אתה בא לעבודה, פותח את המייל שלך, מתחיל להתיישב על האקסל, ה-OneNote או ה-Visual Studio שלך ומתחיל להרביץ עבודה. בין לבין יש פגישות, מצגות, פרויקטים מתפרצים ועוד. האם עצרת פעם לחשוב האם שיטת העבודה שלך אפקטיבית או האם המערכות, הכלים והטכנולוגיות שלך מתאימים באמת לצרכים של הארגון? יתרה מכך, יתכן ואתה עובד בשיטות מיושנות, עם כלים מיושנים, ומחר כשתצא לחפש עבודה בחברות קצת יותר מתקדמות, יהיה לך מאתגר מאוד עוד בשלב הריאיון להסביר למה עבדת באופן כ"כ לא אפקטיבי? אם אחד המצבים שהוצגו דלעיל נראה לך מוכר, הגיע הזמן להתעורר.

עולם העבודה של היום, רווי באלפי שיטות עבודה שונות, כלים טכנולוגיים שונים ומערכות שונות. לדוגמא, חלק ניכר מצוותי פיתוח התוכנה בעולם עברו בשנים האחרונות לפתח במתודולוגיות Agile שונות כגון: Scrum ו-XP. במקביל לשינויים בשיטת העבודה (המתודולוגיה) הוכנסו גם שינויים רבים בכלים שתומכים את שיטת העבודה. לדוגמא, ב-Microsoft הבינו זה מכבר, כי הם חייבים לתמוך ב-Scrum באמצעות הכלים השונים שלהם, ולכן הם הטמיעו באופן מובנה תמיכה בשיטת העבודה Scrum בכלי ה-Visual Studio ובתוכנת ה-Team Foundation Server שלהם. גם בעולם ה-BI חלו שינויים רבים, וכיום המטרה של חברות התוכנה הגדולות, הינה לייצר מערכות שהן Self-Service BI, כלומר מערכות שנועדו לתת למשתמשים השונים יכולות BI, ללא תלות ב-IT הארגוני (ישנם גם כאלה המתנגדים לרעיון זה, אבל זהו דיון שונה לגמרי...).

מתוך הדוגמאות למעלה עולות מספר שאלות: מה הן השיטות והכלים שיתרמו הכי הרבה ליעדים העסקיים והמבצעיים של הארגון? מה הכי יתרום לקריירה של עובדי הארגון? איך הארגון צריך להחליט על שיטות העבודה שלו והכלים בהם עובדיו משתמשים? איך הוא יכול לבחון את החזר ההשקעה (ROI) על השימוש בכלים ובשיטות? אז כמובן, שהתשובה לשאלות אלה, הינה מאוד מורכבת ומשתנה בין ארגון לארגון, ואפילו בין הרמות השונות בארגון. עם זאת, ננסה לענות בכלליות על השאלות דלעיל באמצעות מספר עקרונות מנחים.

1.  מה הן השיטות והכלים ש"יתרמו הכי הרבה" ליעדים העסקיים והמבצעיים של הארגון?

כאמור, אין לשאלה זו תשובה אחת נכונה. עם זאת, ברמת העיקרון, על הארגון לבצע את התהליך הבא בכדי לתפוס כיוון בנוגע לשאלה זו:

א.     לזהות ולמפות את היעדים העסקיים והמבצעיים של הארגון.

ב.     לזהות את תהליכי העבודה שיתמכו ביעדים אלו.

ג.      לזהות את המידע שהעובדים זקוקים לו בכדי לייצר את תהליכי העבודה השונים.

ד.     לזהות את שיטות העבודה והכלים הטכנולוגיים שיתמכו במידע ובתהליכי העבודה השונים.

