עובדים בארגון מתוקף תפקידם נחשפים למידע מסווג כגון: מידע רפואי, מידע מסווג אישי ומידע עסקי ארגוני, נתוני כרטיסי אשראי, תשלומי לקוחות ועוד. בין אם ניתן להם אישור לגשת למידע או שמדובר בגישה לא מורשית, הדבר עלול להוות בסיס להוצאת המידע מתוך מערכות הארגון השונות למקורות שאינם מורשים. לחלופין, עובד עלול להעתיק תוכן מסמך מסווג למסמך אחר מבלי להיות מודע לכך שהתוכן מסווג ולהוצאת המידע מחוץ לארגון ביודעין או בעקיפין.

האיומים על סודיות המידע הינם מגוונים ומושפעים הן מהגורם האנושי הפנימי (העובדים) ע"י הוצאת מסמכים בתצורה הקשיחה או דלף מידע הנגרם כתוצאה מכשל טכניטעויות אנוש או חוסר מודעות עובדים (למשל: שליחת מייל רגיש, העתקת תוכן ממסמך רגיש למסמך לא רגיש וכד'), מגורמים חיצוניים לגיטימיים (ספקים חיצוניים, נותני שירותים, חברות צד שלישי וכד') והן מגורמים זדונים (האקרים, אקטיביסטים, סוחרי מידע וכד') העוסקים בגניבת המידע מהארגון במתכוון, ממניעים של ריגול עסקי תוך שימוש באמצעים לוגיים כגון וירוסים וסוסים טרויאניים.

רבות מהפרצות הגדולות ביותר של השנים האחרונות מתבססות על גניבת מידע המצוי במערכות הארגון. לפי חברת האנטי וירוס "סימנטק" העלות הממוצעת לחברה עבור רשומת מידע שנגנבה הינה בממוצע כ- $157  (הפסד עסקי וכן במוניטין החברה),כאשר הסיבה לכ- 47% מאירועי גניבת מידע היא עובדים פנימיים בארגון. נתון מפתיע ביותר הינו שיותר מ- 66% מהפריצות שבוצעו ע"י עובדים לא התגלו רק לאחר מספר חודשים. דבר המעיד על כך שהעובדים הינם החוליה החלשה באבטחת המידע המסווג בארגון. 

תהליך סיווג המידע בארגוןהינו בהקניית הגדרת רגישות למידע, בהתבסס על העקרונות שהותוו על ידי הנהלת הארגון ומתוקף כל חוק ותקנה ייעודיים, כבסיס לטיפול אבטחתי.על כול ארגון לסווג את המידע שבאחריותו וככזה שאין לגלותו לציבור, משום שחשיפתו עלולה לפגוע בארגון או בלקוחותיו. להלן פירוט סוגי מידע העלול להיחשב כמידע מסווג: קניין רוחני, מידע רפואי, מידע פיננסי/ עסקי, פרטים אישיים (לקוחות,עובדים), מידע השייך ללקוחות, מידע ביטחוני וכד'.

התממשות האיום, שבו גורם יוציא מידע מסווג מהארגון ללא אישור, תלויה רבות בערוצי הוצאת המידע מהארגון ובנגישות שלהם למקור האיום לדלף מידע (העובדים). כגון: שליחת מיילים חיצוניים מתוך המייל הארגוני, שליחת מסרים אוטומטיים ממערכות הארגון באמצעות מערכת הפצה (מייל, פקס ו- SMS), הצגה וקבלת מידע באתרי הארגון, הדפסת מסמכים, גישה למייל הארגוני מהאינטרנט (OWA), מכשירי מובייל המחוברים למייל הארגוני (ActiveSync), ממשקים פנימיים וחיצוניים, דיסקים / DOK כוננים וכד'.

כיום עם התפתחות הטכנולוגיה בערוצי הוצאת המידע והזמינות של המידע במערכות המחשוב בחברה ובמכשירי המובייל גרמו לנגישות גבוהה לערוצי הדלף האפשריים ובכך מעלים את רמת הסיכון ואת הצורך הגובר בהגנת הערוצים ובבקרות אבטחת מידע בהתאם.

שישה ''מאסטים'' למניעת דליפות בארגון

1. מדיניות ונהלים

יש לבנות וליישם מדיניות ונהלי אבטחת מידע מוכרים בנושאי סיווג מידע, הפרדת סמכויות, זיהוי עובדים שחשופים למידע רגיש, ואף גילוי וניהול ארועי דלף מידע למשל: גילוי עובד שנרשם לשאילתות חריגות בהיקפן, עובד שאמור היה לתת שירות למאה לקוחות נרשם מאה אלף שאילתות, מציאות כזו מחשידה. ישנן "נורות אדומות" שמאפשרות למנהלים ולאנשי הבקרה לזהות את הסממנים שצריך לבדוק ולפעול בהתאם.

2. מערך הרשאות

יש ליישם מערך הרשאות במערכות המידע בארגון כך שיעמדו בעקרון “הצורך לדעת” (Need to Know) -  תוך הגבלת הגישה למידע לבעלי התפקידים הזקוקים לו בלבד ועמידה בעיקרון הפרדת תפקידים לדוגמא: עובדים (בעלי הרשאה) הנחשפים למידע מסווג מתוקף תפקידם, עובדים (בעלי הרשאה) הנחשפים למידע מסווג בסביבות נמוכות (טסט, פיתוח), גורמים חיצוניים (עובדי קבלן וכד')).

3. טכנולוגיה

רכישת כלים חזקים לשליטה בכל פעילות הארגון. פתרונות End Point Protection (כגון: DLP – Data Leakage Prevention system) מאפשרים לנו להגביל הוצאה של נתונים בנקודות הקצה בארגון ואף לשלוט בהפעלה של יישומים – על פי רשימה שחורה (לא מורשים..) או לבנה (מורשים). מערכות ה- UTM) Unified Threat Management) למשל, שנחשבות כדור הבא של חומות האש (Firewalls), כבר הטמיעו את התכונות וכוללות יכולות סינון דואר אלקטרוני, סינון תכנים ושליטה ביישומים.

4. מודעות עובדים

להסברה יש מקום חשוב באבטחת המידע הארגונית. עובדים המודעים לסכנות, לחוקים ולתקנות הם עובדים שהסיכוי שלהם ליפול בשגגה לידי עברייני הרשת הוא קטן בהרבה. אך יש תמיד לזכור כי לעיתים לא רחוקות קיים בארגון עובד או עובדים המסוגלים לגרום נזק בכוונה או לפחות לעבור על התקנות מתוך כוונה תחילה.

5. שילוב אבטחת מידע בתהליכי משאבי אנוש

יש לשלב בקרות אבטחת מידע בתהליכי משאבי אנוש כגון: חתימה של העובד החדש על נספח שמירת סודיות והנחיות אבטחת מידע, הוספת או גריעת הרשאות תוך הבהרה לעובד כי מבוצעים תהליכי ניטור ובקרה באופן תדיר אחר ארועי אבטחת מידע ודלף מידע מהארגון.

6. סקר דלף מידע

יש לבצע סקר דלף מידע מקיף על ידי גורם מומחה חיצוני ובלתי תלוי, שמטרתו לסקור את כלי אבטחת המידע בהם מבצע הארגון שימוש ובחינת התאמתם לצורכי האבטחה העסקיים בארגון ושיטת העבודה הנהוגה בו. הסקר יאפשר לזהות את רמת התאימות בין כלי אבטחת המידע השונים ואופן הפעלתם אל מול הסיכונים לדלף מידע.