראביליס שכרו חדר בתוך משרדי חברה אחרת בעמק הסיליקון. אף אחת משלוש החברות הללו לא התחילה את דרכה עם משרד נוצץ ומתוקתק. אך למרות שאלתור ויצירתיות הן תכונות חשובות בעולם היזמות, כשמגיעים לשלב עיצוב המשרד, תכנון מוקדם יכול לסייע בהצלחת החברה ולתמוך ביצירת סביבת עבודה מתאימה ותומכת.

כשמתחילים לתכנן את עיצוב המשרד עורכים פרוגרמה תכנונית, שהיא מיפוי הצרכים והדרישות מהמשרד החדש. מהם הצרכים העיקריים של משרדים לחברות סטארט-אפ? את התשובה לכך ניתן למקד בחמש נקודות עיקריות:

1. צורת ישיבה: שיתוף לעומת פרטיות

המאפיין הבולט ביותר בחברות סטארט-אפ הוא המרכזיות של עבודת הצוות. לפני כמה חודשים ביקרתי במשרדי שמונה חברות סטארט-אפ, חלקן צעירות וחלקן בעלות ותק של כמה שנים, כמו WIX ו-GetTaxi. במשרדים הללו בדקתי את אפיוני המשרדים וכיצד התכונות הייחודיות לחברות סטארט-אפ באות לידי ביטוי במבנה המשרדים שלהן.

בכל החברות, ללא יוצא מן הכלל, הישיבה היתה בחלל פתוח משותף או בחדרים לשלושה-ארבעה אנשים. באף אחת מהחברות לא מצאתי קיוביקלס האופייניים לחברות היי-טק גדולות.

ישיבה בחלל פתוח. צילום: קטיה לין

ישיבה בחלל פתוח ללא מחיצות, תרתי-משמע, מתאימה מאוד לעבודת צוות ומאפשרת שיתוף מידע וקבלת החלטות משותפות בתהליך התכנון והפיתוח. ראשי הצוותים בחברות הסטארט-אפ הרגישו שישיבה כזו מספקת את המענה הטוב ביותר לצרכי החברה. מנגד, חללים פתוחים מעלים את הצורך בפרטיות ובשקט כדי להתרכז. מחקרים בנושא ריכוז ופריון-עבודה העלו באופן חד משמעי את המסקנה שישיבה בחללים פתוחים יוצרת הסחות דעת ופוגמת בתפוקת העבודה.

עקב הצרכים הדינמיים של החברה והסתירה ביניהם במצבי עבודה שונים - עבודת צוות לעומת תכנון יחידני - מומלץ לאפיין היטב את החלקים בעבודה הדורשים עבודת צוות לעומת חלקים שדורשים ריכוז ופרטיות. בהתאם לכך יש למצוא את תמהיל השטחים הפתוחים והחדרים הפרטיים. אם המשרד כולו מתוכנן כחלל פתוח, רצוי להקצות לפחות חדר ישיבות או פינה שקטה אחת, בה אפשר לקיים שיחת טלפון פרטית או לנהל שיחה בין שניים-שלושה חברי צוות מבלי להפריע לכל היתר.

חדר ישיבות לישיבות קטנות ולשיחות פרטיות. צילום: עמית גרון

2. גם וגם וגם: חללים רב תכליתיים

גאי קוואסאקי, מחבר הספר "חוכמת היזמות" ואסטרטג של חברות הזנק שהפכו לחברות מובילות בתחומן, ממליץ לחברות סטארט-אפ להתמקד בדברים "הגדולים", כמו פיתוח המוצר או השירות ולחשוב "רזה" (לפי גישת ה-lean) בכל הקשור לדברים "הקטנים" כמו שטחי משרדים, ריהוט, מחשבים וכדומה. בהתאם לגישה זו, מומלץ להשקיע מחשבה בתכנון שטחים שיהיו רב-תכליתיים ויחסכו שטח יקר.

חשיבה "רזה" בנוגע לתכנון יכולה לבוא לידי ביטוי לדוגמא בחדר ישיבות, שיכול לשמש גם כחדר אוכל וגם אזור מנוחה ומשחק. באזור הכניסה או בחדר האוכל, אם יש כזה, אפשר לקיים דיונים יומיים או שבועיים, ואת המטבחון אפשר למקם לאורך מסדרון וכך להשתמש במסדרון גם למעבר וגם כחלק מהמטבחון ולחסוך שטח.