השיטות וכלי העבודה ש"יתרמו הכי הרבה" לארגון, הם השיטות שיתנו לעובדי הארגון את המידע המתאים ביותר, בזמן המתאים ביותר, בכדי לתמוך בתהליכי העבודה של הארגון, בכדי שתהליכים אלה יאפשרו לארגון לענות על היעדים שלו. כל ארגון צריך לשאול את עצמו האם מיפה היטב את היעדים שלו, האם הוא הגדיר מדדים שמודדים את היעדים הללו, האם הוא זיהה באופן מפורש את תהליכי העבודה השונים שבארגון, האם הוא יודע איזה מידע דרוש לכל עובד בכדי להניע את תהליכי עבודה אלה ולשאול את עצמו את השאלה הגדולה: האם שיטות העבודה של הארגון והכלים של הארגון מתקדמים מספיק? האם הם תומכים מספיק טוב בתהליכי העבודה השונים? חשוב מאוד להדגיש, כי כל השאלות הללו צריכות להישאל, כאשר ברקע נשמעת ומוזכרת האסטרטגיה הארגונית (ולקחי עבר מהטמעות כושלות של שיטות ומערכות).

2.  איך הארגון צריך להחליט על שיטות העבודה שלו והכלים בהם עובדיו משתמשים?

מדובר בתהליך מורכב, שארגון שמחליט ללכת עליו, חייב לבצעו בלב שלם, תוך הבנת הקשיים שבתהליך והצעדים הנכונים לביצועו. להלן מספר שלבים שהארגון נדרש לבצע, כאשר הוא מחליט ללכת על תהליך זה:

שלב 1 – מכיוון שעובדי הארגון מכירים היטב את צרכי הארגון, אולם אינם מכירים מספיק את מגוון שיטות העבודה והכלים הטכנולוגיים המוצעים ברחבי העולם, עליהם להשלים את המחסור שלהם בידע זה.

שלב 2 – עליהם לבנות תהליך אפקטיבי שמאפשר להם לזהות את כל שיטות העבודה והכלים אשר עשויים לסייע להם.

שלב 3 – לאחר זיהוי כל שיטות העבודה והטכנולוגיות האפשריות (ויש הרבה כאלה), עליהם לזהות את כל הפרמטרים החשובים להם בבחירת שיטות העבודה והטכנולוגיות (יש מאות פרמטרים שעשויים להיות חשובים לארגון כאשר הוא בא לבחור כלים טכנולוגיים או מתודולוגיה חדשה). חשוב מאוד להדגיש, כי נושא זה נחקר במאות מאמרים אקדמיים, ומדובר בשלב שאיננו טריוויאלי כלל.

שלב 4 – על הארגון לעשות Drill-Down לתוך כל אחת מהמתודולוגיות ו\או הכלים המעניינים אותו. ללא ביצוע אפקטיבי של שלב 3, לארגון יהיה קשה לעשות Drill-Down אפקטיבי.

שלב 5 – השוואה בין האלטרנטיבות השונות על סמך הפרמטרים שנבחרו מראש. ההשוואה יכולה להתבצע באמצעות פיילוט, Demo, ניתוח של Multi-Criteria Decision Makingועוד. ההשוואה צריכה לכלול ניתוח של עלות-תועלת, וכן חייבת לבחון כיצד הפתרון הנבחר מתיישב עם האסטרטגיה הארגונית, היעדים העסקיים של הארגון ותהליכי העבודה שלו.

שלב 6 – בחירה של האלטרנטיבה המועדפת ויצירת פרויקט שכולל את שלבי הייזום, תכנון, ביצוע, הטמעה והדרכה על המערכות והשיטות השונות.

במקביל לכל השלבים דלעיל, חייבת להיות רוח גבית ותמיכה מההנהלה בתהליך.

כפי שצוין דלעיל, אחד החלקים הקשים בתהליך, הוא זיהוי הפרמטרים אשר עשויים לסייע בקבלת ההחלטה לגבי השיטה והכלים המתאימים ביותר לצרכי הארגון. כאמור, קיימים מאות פרמטרים שעשויים לשנות את ההחלטה למספר כיוונים. להלן דוגמא למספר קריטריונים שיכולים לשמש להחלטה: איכות הטכנולוגיה, היציבות של החברה שמספקת את המוצר הטכנולוגי, עלויות המוצר ותהליכי ההטמעה, תיעוד של המוצר, האסטרטגיה של החברה שמספקת את המוצר הטכנולוגי ועוד. ככל שהפרמטרים הללו יקבעו בשלבים יותר מוקדמים, כך הדיון יהיה יותר תכליתי ומדויק, ופחות סובייקטיבי ומועד לטעויות.

