האצלת סמכויות נראית כמו עניין פשוט- מין שגר ושכח, שלא צריך להתמודד אתו יותר מדיי. אך למעשה מדובר במיומנות ניהולית מורכבת, כאשר צריך לאזן בין מידה רבה מדיי של האצלה ופיקוח, לבין מידה מעטה מדיי. מדובר בעניין קשה עוד יותר כשמגיעים לעולם היזמות- יזמים ובעלי עסקים קטנים רגילים לעשות הכל בבית העסק, החל מהצגת מצגת ללקוחות חדשים ועד להחלפת הדיו במדפסת. עם זאת, אם תנסו לטפל בהכל, בסופו של דבר תזיקו לעסק ותפגעו בבריאות שלכם. היכולת של אדם אחד מוגבלת. לא תמיד קל ליזמים נלהבים לוותר על מטלות יומיות, אך זה קריטי וחשוב כדי להימנע משחיקה. אם אתם מתקשים להחליט היכן להתחיל את תהליך האצלת הסמכויות, תוכלו להיעזר בטיפים הבאים:

1. ראשית, הגדירו את המשימה שלכם, ובחנו האם היא ברת האצלה. השתמשו במודל SMART:

Specific (ספציפי) -האם אתם יודעים להגדיר בדיוק מה צריך להתבצע?

Measurable (מדיד) - האם אתם יודעים להגדיר מה ייחשב להצלחה במשימה?

Agreed (מוסכם) - האם התהליך ברור ומוסכם? האם קיימת הסכמה מצד העובדים?

Realistic (מציאותי) -האם המשימה ברת ביצוע?

Time Bound(תחום בזמן)- האם קיימים מועדים לביצוע?

2. אם המשימה אכן ברת האצלה, השלב הראשון לאחר הגדרתה יהיה בחירת העובד שלדעתכם יהיה מתאים להוביל אותה.

מה במשימה גורם לכך שהוא יהיה הכתובת הטובה ביותר? בבחירת האדם למשימה, שאל את עצמך- האם בתום התהליך תירשם חוויות הצלחה? האם יש לו את הידע והניסיון הנדרשים? האם יש לו את הכישורים? האם הוא מבין מה בדיוק צריך להתבצע? האצלת הסמכויות תתבצע רק לעובד שמתאים לביצוע המשימה, אפשר לסמוך עליו ובינו לבינך שוררים יחסי אמון.

3. ספקו הוראות ברורות ופשוטות.

רמת ההכוונה שאתם צריכים לספק כדי להגיע מנקודה א’ לנקודה ב’ תלויה ברמת המומחיות של העובד המבצע את המטלה. אתם יכולים להחליט אילו הוראות לתת, אבל בכל מקרה אתם חייבים להקפיד על מתן הוראות ברורות ועל הגדרת הציפיות והמטרות שלכם.

4. חזקו את העובדים שלכם

האצלת סמכויות נותנת הזדמנויות לעובדים שלכם לפתח את הכישורים, הידע והיכולות שלהם. אם תרשו לעובדים שלכם לקבל החלטות משלהם, בסופו של דבר הם יוכלו לעבוד באופן עצמאי ויתנו ערך מוסף לארגון שלכם. כדי לחזק את העובדים שלכם בצורה יעילה, אל תזרקו עליהם את העבודה השחורה שלכם ואל תבקשו מהם לעזור לתקן דברים שנפלו בין הכיסאות. הטקטיקות הללו בסופו של דבר יובילו לחוסר שביעות רצון של העובדים שלכם. חשוב גם לא להיעלם ברגע האצלת הסמכות. הקפידו על מתן תמיכה, עידוד ומשוב.

5. למדו כיצד לשחרר

יזמים רבים צריכים להשתחרר מהמשפט “אם אנחנו רוצים שמשהו יתבצע כשורה, אנחנו צריכים לעשות אותו בעצמנו”. הם מרגישים שבזמן בו הם יסבירו את המשימה וינחו הם העובדים, הם יכלו כבר לסיים את המשימה בעצם. אמנם בטווח הקרוב ייתכן והאצלת הסמכויות תיצור עומס מסוים, אך לטווח הרחוק היא תפנה אתכם לביצוע משימות נוספות. אתם צריכים לקחת נשימה עמוקה ולשחרר. עליכם להבין שכאשר אתם מאצילים סמכויות זה כבר לא בידיים שלכם. אם אתם נלחצים מהמחשבה על האצלת סמכויות, נסו להתחיל את התהליך בכך שתתנו לעובדים שלכם מטלה קטנה בעלת חשיבות נמוכה. אם תראו שניתן לבצע את המטלה בהצלחה בלעדיכם, תוכלו לקבל ביטחון מהתהליך ולהאציל סמכויות במטלה נוספת.

לבסוף, זכרו- האצלת סמכויות היא תהליך של העברת אחריות. יחד עם זאת, האצלה לעולם אינה משחררת אתכם מאחריות.