כיתוב תמונה: חדר ישיבות משולב בפינת אוכל צילום: עמית גרון

3. חלל גמיש

חברות סטארט-אפ משנות לעיתים קרובות את היקף פעילותן וסביבת העבודה של חברות בתחילת דרכן נתונה לשינויים תכופים. בהתחשב בתנאים הללו, מומלץ לתכנן תוכנית-מגירה לעיצוב המשרדים למקרה של גידול עתידי של החברה.

אך עוד לפני הגידול הצפוי, סביבת העבודה המשתנה דורשת משרדים גמישים עם אפשרות להשתנות מתמדת, כזו המותאמת לדינמיקה של העבודה.

חלל גמיש ניתן להשיג באמצעים שונים, כמו שולחנות מתגלגלים, גופי תאורה צמודים לשולחנות, או רישות התקרה בתעלות חשמל ותקשורת פתוחות, שלאורכן אפשר יהיה למקם את השולחנות למטה בצורה דינמית. פתרון יקר יחסית, האפשרי רק בבניינים שתוכננו מראש לכך, הוא רצפה צפה, שהיא רצפה שאפשר לשנות את גובהה, ולהניח תחתיה כבלי תשתית.

4. תקופת הבית הראשון: המשרד כבית

כמעט בכל סטארט-אפ תקופת ההקמה והפיתוח הראשוני היא התקופה אינטנסיבית ואתגרית מאוד. המשרד הופך לבית. היזמים מבלים בו עשר שעות ביום לכל הפחות, לפעמים גם ישנים בו באופן ספונטני או מתוכנן. המאמצים הפיזיים והמנטליים האדירים המושקעים בסטארט-אפ חדש דורשים סביבת עבודה חמה, תומכת וביתית. לכן, לפחות עד המעבר לתקופה רגועה יותר (המשרד כבית שני), כדאי לתכנן את המשרדים כמעט כמו שמתכננים בית. אזור מנוחה ו"זוּלה" הם לא מותרות עבור צוות שעובד מסביב לשעון. מומלץ למקם במשרדים פינת אוכל וגם ספה נפתחת למקרה שמישהו נאלץ לישון במשרד ולשלב בעיצוב פריטים ביתיים ורכים כמו וילונות בד, שטיחים ומנורות רגל.

אווירה ביתית במשרד. צילום: קטיה לין

5. מיתוג סביבת העבודה

אחרי שטיפלתם בחלוקת המשרדים, הגדרתם אזורים רב-תכליתיים ועיצבתם את המשרד כבית חם, הגיע הזמן למתג את סביבת העבודה. את החזון והמסרים שאתם מעוניינים להנחיל לאנשי הצוות וגם לשדר ללקוחות ולאורחים המגיעים לחברה, מומלץ להביא לידי ביטוי בעיצוב המשרד שלכם.

דגמים של מכוניות להמחשת תחום עיסוק. צילום: עמית גרון

באותה מידה שאתם מקדישים זמן ומחשבה לשם החברה וללוגו שלה, הקדישו מחשבה על נראות המשרדים שתמשיך את שפת התקשורת-השיווקית שלכם. אתם יכולים להיעזר בסמלים שאתם מרגישים מזוהים איתם או במודלים להמחשה. בביקור בחברות סטארט-אפ שמתי לב לתופעה משותפת: לכמה מהחברות הללו היה סמל שהיה מקור עידוד והזדהות. ההסבר לתופעה המעניינת הזו לדעתי הוא המאמץ הרב המושקע בחברה והסיכון הגבוה בתחילת הדרך. השילוב הזה יוצר צורך בחיזוקים ובסמלים שיוצרים תחושת שייכות.

הכנת פרוגרמה תכנונית דורשת מחשבה בכמה רבדים, החל מפונקציונליות ותכנון סביבת העבודה בהתאם לאופיה, ועד ביטוי אופי החברה באמצעות הכלים שמציע עיצוב הפנים. במאמר הבא אציע טיפים לתכנון משרדים יעילים, נוחים, כיפיים וממותגים במחיר שתוכלו להרשות לעצמכם.

(הצילומים המצורפים במאמר זה הם ממאגר התמונות של עיצוב פנים לפרויקטים שבוצעו בסטודיו מיכל רוזן)