3.  מה הכי "נכון" לעובדים של הארגון?

אחרי שהבנו את העקרונות ליצירת תהליך אפקטיבי בארגון, נרד ל-Level של העובדים. היעד של עובדי הארגון הוא לעבוד בשיטות העבודה האפקטיביות ביותר, שיאפשרו לעובדים להיות כמה שיותר "יצרניים", ולתת להם כלים טכנולוגיים שיתמכו בתהליכי עבודה אלה בצורה כמה שיותר מובנית. אומנם הדבר נשמע פשוט וטריוויאלי, אולם מרבית העובדים יופתעו לגלות שהם עובדים בשיטות מיושנות, עם כלים טכנולוגיים מיושנים, וזאת בגלל שאף אחד לא טרח לבדוק האם יש אלטרנטיבות עדיפות, או שאף אחד לא רצה להניע תהליך שינוי ארגוני שיצור מנגנוני עבודה אפקטיביים יותר. עובד שמעוניין לפתח את הקריירה שלו, צריך לשאוף לעבוד בשיטות המתקדמות ביותר עם הכלים המתקדמים ביותר. לדוגמא, עובדים שמנהלים תהליכי עבודה שלמים ב-Excel וב-OneNote, עשויים לפגוע בעצמם ובארגון באופן אקוטי, שכן גם תהליכי העבודה שלהם עשויים להיות לא יעילים, וגם המידע לאחור שהארגון שומר עשוי להיות לא עקבי ולא אפקטיבי. מומלץ לכל עובד לבחון בגזרתו, האם שיטת העבודה שלו היא אפקטיבית. בחינה כזו יכולה להתבצע באמצעות שיחה עם קולגות מחברות אחרות, שיטוט קליל באינטרנט בנושא הנדון או קבלת ייעוץ מחברות מומחות בתחום. בכל מקרה, זהו אינטרס מובהק של העובד לעזור לארגון לייצר מנגנוני עבודה יעילים ולעבוד בשיטות יעילות.

ככלל, ניתן להצביע בכל סקטור על מספר שיטות עבודה וכלים טכנולוגיים שהם ב-High End של אותו סקטור. ברור מאליו, ששיטות העבודה והכלים הטכנולוגיים משתנים גם בהתאם למיקומו של העובד בארגון ולממשקי המידע שיש לו. עובד שחפץ בשיפור האפקטיביות שלו, חייב לצאת וללמוד מה הוא עושה נכון אבל בעיקר מה הוא עושה לא נכון. אם נלך לדוגמא לעולם של ה-Business Analysts, נראה מספר רב של אנליסטים, אשר עובדים בשיטות עבודה מיושנות, ומשתמשים ביכולות חלקיות בלבד של הכלים שלהם, וזאת מתוך חוסר היכרות עם שיטות חדישות וכלים אפקטיביים יותר. כמובן שהדבר גורר יכולת מוגבלת של האנליסט להפיק תובנות, ובכך הוא פוגע בתפוקות של הארגון.

לסיכומו של דבר, חשוב להדגיש מספר תובנות מהמאמר:

(1) לארגונים קשה מאוד להחליט מה שיטות העבודה והכלים המתאימים להם ביותר.

(2) כאשר הארגון החליט לעשות שינוי בשיטות שלו ובכלים שלו, הוא יודע מה חשוב לו, אבל הוא לא תמיד יודע לזהות את האלטרנטיבות המתאימות ביותר לצרכים שלו.

(3) כאשר הארגון בוחן את האלטרנטיבות העומדות בפניו, הוא לא תמיד יודע לבחון אותן לעומק.

(4) עובדי הארגון לא תמיד מודעים לכך שהם עובדים בשיטות מיושנות ובכלים מיושנים, שבבו העת עשויים להכות בהם כבומרנג.

(5) תהליך שינוי של שיטות וכלים, הינו תהליך סיזיפי שדורש תמיכת הנהלה, רצון עובדים והבנה מעמיקה בחדשנות בעולם זה.